SAP S/4HANA datu migrācija: stratēģija un mantoto sistēmu slēgšana

Uzziniet, kā datu apjoms, sistēmas sarežģītība un lēmumi par ekspluatācijas pārtraukšanu ietekmē SAP S/4HANA migrācijas rezultātus un ilgtermiņa datu arhitektūru.

SAP S/4HANA transformāciju nereti raksturo kā sistēmas atjaunināšanu. Tomēr praksē tās tvērums ir ievērojami plašāks.

Būtībā tā ir pārmaiņa veidā, kā visā uzņēmumā tiek strukturēti, glabāti un izmantoti dati. Arī pēc jaunās sistēmas darbības uzsākšanas bieži saglabājas būtisks jautājums:

Kas notiek ar datiem un sistēmām, kas palikušas iepriekšējā IT vidē?

Daudzos projektos jaunā sistēma jau ir nodota ekspluatācijā, dati ir migrēti un biznesa procesi darbojas, taču mantotās sistēmas joprojām tiek uzturētas paralēli. Nevis tāpēc, ka par tām būtu aizmirsts, bet gan tāpēc, ka noteikti procesi vai prasības joprojām ir no tām atkarīgi. Iemesli var būt dažādi — vēsturisko pārskatu sagatavošana, revīzijām nepieciešamā piekļuve datiem, vēl nepārtrauktas integrācijas vai citas biznesa un normatīvās prasības.

Šajā posmā datu migrācija pāriet nākamajā fāzē — uzmanības centrā vairs nav tikai tehniska datu pārcelšana, bet gan mērķtiecīga IT arhitektūras sakārtošana un mantoto sistēmu darbības pārtraukšanas plānošana.

Mantoto sistēmu vides slēptā sarežģītība

Pirms migrācijas uzsākšanas uzņēmumi bieži saskaras ar būtisku izaicinājumu, kas sākotnēji var tikt novērtēts par zemu: esošā IT vide nav viena izolēta sistēma, bet gan savstarpēji saistīta ekosistēma ar vairākiem risinājumiem, datu avotiem un integrācijām.

Tipisku mantoto sistēmu vidi raksturo:

• Vairākas ERP sistēmas instances, piemēram, reģionāli vai konkrētām biznesa vienībām paredzēti risinājumi
• Paralēlas pārskatu sistēmas un datu noliktavas
• Savstarpēji nesaskaņoti pamatdatu modeļi
• Nedokumentētas integrācijas ar SAP un citām uzņēmuma sistēmām
• Pārklājošas atbildības starp struktūrvienībām

Praksē šāda vide var radīt vairākus būtiskus sarežģījumus un kļūt par migrācijas projekta ierobežojošajiem faktoriem.

Šeit kļūst skaidrs, ka galvenais izaicinājums nav datu apjoms, bet gan uzņēmuma arhitektūra, kas migrācijas projektā izpaužas kā tehnisks datu pārnešanas jautājums.

Migrācijas pieeja un tās ietekme uz datu stratēģiju

Migrācijas pieeju nereti vienkāršo līdz izvēlei starp Brownfield, Greenfield vai selektīvo datu pāreju (Bluefield). Tomēr praksē šāds dalījums atspoguļo tikai daļu no kopējā lēmuma. Būtiskāk ir izvērtēt, kā konkrētā pieeja ietekmē trīs galvenos datu stratēģijas jautājumus:

• Kādi dati tiks migrēti?
• Kā šie dati tiks strukturēti jaunajā sistēmā?
• Kur tiks glabāti vēsturiskie dati un kā tiem tiks nodrošināta piekļuve?

Atbildes uz šiem jautājumiem ilgtermiņā ietekmē uzņēmuma datu arhitektūru būtiskāk nekā pati tehniskās migrācijas pieejas izvēle.

Atkarībā no izvēlētās pieejas atšķiras arī prasības vairākās būtiskās jomās.

Kā redzams, migrācijas pieeja nosaka, cik daudz vēsturisko datu un procesu tiek pārnesti uz SAP S/4HANA un cik lielā mērā tiek samazināta mantotās vides sarežģītība.

Plašāku migrācijas plānošanas analīzi skatiet mūsu ceļvedī par pāreju no SAP ECC uz SAP S/4HANA.

Datu apjoma noteikšana

Lēmums par to, kurus datus migrēt un kurus atstāt mantotajā vidē, ir viens no būtiskākajiem migrācijas posmiem. Komandām jānosaka, kuri dati ir nepieciešami uzņēmuma darbībai un kurus var arhivēt. Dažādu datu kategoriju apvienošana vienā pieejā vēlāk rada sarežģījumus, jo katrai no tām ir atšķirīgas prasības.

Pamatdatu kvalitāte

Pamatdati reti ir pilnībā sakārtoti. Vienam piegādātājam vai klientam dažādās mantotajās sistēmās var būt atšķirīgi identifikatori un atribūti. Pirms migrācijas tie ir jāsaskaņo, tostarp harmonizējot biznesa partneru struktūras un novēršot dublikātus. Pretējā gadījumā neatbilstības nonāk arī SAP S/4HANA, radot nekonsekventas pārskatu dimensijas un dublētus biznesa partneru ierakstus.

Atvērto darījumu apstrāde

Atvērtās pozīcijas, piemēram, debitoru un kreditoru parādi vai pārdošanas pasūtījumi, jāmigrē, saglabājot finanšu datu integritāti. Sarežģījumus bieži rada nepilnīgas dokumentu ķēdes, piemēram, pasūtījums bez saistīta piegādes dokumenta. Tā kā šie dati ir tieši saistīti ar ikdienas procesiem, kļūdas kļūst redzamas uzreiz pēc jaunās sistēmas darbības sākšanas.

Vēsturiskie dati un pārskatu vajadzības

Svarīgākais nav tikai tas, cik gadu vēsturiskos datus migrēt, bet gan tas, kā tie tiks izmantoti. Jānosaka, vai pārskati jāveido SAP S/4HANA vai arī pietiek ar ārēju datu krātuvi. Daudzi uzņēmumi migrē tikai pēdējo gadu datus, bet pārējos arhivē. Šāda pieeja samazina migrācijas apjomu, ja vien finanšu, revīzijas un pārskatu sagatavošanas prasības ir savlaicīgi saskaņotas.

Noslēgto finanšu gadu saskaņošana

Noslēgtie finanšu gadi galvenokārt rada saskaņošanas jautājumus. Jāizlemj, vai vēsturiskajiem finanšu pārskatiem jābūt pilnībā reproducējamiem SAP S/4HANA. Ja jā, projekta apjoms būtiski pieaug. Sarežģījumi bieži rodas tad, ja finanšu nodaļa sagaida pilnu vēsturisko pārskatu pieejamību jaunajā sistēmā, bet IT paredz datu arhivēšanu. Šāda neatbilstība jānovērš pirms projekta noslēguma posma.

Konfigurācijas izvēle

Konfigurācija atspoguļo ne tikai tehniskos iestatījumus, bet arī iepriekš pieņemtos biznesa lēmumus. Esošās konfigurācijas pilnīga pārņemšana var saglabāt nevajadzīgu sarežģītību un novecojušus risinājumus. Savukārt pilnīga pārprojektēšana prasa ievērojamus biznesa resursus. Tāpēc jāatrod līdzsvars starp ieviešanas ātrumu un mērķa arhitektūras vienkāršību.

Kompromiss starp apjomu un sarežģītību

Plašāks migrācijas apjoms sākotnēji var šķist vienkāršāks, jo jāpieņem mazāk lēmumu par datu izslēgšanu. Tomēr tas palielina migrējamo datu apjomu un saskaņošanas darbu. Šaurāks apjoms prasa vairāk sākotnējas analīzes, taču ļauj izveidot labāk kontrolētu vidi. Mērķis nav tikai pārvietot datus, bet noteikt, kuri no tiem uzņēmumam patiešām nepieciešami turpmākai darbībai.

Datu kvalitāte kā migrācijas ierobežojošais faktors

Datu kvalitāti bieži plāno kā atsevišķu migrācijas sagatavošanas aktivitāti. Praksē tā var noteikt, cik veiksmīgi projekts virzās katrā posmā.

Tipiski šķēršļi ir pamatdatu neatbilstības starp sistēmām, neatrisināti klientu un piegādātāju integrācijas (CVI) jautājumi, kā arī atšķirības starp apakšgrāmatu un virsgrāmatas atlikumiem. Šādas problēmas ir īpaši raksturīgas vidēm ar vairākām avota sistēmām.

Lielākais risks rodas, ja tās tiek atklātas tikai integrācijas vai datu saskaņošanas testēšanas laikā, kad dati jau ir pārveidoti un ielādēti. Tad problēmu novēršanai jāatgriežas pie iepriekšējiem migrācijas posmiem, palielinot gan darba apjomu, gan projekta risku.

Kā novērst datu silosus, kas pakāpeniski kavē uzņēmuma darbību

Praktiski ieskati no LeverX un SAP PLM ekspertiem

Lasīt vairāk

Mantoto sistēmu darbības pārtraukšanas realitāte

Mantotās sistēmas neizzūd līdz ar jaunās sistēmas ieviešanu. Tās bieži saglabājas kā būtisks informācijas avots revīzijām, vēsturiskajiem pārskatiem un darbības pārbaudēm. Tāpēc to darbības pārtraukšana parasti notiek pakāpeniski.

Piekļuve tikai lasīšanas režīmā kā drošības mehānisms

Mantotās sistēmas saglabāšana tikai lasīšanas režīmā bieži ir pirmais solis. Tas ļauj lietotājiem piekļūt nepieciešamajai informācijai, vienlaikus novēršot jaunu datu ievadi vai esošo ierakstu izmaiņas. Šāda pieeja nodrošina stabilu vidi revīzijām un normatīvo prasību ievērošanai, kamēr komanda pāriet uz jauno platformu.

Savlaicīga aktīvo un vēsturisko datu nošķiršana

Aktīvo un vēsturisko datu nošķiršana jau programmas sākumā būtiski atvieglo pāreju. Ja lēmumi par to, kuri dati ir aktuāli un kuri arhivējami, tiek atlikti līdz projekta beigām, migrācijas apjoms un sarežģītība strauji pieaug. Savlaicīga datu klasificēšana samazina vēlāk nepieciešamo sakārtošanas darbu.

Specializētu datu glabāšanas platformu izmantošana

Vēsturisko datu pārvietošana uz specializētām platformām, piemēram, SAP Information Lifecycle Management, palīdz samazināt mantoto sistēmu uzturēšanas slodzi un izmaksas, vienlaikus saglabājot piekļuvi datiem juridiskām un revīzijas vajadzībām.

SAP Information Lifecycle Management var atbalstīt arī GDPR prasību izpildi, tostarp datu glabāšanas un dzēšanas politikas, un atbilst SAP Clean Core pieejai, ļaujot neaktīvos datus glabāt ārpus operatīvās sistēmas.

Katrai pieejai ir savi kompromisi. Mantotās sistēmas uzturēšana nodrošina ērtu piekļuvi datiem, taču saglabā uzturēšanas izmaksas. Datu pārcelšana uz ārēju platformu šīs izmaksas samazina, taču prasa skaidru datu izgūšanas un piekļuves modeli. Panākumus nosaka nevis tas, cik ātri sistēma tiek izslēgta, bet gan tas, vai nepieciešamie dati būs pieejami arī pēc vairākiem gadiem.

Veiksmīgi projekti parasti sākas ar padziļinātu datu profilēšanu. Savlaicīga neatbilstību identificēšana un novēršana palīdz nepieļaut, ka tās kļūst par būtisku šķērsli turpmākajos migrācijas ciklos.

Rīki un automatizācija: to faktiskā loma

Migrācijas rīki bieži tiek ieviesti jau projekta sākumā, taču to nozīme vislabāk kļūst redzama tad, kad sāk atklāties datu kvalitātes un struktūras problēmas. Tie palīdz pārbaudīt, vai iepriekš pieņemtie lēmumi darbojas arī ar reāliem datiem.

SAP Migration Cockpit: strukturēta pieeja ar skaidrām prasībām

SAP Migration Cockpit ir viens no galvenajiem rīkiem datu ielādei SAP S/4HANA. Tas izmanto iepriekš definētas objektu struktūras un paredz, ka migrējamie dati tām atbilst.

Rīks darbojas paredzami, ja:

• biznesa partneru dati atbilst CVI prasībām;
• materiālu un finanšu struktūras atbilst SAP S/4HANA prasībām;
• objektu savstarpējās saites ir saskaņotas.

Sarežģījumi rodas, ja dati nāk no vairākām sistēmām ar atšķirīgām vai pretrunīgām definīcijām. Šādus konfliktus SAP Migration Cockpit pats neatrisina.

Praksē dati bieži jātransformē ārpus rīka, pirms tos iespējams ielādēt. Tāpēc SAP Migration Cockpit drīzāk darbojas kā strukturēts ielādes un validācijas punkts, nevis kā pilnvērtīgs datu transformācijas slānis.

SAP Data Services: neatbilstību identificēšana un transformācija

SAP Data Services palīdz apvienot datus no vairākiem avotiem un pārveidot tos vienotā struktūrā. Tas ļauj piemērot konsekventu transformācijas loģiku lielam datu apjomam un identificēt datu kvalitātes problēmas apstrādes laikā.

Tomēr rīks pats neatrisina semantiskas pretrunas. Ja divas sistēmas vienam objektam izmanto atšķirīgas atslēgas, hierarhijas vai biznesa definīcijas, iespējams saskaņot formātu, bet ne noteikt pareizo biznesa interpretāciju.

Tieši šajā posmā bieži kļūst redzams patiesais neatbilstību apjoms starp avota sistēmām.

Transformācijas veidnes: efektīvas stabilās vidēs

Veidnes palīdz standartizēt kartēšanas un transformācijas loģiku atkārtotu migrācijas ciklu laikā. Tās ir īpaši noderīgas, ja avota sistēmām ir līdzīgas struktūras un kartējumi saglabājas stabili.

Ja datu struktūras būtiski atšķiras un pieaug izņēmumu skaits, veidnes kļūst sarežģītāk uzturēt. Šādā situācijā nosacījumu loģika var kļūt tikpat apjomīga kā individuāli veidotas transformācijas.

Saskaņošanas automatizācija: ātra neatbilstību atklāšana

Saskaņošanas rīki salīdzina avota un mērķa datus un palīdz identificēt neatbilstības. Tie ir īpaši svarīgi finanšu datiem, kur pat nelielas atšķirības ir jāizskaidro.

Tie palīdz noteikt:

• vai kopsummas starp sistēmām sakrīt;
• vai trūkst ierakstu vai ir dublikāti;
• kurā posmā rodas neatbilstības.

Tomēr šie rīki parasti neizskaidro neatbilstību cēloņus. Pēc problēmas identificēšanas tā joprojām jāizseko dažādās sistēmās un transformācijas posmos. Lielos projektos tas var būt laikietilpīgi, īpaši, ja neatbilstības nav novērstas savlaicīgi.

Mūsdienīgā SAP S/4HANA migrācijas vidē, īpaši projektos, kas orientēti uz Clean Core pieeju, process bieži ietver šādus posmus:

• Objektu definēšana SAP MOM: SAP Migration Object Modeler tiek izmantots mērķa objektu definēšanai vai paplašināšanai, tostarp pielāgotu lauku pievienošanai.
• Starpposma vides konfigurēšana: SAP Migration Cockpit izveido starpposma struktūru, balstoties uz definētajiem migrācijas objektiem.
• Datu izgūšana un transformācija: SAP Data Services izgūst, pārveido un attīra datus, kā arī novērš dublikātus pirms to ielādes starpposma vidē.
• Validācija un saskaņošana: dati tiek pārbaudīti starpposma vidē, lai pirms galīgās ielādes pārliecinātos par to konsekvenci un atbilstību mērķa struktūrai.

Katrs posms ir atkarīgs no iepriekšējā. Ja problēmas netiek novērstas savlaicīgi, tās pāriet uz nākamo posmu un kļūst sarežģītāk atrisināmas.

Riska jomas

Daudzi migrācijas riski projektēšanas posmā paliek nepamanīti un kļūst redzami tikai testēšanas vai sistēmas palaišanas laikā. Bieži to cēlonis ir veids, kā dati pārvaldīti jau pirms migrācijas sākuma.

Vēsturisko atlikumu neatbilstības

Sarežģītās IT vidēs finanšu dati ne vienmēr ir pilnībā saskaņoti starp sistēmām. Laika nobīdes, lokāli pielāgojumi vai nepilnīga saskaņošana var radīt atšķirības, kas saglabājas gadiem. Tās kļūst redzamas, konsolidējot un validējot datus SAP S/4HANA.

Tipiskas problēmas:

• Atšķirības sākuma atlikumos
• Atšķirības starp apakšgrāmatu un virsgrāmatas summām
• Nepilnības vēsturiskajos pārskatos

Šādu neatbilstību novēršanai bieži nepieciešama detalizēta avotsistēmu analīze. Ja tās tiek atklātas pārāk vēlu, būtiski pieaug darba apjoms gala pārejas posmā.

Slēptas atkarības mantotajās struktūrās

Mantotās saskarnes bieži balstās uz specifisku sistēmas loģiku vai pielāgotām tabulu struktūrām, kas nav pietiekami dokumentētas. Problēmas kļūst redzamas, kad integrācijas sāk izmantot laukus vai datu formātus, kas jaunajā vidē vairs nepastāv vai neatbilst saistīto sistēmu prasībām.

Pat korekti migrēti dati nepasargā no integrācijas kļūdām, kas var traucēt, piemēram, rēķinu izrakstīšanu vai pasūtījumu apstrādi.

Datu neatbilstības paralēlas darbības laikā

Ja mantotā un jaunā sistēma darbojas vienlaikus, datu sinhronizācija kļūst sarežģītāka. Neskaidri sinhronizācijas noteikumi var radīt:

• Darījumus, kas reģistrēti tikai vienā sistēmā
• Replikācijas aizkavi un pretrunīgus pārskatus
• Pamatdatus, kas atjaunināti tikai vienā vidē

Šādas neatbilstības ietekmē gan ikdienas darbību, gan pārskatu sagatavošanu.

Datu saskaņošana kā nepārtraukts process

Saskaņošana nav tikai pēdējais migrācijas pārbaudes posms. Tā ir atkārtota validācija visā migrācijas ciklā.

Sarežģītība pieaug, ja jāpārbauda miljoniem ierakstu dažādās dimensijās un vienlaikus jānosaka, kurā transformācijas posmā radusies konkrētā neatbilstība. Šī darba apjoma nenovērtēšana var būtiski ietekmēt projekta grafiku.

Šie riski bieži rodas nevis migrācijas rīku dēļ, bet gan nepilnīgi definētu datu struktūru un savstarpējo saistību dēļ.

LeverX datu migrācija uz SAP S/4HANA

Liela mēroga SAP S/4HANA programmas vienlaikus ietver sistēmu konsolidāciju, migrējamo datu apjoma noteikšanu, mantoto sistēmu pārvaldību un normatīvo prasību ievērošanu. Tāpēc lēmumi vienā jomā tieši ietekmē pārējās.

Vairāku sistēmu konsolidācija

Dažādām ERP sistēmas instancēm bieži ir dublējošies pamatdati un atšķirīgas struktūras. Tāpēc uzdevums nav tikai pārvietot datus, bet noteikt, kuri ieraksti kļūs par uzticamo atsauces avotu, un apvienot tos vienotā datu modelī.

Selektīva datu migrācija

Pilnīga datu migrācija ne vienmēr ir optimāla. Dažos projektos uz SAP S/4HANA tiek pārvietota tikai daļa datu, kamēr noteiktas mantotās sistēmas īslaicīgi turpina darboties.

Šādā pārejas periodā nepieciešami skaidri sinhronizācijas noteikumi, lai saglabātu datu konsekvenci starp abām vidēm.

Pakāpeniska sistēmu darbības pārtraukšana

Mantotās ERP sistēmas parasti netiek izslēgtas uzreiz pēc jaunās sistēmas palaišanas. Revīzijas, nodokļu un pārskatu prasību dēļ vēsturiskajiem datiem var būt jāpaliek pieejamiem vairākus gadus.

Organizācijas bieži izmanto tikai lasīšanas režīmu vai pārceļ vēsturiskos datus uz specializētām glabāšanas platformām. Tas ļauj samazināt mantotās IT vides uzturēšanas slodzi, nezaudējot piekļuvi nepieciešamajiem ierakstiem.

Pārrobežu saskaņošana

Starptautiskās programmās finanšu struktūras, nodokļu dati un pārskatu prasības jāsaskaņo starp valstīm, vienlaikus ievērojot vietējos un ES normatīvos aktus.

Tas var prasīt papildu transformācijas un validācijas soļus, lai globālais datu modelis būtu savietojams ar vietējām prasībām.

Strukturēta datu pārvaldība un saskaņošana

Saskaņošana jāuztver kā nepārtraukts process. Skaidram datu pārvaldības modelim jānosaka datu īpašnieki, validācijas principi un neatbilstību novēršanas kārtība.

Konsekventa šo principu piemērošana katrā migrācijas ciklā palīdz nodrošināt datu precizitāti gala sistēmā.

Stabilizācija pēc sistēmas palaišanas

Darbs nebeidzas ar SAP S/4HANA palaišanu. Pārskatu vai integrāciju nepilnības bieži kļūst redzamas tikai reālas ekspluatācijas laikā.

Tāpēc pirmajos darbības mēnešos nepieciešama cieša biznesa un IT komandu sadarbība, lai problēmas identificētu un novērstu savlaicīgi.

LeverX šos posmus aplūko kā vienotas arhitektūras un datu stratēģijas daļu. Konsolidācija, transformācija un mantoto sistēmu darbības pārtraukšana tiek plānota kā savstarpēji saistīts process, nevis atsevišķi IT uzdevumi.

Datu migrācijas lēmumu faktiskā ietekme

Migrācijas stratēģijas kvalitāte pilnībā kļūst redzama pēc sistēmas palaišanas, kad lietotāji sāk veikt ikdienas procesus un sagatavot finanšu un vadības pārskatus.

Ikdienas uzturēšana un sistēmas veiktspēja

Savlaicīga migrējamo datu apjoma pārvaldība palīdz samazināt nevajadzīgu ierakstu, novecojušu objektu un mantoto sistēmu atkarību apjomu.

Tas vienkāršo pamatdatu uzturēšanu un var samazināt izņēmumu skaitu, kuru dēļ lietotājiem citādi būtu jāizmanto manuāli risinājumi.

Uzticami pārskati

Kvalitatīvi sagatavota migrācija samazina nepieciešamību pēc manuālas finanšu un darbības datu saskaņošanas.

Ja dati pirms migrācijas ir harmonizēti un tiem ir vienota struktūra, neatbilstības ir vieglāk identificēt un izsekot līdz to avotam.

Skaidra atbildība par datiem

Strukturēta migrācija liek organizācijai skaidri noteikt datu īpašniekus un atbildības.

Tas atvieglo datu kvalitātes uzturēšanu pēc sistēmas palaišanas un paātrina problēmu novēršanu pamatdatos vai finanšu datos.

Gatavība nākotnes prasībām

Sistēmas turpmākā elastība lielā mērā ir atkarīga no tā, kādas mantotās konfigurācijas un dati tiek saglabāti.

Atsakoties no nevajadzīgiem risinājumiem un datiem, uzņēmums var vieglāk ieviest jaunus procesus, pārskatu prasības un tehnoloģiskos risinājumus, nepalielinot vēsturisko tehnisko parādu.

Stratēģija ir svarīgāka par pašu tehnoloģiju

Šie ieguvumi nerodas automātiski tikai tāpēc, ka uzņēmums ievieš SAP S/4HANA. Tie ir atkarīgi no tā, kā migrācijas laikā tiek izvēlēti, sagatavoti un pārvaldīti dati.

Ja šie lēmumi ir nepilnīgi, arī jaunajā sistēmā var saglabāties tās pašas datu kvalitātes un arhitektūras problēmas. Tāpēc migrācijas rezultātu lielā mērā nosaka sagatavošanās kvalitāte, nevis tikai izvēlētā tehnoloģija.

SAP sistēmu darbības pārtraukšanas realitāte