Jak zwiększono wykorzystanie SAP EWM i wyeliminowano papierowy obieg pracy w magazynie

Firma logistyczna wdrożyła w pełni system SAP EWM przy pomocy LeverX. Dzięki dostosowanemu do potrzeb procesowi zarządzania zmianami w ciągu 4 miesięcy wyeliminowano dokumentację papierową, dokładność kompletacji wzrosła o 30%, a czas realizacji zleceń skrócił się o 20%.

Klient

Klientem był europejski operator logistyczny świadczący usługi magazynowe i dystrybucyjne dla firm z branży handlowej i przemysłowej. Firma zarządzała magazynami i centrami realizacji zamówień w kilku krajach Europy, obsługując duże wolumeny przyjęć, składowania, kompletacji, pakowania i wydań towarów.

Wyzwanie

Firma wdrożyła system SAP Extended Warehouse Management (EWM) wraz z ręcznymi skanerami w celu poprawy wydajności, dokładności i widoczności w czasie rzeczywistym.

W praktyce przejście na nowy sposób pracy nie przebiegło zgodnie z założeniami. Część pracowników nadal korzystała z dokumentów papierowych zamiast realizować zadania za pomocą skanerów RF. Pracownicy unikali korzystania ze skanerów i nadal stosowali procesy oparte na dokumentacji papierowej. Pracownicy zgłaszali, że transakcje RF trwają zbyt długo i wymagają wykonania zbyt wielu kroków. Kierownicy otrzymywali opóźnione lub niepełne dane, co negatywnie wpływało na wskaźniki wydajności.

Nie była to awaria techniczna. System podstawowy działał stabilnie, ale pracownicy nie zaakceptowali nowych procesów pracy.

Gdyby problem ten pozostał nierozwiązany, firma narażałaby się na następujące konsekwencje:

• Utrata zwrotu z inwestycji w system SAP
• Wyższy wskaźnik błędów i opóźnienia w realizacji zamówień
• Utrwalenie równoległego obiegu dokumentów papierowych i ograniczona wiarygodność danych operacyjnych. 

Rozwiązanie

LeverX połączył optymalizację procesów mobilnych SAP EWM z działaniami z zakresu zarządzania zmianą organizacyjną. Celem było nie tylko przeszkolenie pracowników, lecz także usunięcie przeszkód, które utrudniały im korzystanie ze skanerów.

Analiza pracy na hali magazynowej

Zespół LeverX przyjrzał się codziennym zadaniom operatorów i zidentyfikował problemy występujące podczas korzystania z transakcji RF. Szczególną uwagę zwrócono na liczbę wymaganych pól, nawigację między ekranami i czas potrzebny na wykonanie poszczególnych operacji.

Równolegle zaplanowano działania z zakresu zarządzania zmianą organizacyjną (Organizational Change Management, OCM), obejmujące komunikację, szkolenia i wsparcie użytkowników.

Uproszczenie transakcji SAP EWM RF

Procesy mobilne przeprojektowano tak, aby operatorzy mogli szybciej realizować zadania związane z kompletacją i pakowaniem. Zmiany objęły układ ekranów, nawigację oraz ograniczenie liczby wymaganych skanowań.

Istotnym elementem prac była również optymalizacja wydajności transakcji RF, tak aby obsługa systemu odpowiadała tempu pracy na hali magazynowej.

Szkolenia w rzeczywistych warunkach pracy

Pracownicy ćwiczyli obsługę skanerów podczas zadań związanych z kompletacją i pakowaniem. Na konkretnych przykładach omawiano różnice między pracą w systemie a korzystaniem z dokumentów papierowych.

Doświadczeni operatorzy zostali przygotowani do wspierania pozostałych członków zespołu. Dzięki temu pracownicy mogli uzyskać pomoc od kolegów znających specyfikę codziennych zadań magazynowych.

Informacja zwrotna i monitorowanie postępów

Wprowadzono prosty sposób zgłaszania problemów ze skanerami i transakcjami RF. Kierownictwo otrzymywało również wskaźniki dotyczące wykorzystania systemu, w tym udziału zadań realizowanych w SAP EWM oraz poziomu błędów.

Pozwoliło to śledzić postępy i identyfikować obszary, w których pracownicy nadal potrzebowali dodatkowego wsparcia.

Zakres projektu i technologie

Prace LeverX obejmowały:

• analizę mobilnych procesów magazynowych SAP EWM w obszarach kompletacji i pakowania,
• uproszczenie ekranów i sekwencji kroków w transakcjach RF,
• optymalizację wydajności transakcji mobilnych,
• określenie wskaźników wykorzystania systemu i monitorowanie postępów,
• szkolenia stanowiskowe, materiały dla użytkowników i bieżące wsparcie pracowników.

Wykorzystane technologie i metody:

• SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) – system do zarządzania i realizacji procesów magazynowych, obejmujących m.in. przyjęcia, składowanie, kompletację, pakowanie i wydania.
• SAP EWM RF Framework – środowisko obsługi transakcji magazynowych na terminalach radiowych, umożliwiające operatorom realizację zadań i rejestrowanie potwierdzeń w systemie.
• Warehouse Management Monitor – narzędzie SAP EWM do monitorowania statusów zadań i operacji magazynowych.
• Organizational Change Management (OCM) – działania wspierające pracowników w przyjęciu nowych procesów i sposobów pracy.
  

Wyniki projektu

W ciągu czterech miesięcy osiągnięto następujące rezultaty:

• Koniec papierowego obiegu zadań magazynowych

Wszystkie zadania magazynowe objęte projektem były realizowane w SAP EWM RF na skanerach ręcznych.

• Dokładność kompletacji wzrosła o 30% 

Mniejsza liczba błędów kompletacji ograniczyła potrzebę korekt i poprawiła jakość realizacji zamówień i wspierało poprawę jakości realizacji zamówień.

• 20% krótsze czasy cyklu

Skrócenie czasu realizacji zadań usprawniło przebieg operacji magazynowych i wspierało terminową realizację wydań.

• Większa wiarygodność danych operacyjnych

Większy udział pracy rejestrowanej w SAP EWM poprawił widoczność przebiegu operacji i ułatwił monitorowanie wskaźników magazynowych.

• SAP EWM jako standardowe narzędzie pracy

Operatorzy korzystali ze skanerów w codziennych zadaniach, a przygotowani pracownicy wspierali pozostałych członków zespołu w stosowaniu nowych procedur.

Projekt pokazał, że skuteczne wykorzystanie systemu magazynowego zależy nie tylko od jego konfiguracji, ale również od dopasowania procesów do rzeczywistych warunków pracy i odpowiedniego przygotowania użytkowników.

Jak usprawnić wykorzystanie SAP EWM? Eksperci LeverX wspierają firmy w analizie, optymalizacji i rozwoju procesów magazynowych SAP EWM, uwzględniając zarówno wymagania techniczne, jak i sposób pracy użytkowników. Umów bezpłatną konsultację