SAP لفرق المحاسبة: ما تقدمه المنصة

نظرة عامة واضحة على الأدوات والوحدات والقدرات المحاسبية من SAP: من المعلومات المالية والمحاسبية إلى تحسينات S/4HANA للإدارة المالية في الوقت الفعلي.

تواجه فرق الشؤون المالية الحديثة متطلبات مماثلة: الحفاظ على نظافة الدفاتر، وإغلاق الشهر بشكل أسرع، والبقاء متوافقًا، وتقديم رؤى في الوقت الفعلي للقيادة - كل ذلك بينما تتوزع البيانات المالية على الأنظمة والشركات الفرعية وسير العمل. يمكن أن تدعم أدوات المحاسبة العامة تدفقات العمل الأساسية، ولكنها محدودة. وتصبح أقل فاعلية عندما تنمو المؤسسة أو تتوسع دوليًا أو يجب أن تعمل وفقًا لمعايير متعددة لإعداد التقارير.

تعالج SAP هذه المشكلات بالحلول المالية المصممة خصيصًا للمؤسسات المعقدة. تم بناء النظام الأساسي حول نموذج بيانات موحد، وضوابط داخلية قوية، وتكامل عميق مع كل مجال تشغيلي، بما في ذلك المشتريات وكشوف المرتبات والمبيعات والتصنيع والخدمات اللوجستية. تدعم SAP الهياكل متعددة الكيانات ومتعددة العملات، بالإضافة إلى متطلبات مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً والمعايير الدولية لإعداد التقارير المالية دون الاعتماد على الوظائف الإضافية الخارجية. مع تقديم S/4HANA، طوّرت SAP هذه القدرات من خلال المعالجة في الوقت الحقيقي، والبنية داخل الذاكرة، والمجلة العالمية التي تُبسّط وتسرّع التحليل المالي وأنشطة نهاية الفترة.

ستكون هذه المقالة مفيدة للقادة الماليين وصانعي القرار في SAP والمتخصصين التقنيين الذين يرغبون في الحصول على شرح عملي لكيفية إدارة SAP للمحاسبة وإعداد التقارير والعمليات المالية. ستجد نظرة عامة واضحة على وحدات SAP المحاسبية الأساسية، ودور S/4HANA، والقدرات الرئيسية للمنصة، والطرق التي تدمج بها SAP البيانات المالية مع بقية الأعمال.

وحدات SAP الأساسية للمحاسبة

تنظم SAP عملياتها المالية في وحدات متخصصة. بينما تركز كل وحدة على مجال معين من المحاسبة، فإنها تعمل معًا لتشكيل نظام موحد حيث تتدفق البيانات المالية بشكل متسق وموثوق. نظرًا لأن كل إجراء تجاري ينتج عنه أثر مالي، فإن SAP تلتقط هذه المعلومات لحظة حدوثها وتجمعها في مكان واحد - المجلة العالمية.

المحاسبة المالية (FI)

المحاسبةالمالية هي الوحدة المركزية للإدارة المالية للمؤسسة. وهو يغطي دفتر الأستاذ العام والحسابات الدائنة والحسابات المدينة وحسابات الضرائب والتقارير القانونية. توفر FI رؤية كاملة للمعاملات المنشورة وتدعم إنتاج البيانات المالية.

ومع ذلك، فإن دفتر اليومية العالمي (ACDOCA) - وليس وحدة المعلومات المالية وحدها - هو المصدر الحقيقي الوحيد للبيانات المالية في SAP S/4HANA. تساهم FI بترحيلاتها إلى ACDOCA، حيث يتم دمجها مع البيانات من CO و AA و ML والمكونات الأخرى.

التحكم (CO)

يركزCO على الإدارة المالية الداخلية. ويغطي مراكز التكلفة ومراكز الربح والطلبات الداخلية وتقدير تكاليف المنتجات وتحليل الربحية (CO-PA). بينما تُظهِر المعلومات المالية النتائج المالية، يشرح CO الدوافع التشغيلية الكامنة وراءها. تساعد هذه النظرة الداخلية المؤسسات على فهم الأنشطة التي تستهلك الموارد ولماذا.

محاسبة الأصول (AA)

يدير نظام محاسبة الأصول (AA) دورة حياة الأصول الثابتة، بما في ذلك الاستحواذ والاستهلاك والتحويل والتقاعد. يدعم الاستهلاك متعدد الدفاتر، مما يساعد المؤسسات على تلبية المتطلبات القانونية والضريبية. يضمن نظام إدارة الأصول أن جميع الأنشطة المتعلقة بالأصول تنعكس بشكل صحيح في دفتر الأستاذ العام.

إدارة الخزينة والمخاطر (TRM)

تدعم إدارة الخزينةوإدارة المخاطر(TRM) إدارة النقد وتخطيط السيولة ومراقبة مخاطر السوق ومحاسبة التحوط والأدوات المالية. تعتمد المؤسسات التي لديها عمليات دولية أو أنشطة خزينة معقدة على هذه الوحدة للحفاظ على وضوح الرؤية النقدية وإدارة المخاطر بفعالية.

الوحدات التشغيلية التي تغذي المحاسبة

بينما تغطي الوحدات المالية الأساسية في SAP أساسيات المحاسبة وإعداد التقارير، تستخدم العديد من المؤسسات وحدات إضافية لتلبية متطلبات الصناعة أو دعم الامتثال أو إدارة الأنشطة المالية الأكثر تقدمًا. لا تُعد هذه المكونات جزءًا من مجموعة المحاسبة الأساسية، ولكنها تضيف قيمة مفيدة من خلال إثراء البيانات المالية ودعم العمليات المتخصصة. عند ربطها مع FI وCO وUniversal Journal، فإنها تساعد في إنشاء صورة مالية أكثر اكتمالاً وتسمح للشركات بتكييف SAP وفقًا لاحتياجاتها التشغيلية والتنظيمية.

إدارة المواد (MM)

تديرإدارة المواد عمليات الشراء والمخزون. وهي تحدد كيفية شراء المواد واستلامها وتتبعها. في الشؤون المالية، يتمثل الدور الأساسي لإدارة المواد في توفير بيانات المصدر للنشاط المالي المتعلق بالموردين، مثل التزامات البائعين وتقييم المخزون.

المبيعات والتوزيع (SD)

يشرفقسم المبيعات والتوزيع (SD ) على أوامر المبيعات والتسليمات وعمليات الفوترة. وهو يحكم كيفية تسعير الإيرادات وإعداد الفواتير وتسجيلها. توفر SD الأساس التشغيلي للترحيلات المالية المتعلقة بالإيرادات والضرائب ومستحقات العملاء.

إدارة رأس المال البشري (HCM)

يتعاملHCM مع كشوف المرتبات وبيانات الوقت والتكاليف المتعلقة بالموظفين. يضمن أن تكون حسابات كشوف المرتبات ومخصصات التكاليف المرتبطة بها جاهزة للترحيل في دفتر الأستاذ العام وهياكل التكاليف.

SAP S/4HANA للتمويل: مقارنة الحلول المالية الرئيسية

استكشف الوحدات المالية الرئيسية من نظام SAP البيئي، وقدراتها، وكيفية توافقها مع عملياتك، وكيف تدعم التحول الرقمي لمؤسستك.

اقرأ المقال

SAP S/4HANA للمحاسبة المالية

يُقدِّمSAP S/4HANA نهجًا مختلفًا للعمليات المالية من خلال إزالة العديد من التأخيرات والتسويات والخطوات اليدوية التي كانت موجودة في الأنظمة السابقة. تجلب بنيته المعالجة في الوقت الحقيقي، والبيانات المالية الموحدة، وأدوات المستخدم الحديثة في بيئة واحدة تدعم العمل المحاسبي الأسرع والأكثر دقة.

المعالجة في الذاكرة للعمل في الوقت الفعلي

يتم تشغيل S/4HANA على قاعدة بيانات SAP HANA في الذاكرة، لذا فإن التقارير المالية تسحب أرقامها مباشرةً من البنود. يظهر الترحيل في الأرقام على الفور، سواء كان ذلك في ميزان المراجعة أو تقرير تقادم أو عرض مركز التكلفة. يكون هذا النوع من الملاحظات الفورية مفيدًا للغاية خلال الفترة الأخيرة من الإغلاق، عندما تحتاج الفرق إلى البيانات الحالية ولا يمكنها انتظار التحديثات الدفعية.

اليومية العالمية كمصدر واحد للحقيقة

تدمج دفتر اليومية الشامل، ACDOCA، البيانات المالية والإدارية التي كانت موجودة سابقًا في جداول منفصلة. حيث تتدفق الإدخالات من البيانات المالية والإدارية ومحاسبة الأصول ودفتر الأستاذ المادي وتحليل الربحية في هيكل واحد. مع تحديث جميع الأبعاد عن طريق ترحيل واحد، تختفي معظم خطوات التسوية، ويصبح عدم التطابق بين الوحدات أقل تكرارًا بكثير.

إغلاق مالي أسرع وأنظف

يقلل نموذج البيانات المبسط من عدد عمليات التدقيق المطلوبة في نهاية الفترة. تظهر المشكلات في وقت مبكر من الفترة، مما يسمح للفرق بمعالجتها قبل بدء أسبوع الإغلاق. وتستخدم العديد من المؤسسات هذا الأمر لتقصير دورة نهاية الشهر وتحويل التركيز من التصحيحات إلى التحقق والتحليل.

التحليلات المضمنة وتطبيقات Fiori الحديثة

يشتمل S/4HANA على طرق عرض تحليلية مدمجة وتطبيقات Fiori البديهية التي تدعم العمل المالي اليومي. يمكن للمتحكمين استكشاف الأرباح والخسائر المباشرة (الأرباح والخسائر)، والتصفية حسب رمز الشركة أو القطاع، والانتقال إلى مستوى المستند في مكان واحد. وهذا يقلل من الاعتماد على أدوات إعداد التقارير الخارجية وجداول البيانات غير المتصلة بالإنترنت.

التعلم الآلي في المجالات ذات الحجم الكبير

يساعد التعلم الآلي في المهام التي تتطلب عادةً جهداً كبيراً. فهو يحسّن مطابقة الفواتير ويحدد الترحيلات غير المعتادة وينقح مقترحات الدفع. ونتيجةً لذلك، تستقر عمليات الحسابات الجارية والمحاسبين الإداريين ويقل عدد التعديلات اليدوية.

اعتبارات عالية المستوى للانتقال إلى SAP S/4HANA

يتطلب الانتقال الناجح إلى S/4HANA إعدادًا مستهدفًا في ثلاثة مجالات:

1. تنقية البيانات: تبدأ المؤسسات عادةً بمراجعة البيانات الرئيسية والعناصر المفتوحة للتأكد من أن المعلومات المنقولة إلى ACDOCA دقيقة وكاملة. ويشمل ذلك سجلات البائعين والعملاء وبيانات الأصول وحسابات GL.
2. مواءمة مخطط الحسابات: إن وجود مخطط متناسق للحسابات وهيكل مركز الربح يعزز قيمة دفتر اليومية العالمي. وتساعد مواءمة تصميم الحسابات ومنطق الترحيل عبر رموز الشركة على ضمان إعداد تقارير قابلة للمقارنة وموثوقة بعد بدء التشغيل.
3. إعادة تصميم العمليات: نظرًا لأن S/4HANA يزيل العديد من القيود التقنية الخاصة بنظام المحاسبة البيئية والمالية، يصبح من الممكن تبسيط تدفقات العمل وتقليل تقارير التسوية المخصصة ونقل بعض الإضافات إلى SAP BTP. يؤدي ذلك إلى إنشاء نظام أساسي أصغر حجمًا ويدعم ترقيات أكثر سلاسة في المستقبل.

أهم ميزات حلول SAP المحاسبية

تتمحور قدرات SAP المحاسبية حول الوظائف التي تقلل من الجهد اليدوي، وتحافظ على اتساق البيانات، وتدعم إعداد تقارير مالية دقيقة عبر بيئات الأعمال المعقدة. تعكس الميزات أدناه الأدوات الأكثر استخدامًا من قِبل فرق الشؤون المالية في العمليات اليومية.

التكامل مع وظائف الأعمال الأخرى

تأتي قوة المحاسبة في SAP من قدرتها على ربط النشاط المالي مباشرةً بالأحداث التشغيلية. فبدلاً من التعامل مع المحاسبة كخطوة لاحقة، يقوم النظام بنشر الأثر المالي في لحظة حدوث النشاط التجاري. وهذا يلغي الإدخالات المكررة ويزيد من الدقة ويقلل من أعمال التسوية.

المشتريات

يغذي نشاط الشراء بسلاسة في المحاسبة:

• عند استلام البضائع، يقوم النظام بتحديث المخزون وإنشاء الترحيلات المالية المقابلة في الوقت الفعلي (على سبيل المثال، GR/IR).
• عندما تصل فاتورة المورد، يقوم نظام SAP بالتحقق من الفاتورة وترحيل الالتزام تلقائيًا.
• تقوم الشؤون المالية بمراجعة الاستثناءات بدلاً من إدخال بيانات المشتريات أو تسويتها يدويًا.

يضمن هذا التكامل أن تظل أرصدة الموردين وقيم المخزون وتكاليف المشتريات دقيقة طوال الفترة.

المبيعات

يتبع الأثر المالي عملية المبيعات دون إعادة إدخال يدوي:

• تبدأ أوامر المبيعات وعمليات التسليم البيانات المتعلقة بالإيرادات.
• وبمجرد حدوث الفوترة، يتم ترحيل الإيرادات والضرائب والمستحقات تلقائيًا في نظام المعلومات المالية.
• يظل الاعتراف بالإيرادات مرتبطًا بسلوك المبيعات الفعلي، مما يحسن من قابلية التدقيق والاتساق في نهاية الشهر.

الإنتاج

يولد نشاط الإنتاج بيانات مالية في الوقت الفعلي:

• تقوم أوامر الإنتاج بتجميع تكاليف المواد والعمالة والتكاليف العامة عند حدوثها.
• يتم ترحيل الفروق أثناء التسوية وتحديث كائنات التكلفة وعروض الربحية.
• يحصل المتحكمون على رؤية واضحة لاقتصاديات الإنتاج دون انتظار المهام المجمعة أو التقارير غير المتصلة بالإنترنت.

اللوجستيات

تقوم حركة البضائع بتحديث البيانات التشغيلية والمالية في نفس الوقت:

• يتم تعديل الكميات والقيم في إصدارات البضائع والإيصالات والتحويلات.
• يبقى تقييم المخزون متزامنًا مع نشاط المستودع.
• تقضي فرق الشؤون المالية وقتًا أقل في تصحيح التباينات المتعلقة بالمخزون في نهاية الفترة.

الموارد البشرية

تتدفق كشوف المرتبات وتكاليف العمالة مباشرةً إلى الشؤون المالية:

• يتم إدراج نتائج كشوف المرتبات من HCM أو SuccessFactors Employee Central تلقائيًا في الشؤون المالية.
• يتم تخصيص التكاليف لمراكز التكلفة ومراكز الربح والطلبات الداخلية الصحيحة.
• تكتسب المؤسسات تقارير أكثر دقة عن تكاليف القوى العاملة ورؤية أوضح للهوامش.

الصناعات التي تستخدم SAP للمحاسبة

يُستخدم SAP في مجموعة كبيرة من الصناعات لأنه قادر على إدارة العمليات المعقدة، ودعم متطلبات إعداد التقارير المختلفة، ومعالجة كميات كبيرة من البيانات المالية دون تعطل. تتكيف أدواتها المحاسبية بشكل جيد مع طريقة عمل كل قطاع، ولهذا السبب تلجأ العديد من المؤسسات إلى SAP عندما لا تستطيع أنظمة السوق المتوسطة مواكبة ذلك.

غالبًا ما تلجأ المؤسسات إلى SAP عندما تصبح أنظمة الأعمال متوسطة الحجم معقدة للغاية، مما يتطلب منصة مصممة للنطاق العالمي، وإعداد التقارير متعددة مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً (GAAP)، وأحجام المعاملات الكبيرة، وتوحيد البيانات عبر مؤسسات متعددة. هذه القدرة على دعم كل من البساطة التشغيلية والتعقيدات المؤسسية العالمية هي ما يجعل SAP النظام المفضل للشركات التي تعمل على توسيع نطاقها أو تحويل بنيتها المالية.

التصنيع

تعتمد شركات التصنيع على SAP لمتابعة تكاليف الإنتاج عبر المصانع ومراكز العمل المختلفة. ويجمع النظام استخدام المواد ووقت العمل والنفقات العامة أثناء حدوث العمل ويخصص هذه المبالغ لعناصر التكلفة الصحيحة. وهذا يسهل على الفرق تحديد أماكن ظهور الفروق وفهم كيفية تأثير كل مرحلة من مراحل الإنتاج على هامش المنتج النهائي.

البيع بالتجزئة

يعمل تجار التجزئة بأحجام معاملات ضخمة كل يوم. تربط SAP بين نشاط المبيعات وحركات المخزون والترحيلات المالية، بحيث تظل البيانات المحاسبية متوافقة مع ما يحدث في المتاجر أو عبر الإنترنت. وهذا يجعل تتبع الهامش أكثر موثوقية ويقلل من التنظيف المطلوب عادةً في نهاية الفترة.

الخدمات المهنية

تعتمد الشركات في الخدمات المهنية على محاسبة دقيقة للمشاريع. يجلب نظام SAP إدخال الوقت والمصروفات والفواتير في عملية واحدة، بحيث تظل بيانات المشروع متسقة من البداية إلى النهاية. يقلل هذا من فرصة تفويت الأعمال القابلة للفوترة ويمنح الشركات رؤية أوضح للربحية لكل مشاركة أو عميل.

الرعاية الصحية والصيدلانية

تعمل مؤسسات الرعاية الصحية والمستحضرات الصيدلانية في ظل رقابة تنظيمية مشددة، مع عمليات تدقيق تصل في كثير من الأحيان إلى عمق السجلات المالية والتشغيلية. تساعدهم SAP على إدارة هذا الضغط من خلال توفير مسارات موافقة محددة ونقاط تحكم عملية ومسارات تدقيق تسجل ما حدث ومتى. تسهّل هذه الإمكانيات الحفاظ على بيانات مالية دقيقة أثناء الإشراف على العديد من المرافق أو البرامج البحثية أو الأنشطة الأخرى الخاضعة للتنظيم.

المرافق

تعمل شركات المرافق بمحافظ أصول كبيرة وآفاق استهلاك طويلة. تتناسب إمكانيات محاسبة الأصول وإدارة التكاليف من SAP بشكل جيد مع هذا النموذج، مما يوفر رؤية واضحة لأداء الأصول والأثر المالي طويل الأجل.

القطاع العام

تحتاج مؤسسات القطاع العام إلى الشفافية ومراقبة الميزانية والإنفاق الذي يمكن تتبعه. تدعم SAP إدارة المنح، والتحقق من الميزانية، وإعداد التقارير التفصيلية التي تساعد الوكالات والمؤسسات على تلبية متطلبات المساءلة.

وغالبًا ما تختار المؤسسات في هذه القطاعات نظام SAP عندما تكون عملياتها المالية قد تجاوزت الأنظمة الأخف وزنًا وتحتاج إلى العمل بشكل متسق عبر العديد من المواقع وإعدادات إعداد التقارير. فهم يبحثون عن نظام أساسي يتناسب مع العمليات اليومية دون خلق عمل إضافي، وعادةً ما يلبي SAP هذه الحاجة.

الخاتمة

تمنح SAP فرق المحاسبة أساسًا يمكن أن يتعامل مع أكثر من مجرد مسك الدفاتر اليومية. نظرًا لأن البيانات المالية تأتي مباشرةً من المشتريات والمبيعات والتصنيع والموارد البشرية والتدفقات التشغيلية الأخرى، فإن الأرقام تصل إلى النظام مع وجود ثغرات أقل وإعادة عمل أقل بكثير. يعزز نظام S/4HANA هذا الإعداد من خلال المعالجة في الوقت الحقيقي، وهيكل دفتر يومية واحد، وأدوات تساعد الفرق على التحرك خلال نهاية الشهر بأقل قدر من التأخير.

بالنسبة لقادة الشؤون المالية، يؤدي ذلك إلى إنشاء منصة يمكن الاعتماد عليها مع تزايد تعقيد متطلبات إعداد التقارير أو مع دخول الشركة إلى أسواق جديدة. كما أن الطريقة التي تربط بها SAP بين النشاط التشغيلي والنتائج المالية تجعل الأداء أسهل في التفسير والدعم. إنه نظام مصمم ليظل مستقرًا على نطاق واسع مع منح المؤسسات مجالاً للتطور.