От электронной почты к SAP Ariba: как LeverX помог улучшить процесс закупок

LeverX помогла крупной розничной компании выстроить централизованный и управляемый процесс закупок на базе SAP Ariba.

Клиент

Крупный европейский ритейлер с широкой сетью поставщиков и децентрализованной моделью закупок.

Проблемы и задачи клиента

Компания клиента внедрила SAP Ariba, чтобы оцифровать сорсинг, упростить работу с поставщиками и сократить ручные операции в закупках.

Но уже через шесть месяцев после запуска стало ясно, что ожидаемого эффекта нет:

• Закупщики продолжали договариваться по телефону и электронной почте, почти не используя платформу;
• Процесс подключения поставщиков шел медленно: в Ariba активно работало менее 30% контрагентов;
• Система воспринималась как дополнительная бюрократия, а не как рабочий инструмент.

В итоге эффективность закупок не росла, а инвестиции в цифровую трансформацию оказались под угрозой.

Решение

Команда LeverX применила комплексный подход к управлению изменениями в закупках и одновременно сосредоточилась на людях, процессах и технологиях.

Понимание причин сопротивления

На первом этапе команда LeverX провела интервью с закупщиками, категорийными менеджерами и поставщиками. В ходе общения эксперты выяснили, что многие закупщики опасались потерять гибкость в переговорах и выстроенные годами отношения с поставщиками при переходе на SAP Ariba. На основе этих выводов команда подготовила карту стейкхолдеров и разработала план коммуникаций, который учитывал реальные опасения ключевых участников процесса.

Настройка процессов и демонстрация пользы

Далее команда LeverX показала на практических примерах, как работа в SAP Ariba помогает сократить цикл закупок в среднем на 40% и заметно снизить объем рутинных операций. Эксперты также подробно объяснили поставщикам ценность платформы, сделав акцент на более быстром онбординге, понятных требованиях и прозрачности торгов. Параллельно команда связала использование системы с ключевыми показателями эффективности закупок, такими как управляемые расходы, достигнутая экономия и соблюдение условий контрактов.

Поддержка со стороны руководства

Чтобы закрепить изменения, команда LeverX совместно с директором по закупкам встроила использование SAP Ariba в официальные правила и политики компании. Руководство сделало проведение всех RFQ через платформу обязательным требованием. Дополнительно команда настроила управленческие дашборды, которые позволили руководству в реальном времени отслеживать уровень использования системы и результаты сорсинга.

Мотивация и вовлечение команд

На завершающем этапе команда LeverX сфокусировалась на вовлечении пользователей. Эксперты запустили рейтинг Procurement Excellence, который учитывал количество сорсинговых мероприятий в SAP Ariba и достигнутую экономию. Руководство регулярно отмечало самых активных пользователей на встречах, повышая их видимость и мотивацию. Для команд с низким уровнем использования платформы команда LeverX провела точечное обучение и коучинг, помогая быстрее включиться в работу.

Технологический стек

В основе решения лежит экосистема SAP Ariba, которая обеспечивает удобное взаимодействие между закупщиками и поставщиками.

• Платформа для закупок и взаимодействия: SAP Ariba

  Эта платформа SAP поддерживает полный цикл закупочных операций, от сорсинга до оплаты, и обеспечивает единый канал коммуникации между покупателями и поставщиками.

• Управление согласованными расходами: SAP Ariba Buying and Invoicing

  Компонент поддерживает закупочные процессы и используется для проверки счетов на соответствие заказам и фактическим поставкам.

• Инструмент для сорсинга: SAP Ariba Sourcing

  Модуль предназначен для проведения запросов котировок и сорсинговых мероприятий. Он упрощает сравнение предложений поставщиков и стандартизирует процессы сорсинга.

• Цифровая экосистема партнерского взаимодействия: SAP Business Network

  Облачная среда SAP, которая объединяет покупателей и поставщиков. Участники обмениваются заказами, подтверждениями, уведомлениями об отгрузке и счетами в реальном времени, обеспечивая автоматизированный документооборот.

• Мониторинг и аналитика: SAP Analytics Cloud (SAC)
  Решение преобразует данные по закупкам в наглядные дашборды и отчеты, позволяя отслеживать KPI, эффективность сорсинга и уровень использования системы.

Результаты

Уже через девять месяцев компания получила ощутимые изменения:

• Количество подключенных поставщиков выросло в три раза по сравнению с периодом сразу после запуска;
• Средний цикл сорсинга сократился на 40%, с нескольких недель до нескольких дней;
• Около 80% всех сорсинговых мероприятий и переговоров стали проходить в SAP Ariba, что повысило прозрачность и готовность к аудиту;
• Команда закупок сместила фокус с операционной рутины на стратегические задачи: экономию, развитие поставщиков и поиск новых возможностей.