Digitaalinen hyväksyntäjärjestelmä kuljetusyritykselle

LeverX virtaviivaisti asiakkaan manuaalisia työnkulkuja kehittämällä ja ottamalla käyttöön digitaalisen hyväksymisjärjestelmän Microsoft Power Platformilla.

Asiakas ja haaste

Suuri kuljetusyritys hallinnoi lomahakemusten, kulukorvausten ja kalustohankintojen sisäisiä hyväksyntöjä manuaalisesti. Tämä vanhentunut lähestymistapa aiheutti useita vakavia liiketoimintaongelmia:

• Hidas päätöksenteko: Pyynnöt kulkivat hitaasti lukuisten sähköpostien ja taulukkolaskentataulukoiden kautta. Esimerkiksi lomapyynnön hyväksyminen saattoi kestää jopa viikon, ja kriittisten varaosien hankinta kesti vielä kauemmin, mikä vaikutti suoraan ajoneuvojen seisonta-aikoihin.
• Avoimuuden puute: Työntekijöiden ja esimiesten oli lähes mahdotonta seurata pyyntöjen tilaa, mikä johti jatkuviin sähköpostiviesteihin ja päivityspyyntöihin.
• Vaatimustenmukaisuusongelmat: Kuluja ja hyväksyntöjä koskevat tiedot olivat hajanaisia. Keskitetyn järjestelmän puuttuminen hankaloitti tarkastuksia ja teki mahdottomaksi seurata tarkasti yrityskäytäntöjen noudattamista.

Yrityksen johto tajusi, että nämä tehottomat manuaaliset prosessit haittasivat kasvua, ja kääntyi LeverXin puoleen ratkaisun löytämiseksi.

Menetelmä ja lähestymistapa

LeverX käytti ketterää kehitysmenetelmää sopeutumiskyvyn ja nopeiden tulosten varmistamiseksi. Menetelmään kuului neljä keskeistä vaihetta:

1. Tutkimus ja analyysi: Tiimi teki syvällisen sukelluksen asiakkaan nykyisiin manuaalisiin prosesseihin. He haastattelivat eri osastojen (HR, talous, logistiikka) avainhenkilöitä pullonkaulojen tunnistamiseksi ja kattavan kartan luomiseksi nykyisistä työnkuluista.
2. Ratkaisun suunnittelu: Kerättyjen tietojen perusteella LeverX suunnitteli järjestelmäarkkitehtuurin, mukaan lukien Power Apps -lomakkeet, reitityslogiikan Power Automate -ohjelmassa ja tietojen tallennusrakenteen SharePointissa / Dataversessä.
3. Iteratiivinen kehittäminen ja prototyyppien luominen: Sen sijaan, että koko järjestelmä olisi rakennettu kerralla, LeverX kehitti iteratiivisia prototyyppejä kutakin hyväksyntätyyppiä varten ja esitteli ne asiakkaalle palautetta varten. Tämä mahdollisti varhaiset mukautukset.
4. Käyttöönotto, koulutus ja tuki: Lopullisen hyväksynnän jälkeen järjestelmä otettiin käyttöön ja integroitiin asiakkaan nykyisiin työkaluihin. LeverX järjesti koulutustilaisuuksia loppukäyttäjille ja ylläpitäjille ja jatkoi teknisen tuen tarjoamista ja palautteen keräämistä lisäparannuksia varten käyttöönoton jälkeen.

Ratkaisu

Haasteiden ratkaisemiseksi LeverX loi täysin digitalisoidun hyväksymisjärjestelmän, joka oli rakennettu Microsoft Power Platformin päälle. Ratkaisu korvasi manuaaliset, hajanaiset työnkulut keskitetyllä, intuitiivisella alustalla. Ratkaisun keskeisiä näkökohtia olivat mm:

• Pyyntöjen lähettäminen: Työntekijät lähettävät kaikki pyynnöt käyttäjäystävällisten Power Apps -lomakkeiden kautta, jotka korvasivat paperiasiakirjat ja hajanaiset sähköpostiviestit.
• Automatisoitu reititys: Jokainen pyyntö reititetään automaattisesti asianmukaisen hyväksymisketjun läpi sen tyypin, osaston tai määrän perusteella.
• Reaaliaikaiset ilmoitukset: Hyväksyjät saavat ilmoituksia Microsoft Teamsissa tai Outlookissa ja voivat hyväksyä tai hylätä pyyntöjä suoraan näistä kanavista, jopa mobiililaitteilla.
• Keskitetty tietojen tallennus: Kaikki pyyntöjen tiedot ja tilat kirjataan SharePointiin tai Dataverseen, mikä takaa täydellisen läpinäkyvyyden ja jäljitettävyyden.
• Saumaton integrointi: Järjestelmä on integroitu muihin työkaluihin, kuten Microsoft Planneriin, Outlookiin ja asiakkaan nykyisiin hankintajärjestelmiin.

Teknologiapino

Ratkaisu on rakennettu Microsoft Power Platform -alustalle, joka tarjoaa skaalautuvan ja helposti integroitavissa olevan ympäristön työnkulun automatisointiin.

• Alusta: Power Platform
• Ydinkomponentit: Power Apps, Power Automate, SharePoint / Dataverse.
• Integroinnit: Microsoft Teams, Outlook, Planner ja asiakkaan nykyiset järjestelmät.

Tulokset

Digitaalisen hyväksymisjärjestelmän käyttöönotto muutti perusteellisesti asiakkaan sisäisiä prosesseja. Siirtyminen manuaalisesta hallinnasta automaattiseen alustaan ratkaisi olemassa olevat viivästyksiin ja läpinäkyvyyteen liittyvät ongelmat ja lisäsi sisäisten hyväksyntöjen nopeutta ja luotettavuutta. Asiakkaan saavuttamia keskeisiä hyötyjä olivat mm:

• Nopeuden ja luotettavuuden lisääntyminen: Järjestelmä nopeutti hyväksymisprosessia ja teki siitä luotettavamman ja ennustettavamman.
• Parempi läpinäkyvyys: Keskitetty tietojen kirjaaminen takaa täyden näkyvyyden kaikille tiimeille.
• Tehokkuuden lisääntyminen: Ratkaisu optimoi toimintaprosesseja vähentäen virheitä ja viiveitä.
• Parempi työntekijöiden ja johdon kokemus: Työntekijät saavat nopeampia vastauksia, ja esimiehet saavat selkeän hallinnan kaikkiin pyyntöihin.