نظام الموافقة الرقمية لشركة النقل

قامت شركة LeverX بتبسيط سير العمل اليدوي للعميل من خلال تطوير وتنفيذ نظام اعتماد رقمي على منصة Microsoft Power Platform.

العميل والتحدي

كانت شركة نقل كبيرة تدير موافقاتها الداخلية لطلبات الإجازات وسداد النفقات ومشتريات الأسطول يدوياً. وقد أدى هذا النهج القديم إلى العديد من المشاكل التجارية الخطيرة:

• بطء اتخاذ القرار: كانت الطلبات تتحرك ببطء من خلال العديد من رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات. على سبيل المثال، قد يستغرق طلب الإجازة ما يصل إلى أسبوع حتى تتم الموافقة عليه، ويستغرق شراء قطع الغيار المهمة وقتاً أطول، مما يؤثر بشكل مباشر على وقت تعطل المركبات.
• انعدام الشفافية: كان من المستحيل تقريبًا على الموظفين والمديرين تتبع حالة الطلب، مما أدى إلى رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات المستمرة للحصول على التحديثات.
• مشاكل الامتثال: كانت البيانات المتعلقة بالنفقات والموافقات مجزأة. أدى عدم وجود نظام مركزي إلى تعقيد عمليات التدقيق وجعل من المستحيل مراقبة الامتثال لسياسات الشركة بدقة.

وقد أدركت إدارة الشركة أن هذه العمليات اليدوية غير الفعالة كانت تعيق النمو، فلجأت إلى LeverX لإيجاد حل.

المنهجية والنهج

استخدمت LeverX منهجية تطوير رشيقة لضمان القدرة على التكيف وتحقيق نتائج سريعة. تضمنت المنهجية أربع مراحل رئيسية:

1. البحث والتحليل: أجرى الفريق بحثًا عميقًا في العمليات اليدوية الحالية للعميل. وأجروا مقابلات مع موظفين رئيسيين من مختلف الأقسام (الموارد البشرية والمالية واللوجستيات) لتحديد الاختناقات وإنشاء خريطة شاملة لسير العمل الحالي.
2. تصميم الحل: استنادًا إلى البيانات التي تم جمعها، صممت LeverX بنية النظام، بما في ذلك نماذج Power Apps، ومنطق التوجيه في Power Automate، وهيكل تخزين البيانات في SharePoint / Dataverse.
3. التطوير التكراري والنماذج الأولية: بدلاً من بناء النظام بأكمله دفعة واحدة، قاموا بتطوير نماذج أولية تكرارية لكل نوع من أنواع الموافقات وعرضها على العميل للحصول على تعليقاته. وقد سمح ذلك بإجراء تعديلات مبكرة.
4. التنفيذ والتدريب والدعم: بعد الموافقة النهائية، تم تنفيذ النظام ودمجه مع أدوات العميل الحالية. أجرت شركة LeverX دورات تدريبية للمستخدمين النهائيين والمسؤولين وواصلت تقديم الدعم الفني وجمع الملاحظات لإدخال المزيد من التحسينات بعد الإطلاق.

الحل

لمواجهة التحديات، أنشأت شركة LeverX نظام موافقة رقمي بالكامل مبني على منصة Microsoft Power Platform. وقد استبدل هذا الحل تدفقات العمل اليدوية المجزأة بمنصة مركزية سهلة الاستخدام. وشملت الجوانب الرئيسية للحل ما يلي:

• تقديم الطلبات: يقوم الموظفون بتقديم جميع الطلبات من خلال نماذج Power Apps سهلة الاستخدام، والتي حلت محل المستندات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني المبعثرة.
• التوجيه الآلي: يتم توجيه كل طلب تلقائياً من خلال سلسلة الموافقات المناسبة بناءً على نوعه أو قسمه أو المبلغ المطلوب.
• إشعارات في الوقت الفعلي: يتلقى المعتمدون إشعارات في Microsoft Teams أو Outlook ويمكنهم الموافقة على الطلبات أو رفضها مباشرةً من هذه القنوات، حتى على الأجهزة المحمولة.
• تخزين مركزي للبيانات: يتم تسجيل جميع بيانات الطلبات وحالاتها في SharePoint أو Dataverse، مما يضمن الشفافية الكاملة وإمكانية التتبع.
• التكامل السلس: يتكامل النظام مع أدوات أخرى مثل Microsoft Planner وOutlook وأنظمة المشتريات الحالية للعميل.

حزمة التكنولوجيا

الحل مبني على منصة Microsoft Power Platform، مما يوفر بيئة قابلة للتطوير والتكامل بسهولة لأتمتة سير العمل.

• المنصة: مايكروسوفت باور بلاتفورم
• المكونات الأساسية: تطبيقات الطاقة، وأتمتة الطاقة، وSharePoint / Dataverse، وSharePoint / Dataverse
• عمليات التكامل: Microsoft Teams و Outlook و Outlook و Planner وأنظمة العميل الحالية

النتائج

أدى تنفيذ نظام الموافقة الرقمية إلى إحداث تغيير جذري في العمليات الداخلية للعميل. أدى التحول من الإدارة اليدوية إلى منصة آلية إلى حل المشاكل الحالية المتعلقة بالتأخير والشفافية وزيادة سرعة وموثوقية الموافقات الداخلية. تضمنت الفوائد الرئيسية التي حققها العميل ما يلي:

• زيادة السرعة والموثوقية: أدى النظام إلى تسريع عملية الموافقة، مما جعلها أكثر موثوقية ويمكن التنبؤ بها.
• تحسين الشفافية: يضمن التسجيل المركزي للبيانات الرؤية الكاملة لجميع الفرق.
• زيادة الكفاءة: أدى الحل إلى تحسين العمليات التشغيلية وتقليل الأخطاء والتأخير.
• تجربة أفضل للموظفين والإدارة: يحصل الموظفون على استجابات أسرع، ويحصل المديرون على تحكم واضح في جميع الطلبات.