Så moderniserar SAP S/4HANA ekonomifunktionen

Upptäck hur SAP S/4HANA hjälper organisationer att modernisera sin ekonomi med rapportering i realtid, automatisering, integrerade processer och överblick över hela verksamheten.

Förväntningarna på ekonomiavdelningen har ökat markant och omfattar i dag betydligt mer än redovisning och finansiell rapportering. Ekonomichefer förväntas bidra till affärsstrategin, bedöma investeringsmöjligheter, hantera finansiella risker och ge ledningen en tydlig och aktuell bild av verksamhetens resultat.

För många organisationer är utmaningen inte brist på finansiella data, utan arbetet som krävs för att samla, kvalitetssäkra och sammanställa dem. Informationen är ofta utspridd över flera system, rapporteringen kräver manuella avstämningar och kalkylblad används fortfarande för att kompensera för brister i processer och systemstöd. I takt med att komplexiteten ökar blir det svårare att ge beslutsfattare tillgång till tillförlitliga insikter i rätt tid.

Transformation av ekonomiprocesser möter dessa utmaningar genom att integrera processer, data och rapportering i en gemensam plattform. SAP S/4HANA ger organisationer en grund för detta genom finansiell databehandling i realtid, integrerad analys och närmare kopplingar mellan ekonomi och övriga delar av verksamheten. I den här artikeln går vi igenom vad transformation av ekonomiprocesser innebär, varför SAP har en central roll och vilka funktioner som kan skapa störst affärsvärde.

Varför transformation av ekonomiprocesser har blivit en affärsprioritet

Tidigare var månadsrapportering tillräcklig för många ekonomiavdelningar. I dag förväntar sig ledningen betydligt snabbare insyn i verksamhetens utveckling och resultat. Beslut om exempelvis prissättning, investeringar, rekrytering eller expansion kan sällan vänta tills månads- eller kvartalsbokslutet är färdigt.

Ekonomiavdelningen fungerar därför inte längre enbart som organisationens rapporteringsfunktion. Den utgör en central del av beslutsunderlaget för planering, investeringar, riskhantering och resultatuppföljning. Den rollen blir betydligt svårare att axla när tillförlitlig finansiell information först blir tillgänglig i slutet av rapporteringscykeln.

Ökad komplexitet, oförändrade resurser

Tillväxt gör sällan ekonomiarbetet enklare. Varje företagsförvärv, ny juridisk enhet eller geografisk expansion innebär mer data, fler processer och ytterligare krav på rapportering och regelefterlevnad. I många organisationer behöver ekonomiteamen fortfarande sammanställa information från flera affärssystem, kalkylblad och lokala rapporteringslösningar för att skapa en samlad bild av verksamhetens resultat.

Det leder ofta till återkommande problem:

• Olika affärsenheter definierar och rapporterar samma nyckeltal på olika sätt.
• Avstämningar tar längre tid och kräver mer manuellt arbete.
• Det blir svårt att korta tiden för månadsbokslutet.
• Ekonomiavdelningen lägger mer tid på att kontrollera och kvalitetssäkra siffror än på analys och affärsstöd.

Nya prioriteringar kräver bättre data

Kraven stannar inte vid rapporteringen. Många organisationer investerar i artificiell intelligens (AI), avancerad dataanalys och processautomation, men värdet av dessa initiativ beror på kvaliteten och enhetligheten i de data som ligger till grund för dem. Om finansiell information är inkonsekvent, duplicerad eller fragmenterad riskerar automatisering att förstärka befintliga problem i stället för att lösa dem.

Dagens ekonomiavdelningar förväntas dessutom stödja initiativ som för tio år sedan sällan låg inom deras kärnansvar, exempelvis datadriven planering, scenariomodellering, automatisering och mer kontinuerlig uppföljning av verksamhetens resultat.

För många organisationer börjar transformationen av ekonomifunktionen med ett enkelt mål: att lägga mindre tid på att samla in och sammanställa information och mer tid på att använda den som underlag för att styra och utveckla verksamheten.

Så ser den digitala ekonomifunktionen ut i dag

Digitalisering av ekonomifunktionen handlar inte bara om att ersätta pappersbaserade processer eller införa nya system. Det förändrar hur ekonomiavdelningen arbetar och samverkar med resten av verksamheten. I stället för att samla in data från flera system, hantera avvikelser och ta fram rapporter i efterhand kan ekonomiavdelningen arbeta med integrerade processer och gemensamma data som är tillgängliga i hela organisationen.

Målet är att lägga mindre tid på att samla in, stämma av och sammanställa information och mer tid på analys och affärsstöd. Rutinprocesser blir mer standardiserade, rapporteringen utgår från ett gemensamt finansiellt datunderlag och beslutsfattare får tillgång till aktuell affärsinformation utan att behöva invänta nästa rapporteringscykel.

Tabellen nedan visar några av de viktigaste skillnaderna.

I takt med att ekonomiavdelningen övergår till detta arbetssätt förändras också teamets roll. Mindre tid behöver läggas på att samla in, kontrollera och stämma av data, vilket frigör mer tid för resultatanalys, prognostisering och stöd i affärsbeslut.

Varför SAP S/4HANA har blivit en central plattform för transformation av ekonomifunktionen

Projekt för transformation av ekonomifunktionen börjar sällan med en diskussion om teknik. Utgångspunkten är vanligtvis ett affärsproblem: rapporteringen tar för lång tid, olika affärsenheter arbetar utifrån olika siffror eller ekonomiavdelningen lägger för mycket tid på att kontrollera och kvalitetssäkra data innan de kan användas som beslutsunderlag.

Att byta rapporteringsverktyg eller automatisera en enskild process löser sällan grundproblemet om data fortfarande är fragmenterade. För att skapa en mer sammanhållen ekonomifunktion behöver organisationer ofta en plattform där finansiella processer bygger på gemensamma, tillförlitliga data.

En gemensam källa för finansiella data

SAP S/4HANA möter denna utmaning genom Universal Journal, där information från finansiell redovisning och internredovisning samlas i en gemensam datamodell i stället för att vara utspridd över flera separata strukturer. Det minskar behovet av manuella avstämningar mellan olika datakällor och ger ekonomifunktionen ett mer enhetligt finansiellt underlag för rapportering och analys.

Aktuell finansiell information i nära realtid

I många äldre systemmiljöer ligger rapporteringen ett steg efter de underliggande transaktionerna. Data behöver först extraheras, konsolideras och kontrolleras innan de kan användas för analys.

SAP S/4HANA minskar denna fördröjning. Finansiell information uppdateras i takt med att transaktionerna registreras, samtidigt som inbyggda analysfunktioner gör det möjligt för ekonomiteamen att analysera samma operativa data utan att först flytta dem till separata rapporteringsmiljöer.

En sammanhållen verksamhet i stället för separata funktioner

Ekonomifunktionens resultat är direkt beroende av vad som händer i andra delar av verksamheten. Inköpsbeslut påverkar kostnaderna, produktionen påverkar lagervärderingen och försäljningen påverkar intäkter och lönsamhet.

När dessa processer arbetar med gemensamma affärsdata i SAP S/4HANA får ekonomiavdelningen bättre insyn i verksamheten som helhet. Det minskar behovet av att manuellt sammanställa information från separata system och gör det enklare att förstå de finansiella konsekvenserna av operativa beslut.

För organisationer som investerar i transformation av ekonomifunktionen är denna gemensamma grund ofta minst lika viktig som enskilda funktioner och verktyg. Den bidrar till mer enhetliga finansiella data, lägre processkomplexitet och bättre samordning mellan ekonomiavdelningen och den operativa verksamheten.

Vill du fördjupa dig i SAP S/4HANA Finance?

Se hur plattformen stödjer ekonomistyrning, finansiell rapportering, regelefterlevnad och andra centrala ekonomiprocesser.

Läs mer

Grundläggande byggstenar för transformation av ekonomifunktionen med SAP

Varje transformationsinitiativ inom ekonomifunktionen har sina egna prioriteringar. Vissa organisationer fokuserar på att korta bokslutsprocessen, medan andra behöver effektivare konsolidering, stärkt regelefterlevnad eller bättre insyn i likviditeten. Även om omfattningen varierar finns det ett antal funktioner som återkommer i de flesta initiativ för att modernisera ekonomifunktionen.

Snabbare och mer förutsägbara bokslut

Långa bokslutscykler fördröjer rapporteringen och begränsar organisationens förmåga att agera på förändrade förutsättningar. Standardiserade arbetsflöden, automatiserad uppgiftshantering och bättre samordning inom ekonomifunktionen bidrar till att minska det manuella arbetet och skapa en mer enhetlig och förutsägbar bokslutsprocess.

SAP stödjer detta genom SAP Advanced Financial Closing (SAP AFC), som hjälper organisationer att planera, samordna, övervaka och automatisera bokslutsaktiviteter i flera bolag och enheter.

En gemensam finansiell bild av verksamheten

Organisationer med flera affärssystem eller juridiska enheter har ofta svårt att skapa en enhetlig bild av det finansiella resultatet. Olika redovisningsstrukturer, datamodeller och rapporteringsmetoder kan göra konsolidering och analys både tidskrävande och komplex.

SAP Central Finance hjälper till att hantera denna utmaning genom att samla finansiella data från olika källsystem i en central finansmiljö. Det gör det möjligt att harmonisera finansiell information och rapportering utan att alla befintliga ERP-system behöver ersättas samtidigt.

Effektivare konsolidering och ökad finansiell transparens

Konsolidering blir betydligt mer komplex när en organisation bedriver verksamhet genom flera affärsenheter, juridiska enheter eller ERP-system. Ekonomiteamen behöver enhetliga och tillförlitliga data för att kunna ta fram korrekta koncernrapporter och uppfylla både interna och externa rapporteringskrav.

Med SAP S/4HANA Finance for Group Reporting kan organisationer konsolidera finansiella data från olika juridiska enheter i en gemensam miljö. Det minskar behovet av manuellt konsolideringsarbete och bidrar till en mer enhetlig och transparent finansiell rapportering.

Bättre kontroll över likviditet och finansiella risker

Transformation av ekonomifunktionen omfattar mer än redovisning och finansiell rapportering. Treasury-funktionen behöver aktuell information om likviditet, finansieringsbehov och finansiella risker för att kunna fatta välgrundade finansieringsbeslut, optimera rörelsekapitalet och hantera finansiella exponeringar.

SAP Treasury and Risk Management hjälper organisationer att förbättra insynen i likviditeten, stärka likviditets- och riskhanteringen samt följa finansiella exponeringar i en internationell verksamhet. Det ger ekonomifunktionen bättre beslutsunderlag för finansiering, likviditetsplanering och riskhantering.

Starkare regelefterlevnad och lagstadgad rapportering

Utmaningen ligger sällan enbart i själva rapporteringskraven. Ofta handlar den om att säkerställa att data är fullständiga, korrekta och enhetliga när informationen kommer från flera system och följer olika lokala rapporteringsprocesser.

SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) hjälper organisationer att hantera lagstadgad rapportering, elektroniska dokument och landsspecifika krav direkt i SAP-miljön. För organisationer med verksamhet i flera länder kan detta bidra till en mer standardiserad hantering av regelefterlevnad och rapporteringskrav.

Transformation av ekonomifunktionen handlar därför inte om att optimera en enskild process i taget. Det handlar om att skapa en sammanhållen ekonomifunktion där rapportering, planering, regelefterlevnad, likviditetshantering och finansiella transaktioner bygger på gemensamma och tillförlitliga data.

Rapportering i realtid förändrar det finansiella beslutsfattandet

De flesta organisationer har redan tillgång till ett stort antal finansiella rapporter. Utmaningen är att informationen ofta blir tillgänglig först efter att ekonomiteamen har samlat in data, stämt av avvikelser och sammanställt de slutliga siffrorna. När rapporten väl är klar kan verksamhetens prioriteringar redan ha förändrats.

Rapportering i realtid minskar avståndet mellan den operativa verksamheten och den finansiella informationen. I stället för att invänta nästa rapporteringscykel kan ekonomifunktionen följa relevanta nyckeltal i takt med att transaktioner registreras och snabbare identifiera förändringar som kräver åtgärder.

Från historisk rapportering till aktuell insyn

Månads- och kvartalsrapporter visar hur verksamheten har utvecklats fram till en viss tidpunkt. Rapportering i realtid ger ekonomifunktionen bättre möjlighet att följa hur verksamheten utvecklas under den pågående rapporteringsperioden och att identifiera förändringar tidigare.

Det kan exempelvis stödja:

• Uppföljning av lönsamhet när marknads- och verksamhetsförutsättningarna förändras
• Löpande uppföljning av finansiella och operativa nyckeltal
• Tidigare identifiering av oväntade kostnads- eller intäktstrender
• Uppdatering av prognoser när ny finansiell information blir tillgänglig

En gemensam bild för ekonomi- och verksamhetsledning

Välgrundade beslut kräver ett gemensamt faktaunderlag. När ekonomifunktionen och verksamhetsledningen utgår från samma data kan diskussionen i större utsträckning handla om vilka åtgärder som bör vidtas, snarare än om varför olika rapporter visar olika siffror.

Inbyggda analysfunktioner gör finansiell och operativ information tillgänglig direkt i de löpande affärsprocesserna. Det gör det möjligt för användare att analysera resultat och avvikelser utan att behöva växla mellan flera separata applikationer eller rapporteringsmiljöer.

Från rapportering till beslutsstöd

När ekonomifunktionen inte längre behöver vänta till slutet av rapporteringscykeln förändras också dess roll. Teamen kan lägga mindre tid på att samla in, stämma av och sammanställa siffror och mer tid på att analysera vad utvecklingen innebär för verksamheten och vilka åtgärder som bör prioriteras.

Vill du fördjupa dig i SAP Analytics?

Se hur SAP Analytics Cloud och SAP Data & Analytics hjälper organisationer att omvandla verksamhetsdata till relevanta insikter som stöd för bättre beslut.

Läs mer

Intelligent automatisering i hela ekonomifunktionen

Frågar man ekonomiteam var de lägger onödigt mycket tid blir svaren ofta förvånansvärt lika. Det handlar sällan om prognostisering eller lönsamhetsanalys. I stället handlar det om att följa upp fakturagodkännanden, stämma av transaktioner, hantera återkommande konteringar och utreda avvikelser inför bokslutet.

Dessa aktiviteter är centrala för ekonomifunktionen, men en stor del av arbetet följer återkommande och förutsägbara mönster. Det gör många moment väl lämpade för automatisering.

Rutinprocesser behöver inte hanteras manuellt

Många finansiella transaktioner följer samma grundläggande flöde: en faktura tas emot, ett godkännande initieras, bokföringsposter skapas och transaktioner stäms av. När dessa steg automatiseras behöver ekonomiteamen lägga mindre tid på att driva processen framåt manuellt och kan i stället fokusera på de ärenden som faktiskt kräver bedömning eller åtgärd.

Avvikelser kräver mer uppmärksamhet än standardtransaktioner

De flesta standardtransaktioner kräver begränsad manuell bedömning. De transaktioner som gör det är ofta ofullständiga, ovanliga eller avviker från organisationens regler och riktlinjer. Maskininlärning och affärsregler kan hjälpa till att identifiera sådana avvikelser automatiskt, så att ekonomiteamen kan prioritera de frågor där mänsklig bedömning skapar störst värde.

Automatisering stärker ekonomifunktionens effektivitet

Robotiserad processautomation (RPA) kan användas för att automatisera återkommande finansiella arbetsmoment, medan maskininlärning kan bidra till bättre träffsäkerhet i exempelvis klassificering, matchning och avvikelsehantering. Tillsammans kan dessa tekniker minska mängden repetitivt administrativt arbete och frigöra tid för analys, uppföljning och affärsstöd.

Människor fortsätter att fatta de beslut som kräver omdöme, men behöver lägga mindre tid på rutinmässiga uppgifter och mer tid på att tolka finansiella resultat och stödja verksamheten.

Att koppla samman ekonomifunktionen med resten av verksamheten

Ekonomifunktionens dataproblem uppstår sällan enbart inom ekonomiavdelningen. En stor del av den information som ekonomiteamen är beroende av skapas i andra delar av verksamheten.

En inköpsorder kan skapa ett framtida betalningsåtagande. En produktionsorder påverkar lager och lagervärdering. En kundleverans påverkar intäktsredovisningen, och löneutbetalningar påverkar personalkostnaderna. När dessa processer inte är tillräckligt integrerade blir det ofta ekonomifunktionen som får hantera följderna i form av manuella avstämningar, inkonsekvent rapportering och bristfälligt underlag.

Därför omfattar transformation av ekonomifunktionen nästan alltid även processer och data utanför ekonomiavdelningen.

När dessa funktioner arbetar utifrån gemensamma affärsdata behöver ekonomifunktionen inte vänta på att information ska hämtas och sammanställas från flera system innan rapportering eller prognostisering kan påbörjas. Budgetar kan spegla den aktuella utvecklingen i verksamheten, lönsamheten kan analyseras utifrån uppdaterade operativa data och planeringen kan bli en mer kontinuerlig process i stället för en återkommande månadsaktivitet.

Vanliga utmaningar vid transformation av ekonomifunktionen

Nästan varje ekonomifunktion bär på ett arv av tidigare beslut. En affärsenhet följer fortfarande processer som infördes för tio år sedan. En annan använder en separat kontoplan som tillkom i samband med ett företagsförvärv. Regionala team bygger egna rapporter i kalkylblad eftersom det är så arbetet traditionellt har bedrivits. Varje enskilt beslut kan ha varit motiverat vid tidpunkten. Tillsammans kan de dock skapa en komplex system- och processmiljö som gör transformationen betydligt svårare.

Tekniken är därför bara en del av förändringen. Att harmonisera system, processer, data och arbetssätt kräver ofta minst lika stor uppmärksamhet.

Några av de vanligaste utmaningarna är:

• Flera ERP-system. Ekonomiteamen behöver ofta samla och harmonisera information från flera system innan de kan skapa en samlad bild av verksamhetens finansiella resultat.
• Inkonsekventa stamdata. Skillnader i exempelvis kontoplaner, affärspartnerregister och organisationsstrukturer kan skapa avvikelser och göra rapporteringen svårare att jämföra och konsolidera.
• Olika arbetssätt för samma process. Två affärsenheter kan använda helt olika godkännandeflöden eller bokslutsrutiner trots att de ingår i samma organisation.
• Otydligt data- och processägarskap. När organisationer växer blir det svårare att tydligt fastställa vem som ansvarar för stamdata, vem som godkänner förändringar och vilka redovisningsprinciper och standarder som ska tillämpas i verksamheten.
• Fortsatt beroende av välbekanta verktyg. Även efter att en ny plattform har tagits i drift används kalkylblad och lokala speciallösningar ofta parallellt tills användarna har förtroende för de nya processerna, datakvaliteten och systemstödet.

Målet är inte att eliminera alla lokala variationer. Det handlar om att identifiera var standardiserade processer och gemensamma data skapar störst värde och var lokal flexibilitet fortfarande är motiverad.

Hur LeverX stödjer transformation av ekonomifunktionen

Transformation av ekonomifunktionen påverkar sällan bara en enskild process eller SAP-lösning. I de flesta större organisationer berör initiativen flera affärsenheter, ERP-system, juridiska enheter och länder. Arkitektur-, data- och processbeslut får därför konsekvenser långt utanför ekonomiavdelningen.

Utgångsläget varierar från organisation till organisation. Vissa planerar en övergång till SAP S/4HANA, medan andra behöver integrera befintliga system, standardisera ekonomiprocesser eller optimera en redan implementerad SAP-miljö. LeverX kan stödja arbetet genom hela transformationsprogrammet.

Vår expertis omfattar

• Implementering och modernisering av SAP S/4HANA Finance
• SAP Central Finance-program för komplexa ERP-miljöer
• Harmonisering och standardisering av ekonomiprocesser
• Internationella utrullningar över flera juridiska enheter och affärsenheter
• Finansiella systemmiljöer med flera bolag och huvudböcker
• Stöd för lagstadgad rapportering och regelefterlevnad
• Integration med SAP-lösningar och affärsapplikationer från tredje part
• SAP-migreringsprogram, inklusive stegvisa transformationsinitiativ
• Kontinuerlig optimering och support efter driftsättning

Oavsett om ni moderniserar en befintlig SAP-miljö eller etablerar en ny digital plattform för ekonomifunktionen hjälper LeverX till att koppla samman teknik, data och affärsprocesser med organisationens långsiktiga mål för effektivitet, styrning och utveckling.

Slutsats

Under lång tid har ekonomiteam betraktat vissa tidskrävande aktiviteter som en naturlig del av arbetet: att samla in data från olika system, stämma av siffror, sammanställa rapporter och besvara frågor först efter att informationen har kvalitetssäkrats.

Det arbetssättet blir allt svårare att upprätthålla när ledningen behöver aktuella beslutsunderlag medan affärsmöjligheter och risker fortfarande går att påverka, inte först efter att rapporteringsperioden har avslutats.

Affärsbeslut kan inte alltid vänta till nästa rapporteringscykel. Ekonomiteamen behöver aktuell, enhetlig och tillförlitlig information som speglar utvecklingen i hela verksamheten. SAP S/4HANA Finance kan skapa en grund för detta genom att integrera finansiella och operativa data i en gemensam plattform.

Varje organisation har olika förutsättningar och prioriteringar. Den gemensamma ambitionen är däremot tydlig: att minska tiden som läggs på att samla in, kontrollera och sammanställa siffror och i stället ge ekonomifunktionen bättre förutsättningar att analysera verksamheten och stödja välgrundade affärsbeslut.

Vanliga frågor