Ett digitalt godkännandesystem för ett transportföretag

LeverX effektiviserade en kunds manuella arbetsflöden genom att utveckla och implementera ett digitalt godkännandesystem på Microsoft Power Platform.

Kund och utmaning

Ett stort transportföretag hanterade sina interna godkännanden för semesterförfrågningar, kostnadsersättningar och inköp av fordon manuellt. Detta föråldrade tillvägagångssätt skapade flera allvarliga affärsproblem:

• Långsamt beslutsfattande: Förfrågningar gick långsamt genom många e-postmeddelanden och kalkylblad. Det kunde till exempel ta upp till en vecka innan en semesteransökan godkändes, och det tog ännu längre tid att köpa in kritiska reservdelar, vilket direkt påverkade fordonens stilleståndstid.
• Bristande transparens: Det var nästan omöjligt för medarbetare och chefer att följa statusen för en begäran, vilket ledde till ständiga e-postmeddelanden och samtal för att få uppdateringar.
• Problem med efterlevnad: Data om utgifter och godkännanden var fragmenterade. Avsaknaden av ett centraliserat system försvårade revisioner och gjorde det omöjligt att exakt övervaka efterlevnaden av företagets policyer.

Företagets ledning insåg att dessa ineffektiva manuella processer hindrade tillväxten och vände sig till LeverX för en lösning.

Metodik och tillvägagångssätt

LeverX använde en agil utvecklingsmetod för att säkerställa anpassningsförmåga och snabba resultat. Metodiken omfattade fyra viktiga steg:

1. Forskning och analys: Teamet genomförde en djupdykning i kundens nuvarande manuella processer. De intervjuade nyckelmedarbetare från olika avdelningar (HR, ekonomi, logistik) för att identifiera flaskhalsar och skapa en omfattande karta över befintliga arbetsflöden.
2. Lösningsdesign: Baserat på de insamlade uppgifterna utformade LeverX systemarkitekturen, inklusive Power Apps-formulär, routinglogik i Power Automate och datalagringsstrukturen i SharePoint / Dataverse.
3. Iterativ utveckling och prototyping: Istället för att bygga hela systemet på en gång utvecklade de iterativa prototyper för varje typ av godkännande och visade dem för kunden för feedback. Detta möjliggjorde tidiga justeringar.
4. Implementering, utbildning och support: Efter det slutliga godkännandet implementerades systemet och integrerades med kundens befintliga verktyg. LeverX genomförde utbildningssessioner för slutanvändare och administratörer och fortsatte att ge teknisk support och samla in feedback för ytterligare förbättringar efter lanseringen.

Lösningen

För att ta itu med utmaningarna skapade LeverX ett helt digitaliserat godkännandesystem byggt på Microsoft Power Platform. Denna lösning ersatte manuella, fragmenterade arbetsflöden med en centraliserad, intuitiv plattform. Viktiga aspekter av lösningen inkluderade:

• Inlämning av förfrågningar: Medarbetarna skickar in alla förfrågningar via användarvänliga Power Apps-formulär, vilket ersatte pappersdokument och spridda e-postmeddelanden.
• Automatiserad routing: Varje begäran dirigeras automatiskt genom lämplig godkännandekedja baserat på typ, avdelning eller belopp.
• Meddelanden i realtid: Godkännare får aviseringar i Microsoft Teams eller Outlook och kan godkänna eller avslå förfrågningar direkt från dessa kanaler, även på mobila enheter.
• Centraliserad datalagring: Alla förfrågningsdata och statusar loggas i SharePoint eller Dataverse, vilket säkerställer fullständig transparens och spårbarhet.
• Sömlös integration: Systemet är integrerat med andra verktyg som Microsoft Planner, Outlook och kundens befintliga upphandlingssystem.

Teknisk stack

Lösningen är byggd på Microsoft Power Platform, vilket ger en skalbar och lättintegrerad miljö för automatisering av arbetsflöden.

• Plattform: Microsoft Power Platform
• Centrala komponenter: Power Apps, Power Automate, SharePoint / Dataverse
• Integrationer: Microsoft Teams, Outlook, Planner och kundens befintliga system

Resultat

Implementeringen av det digitala godkännandesystemet förändrade kundens interna processer i grunden. Övergången från manuell hantering till en automatiserad plattform löste befintliga problem med förseningar och transparens och ökade hastigheten och tillförlitligheten i de interna godkännandena. Viktiga fördelar som kunden uppnådde var bland annat

• Ökad hastighet och tillförlitlighet: Systemet påskyndade godkännandeprocessen och gjorde den mer tillförlitlig och förutsägbar.
• Förbättrad transparens: Centraliserad dataloggning säkerställer full insyn för alla team.
• Ökad effektivitet: Lösningen optimerade de operativa processerna och minskade antalet fel och förseningar.
• Bättre upplevelse för medarbetare och ledning: Medarbetarna får snabbare svar och cheferna får tydlig kontroll över alla förfrågningar.