Optimización de la gestión de gastos en una empresa minorista de moda

El equipo de LeverX ayudó al cliente a aumentar la transparencia contable, reducir el riesgo financiero y mejorar el control de costes.

Cliente

Un importante fabricante y distribuidor de moda para toda la familia. La empresa continúa ampliando su presencia en el mercado retail mediante la apertura de nuevos puntos de venta y la expansión de su catálogo de productos. En 2024, su red comercial superaba las 120 tiendas. 

Situación previa al inicio del proyecto

El cliente experimentaba dificultades en el funcionamiento de su sistema ERP, cuyas capacidades no respondían plenamente a las necesidades y expectativas de la dirección. La empresa no podía resolver todas las incidencias con sus propios recursos debido a las limitaciones en el conocimiento interno sobre la configuración y el funcionamiento de la solución.

Además, carecía de una herramienta que permitiera analizar los ingresos y los costes según distintos criterios de negocio. Los estados financieros se elaboraban con retraso, lo que dificultaba reaccionar con agilidad ante los cambios del mercado, adaptar la estrategia de gestión de costes y tomar decisiones informadas.

Objetivos del proyecto

El cliente recurrió a LeverX para resolver estas dificultades y mejorar sus capacidades de análisis y control financiero. El proyecto contemplaba los siguientes objetivos:

• Analizar en detalle el sistema SAP ERP existente, identificar las áreas de mejora y formular recomendaciones para resolver las incidencias detectadas.
• Implementar SAP CO-PA para recopilar y analizar datos de ingresos y costes.
• Aumentar la transparencia de los flujos financieros mediante informes de gestión flexibles.
• Configurar herramientas de análisis que permitieran a la dirección evaluar con rapidez el impacto de distintos factores en los resultados financieros.

Desarrollo del proyecto

Fase 1: Análisis

El proyecto comenzó con un diagnóstico exhaustivo del sistema SAP ERP existente. Durante esta fase, los especialistas de LeverX:

• Analizaron los procesos de negocio de la empresa.
• Identificaron las principales diferencias entre las funcionalidades del sistema y las necesidades reales del negocio.
• Definieron recomendaciones para modernizar y optimizar la plataforma.

Fase 2: Implantación de SAP CO-PA

La siguiente fase consistió en implantar SAP CO-PA, el componente de análisis de rentabilidad de SAP ERP Controlling, que permite analizar en tiempo real los ingresos y los costes de la empresa.

El equipo del proyecto configuró la recopilación y el tratamiento automatizados de datos sobre volúmenes de ventas, ingresos y costes comerciales. La información podía analizarse según distintas dimensiones de negocio, como el país, el artículo, la categoría de producto y otros criterios relevantes.

Uno de los principales retos del proyecto fue diseñar un sistema de reporting flexible. Los especialistas de LeverX desarrollaron informes analíticos que permitían a la dirección supervisar con agilidad los principales indicadores financieros y adaptar su estructura a nuevas necesidades de información.

La posibilidad de incorporar, eliminar y agrupar indicadores facilitó el análisis de los datos desde diferentes perspectivas y permitió comprender mejor cómo influía cada factor en el resultado financiero global.

Además, LeverX integró SAP CO-PA con sistemas externos para aumentar la eficiencia de los procesos de venta y optimizar el análisis de los datos comerciales.

Resultados

El proyecto permitió identificar las funcionalidades del sistema que no respondían plenamente a las necesidades de la dirección y definir recomendaciones para optimizar los procesos internos de la empresa.

La solución implantada permitió al cliente:

• Obtener con rapidez análisis detallados de ingresos y costes, mejorando la transparencia de los flujos financieros.
• Reforzar el control de los resultados financieros y reducir los riesgos asociados a la planificación estratégica.
• Gestionar los informes de forma más eficiente y adaptarlos a la evolución de los objetivos de negocio y de las necesidades del mercado.

Gracias a la disponibilidad de datos precisos y actualizados, la dirección puede tomar decisiones informadas con mayor agilidad y dispone de una base sólida para impulsar el crecimiento futuro de la empresa.