Переход на SAP Ariba: как команда LeverX помогла навести порядок в закупках

LeverX помогла крупной розничной компании выстроить централизованный и управляемый процесс закупок на базе SAP Ariba.

Клиент

Крупная европейская розничная сеть с широкой базой поставщиков и децентрализованной организацией закупок. 

Предпосылки проекта

Компания внедрила SAP Ariba с целью цифровизации закупочной деятельности, повышения прозрачности процедур и сокращения ручной работы.

Тем не менее, через шесть месяцев после запуска система не использовалась в полном объеме:

• Сотрудники продолжали согласовывать условия с поставщиками по телефону и электронной почте;
• Менее 30% поставщиков были подключены к работе в системе;
• SAP Ariba воспринималась как дополнительная административная нагрузка.

В результате ожидаемого роста эффективности не произошло, а экономический эффект от внедрения оказался ниже запланированного.

Решение

Команда LeverX исходила из того, что для устойчивых изменений недостаточно просто внедрить систему. Компания выстроила работу сразу по трем направлениям: сотрудники, процессы и управленческий контроль.

1. Работа с причинами сопротивления

Команда LeverX провела интервью с закупщиками, руководителями направлений и поставщиками. Специалисты выяснили, что основная проблема заключалась не в технических сложностях.

Многие сотрудники опасались, что работа в системе:

• Ослабит их позиции в переговорах;
• Усложнит личные отношения с поставщиками;
• Лишит их привычных инструментов влияния.

Команда LeverX определила степень влияния каждой группы на процесс изменений и разработала отдельные меры поддержки. Руководители получили разъяснения о целях проекта, сотрудники увидели практические примеры работы в системе, а топ-менеджмент подтвердил обязательность нового порядка.

2. Настройка процессов и демонстрация пользы

Команда LeverX разработала практические сценарии работы для разных ролей и показала их на конкретных примерах. Эти примеры продемонстрировали, что использование SAP Ariba:

• Сокращает сроки закупочных процедур примерно на 40%;
• Снижает объем ручной работы;
• Делает процесс согласования прозрачным и управляемым.

Команда также разъяснила поставщикам преимущества работы через систему. Поставщики получили более быстрое подключение, понятный порядок взаимодействия и прозрачное рассмотрение предложений.

Компания связала использование SAP Ariba с ключевыми показателями закупочной функции. Руководство начало оценивать объем расходов под контролем, достигнутую экономию и соблюдение требований поставщиками с учетом работы сотрудников в системе.

3. Поддержка руководства и контроль

Директор по закупкам закрепил обязательное использование SAP Ariba во внутренних нормативных документах компании. Руководство установило правило, согласно которому сотрудники оформляют все запросы предложений исключительно через систему.

Компания сделала SAP Ariba обязательным инструментом для подключения поставщиков и проведения закупочных процедур. Руководство внедрило регулярный контроль показателей использования системы.

Специалисты настроили аналитические панели, которые позволяют руководителям в реальном времени отслеживать уровень активности сотрудников, количество проведенных процедур и достигнутые результаты.

4. Мотивация сотрудников

Компания внедрила внутренний рейтинг закупщиков, который учитывает количество процедур, проведенных через систему, и достигнутую экономию. Руководство регулярно рассматривает результаты сотрудников на рабочих встречах и отмечает лучших специалистов.

Компания организовала дополнительное обучение для подразделений с низким уровнем использования системы. Руководители обеспечили поддержку командам, которым требовалась помощь в переходе на новую модель работы.

Технологический стек

Решение реализовано на базе продуктов SAP.

• SAP Ariba
  Единая платформа для проведения закупок и взаимодействия с поставщиками на всех этапах — от выбора поставщика до оплаты.

• SAP Ariba Buying and Invoicing

  Поддержка процессов закупки, оформление заказов и проверка счетов на соответствие заказам и поставкам.

• SAP Ariba Sourcing

  Проведение запросов предложений и других процедур выбора поставщика, сравнение предложений и стандартизация закупочных процессов.

• SAP Business Network

  Обмен заказами, подтверждениями, уведомлениями об отгрузке и счетами в электронном виде с автоматической обработкой данных.

• SAP Analytics Cloud (SAC)
  Формирование отчетности и аналитических панелей для контроля ключевых показателей, эффективности закупок и уровня использования системы.

Результаты

Через девять месяцев компания получила ощутимые и измеримые результаты.

Компания увеличила количество подключенных поставщиков в три раза по сравнению с периодом сразу после запуска системы. Это расширило активную базу партнеров и повысило долю закупок, проходящих в цифровом формате.

Компания сократила срок проведения закупочных процедур на 40%. Если раньше процесс занимал несколько недель, то теперь большинство процедур завершается в течение нескольких дней.

Сотрудники стали проводить 80% закупочных процедур и переговоров через SAP Ariba. Такой подход обеспечил соблюдение внутренних требований и повысил готовность к внутренним и внешним проверкам.

Закупочная функция изменила характер своей работы. Команда сократила долю рутинных операций и сосредоточилась на достижении экономии, повышении эффективности расходов и развитии сотрудничества с поставщиками.