Изменения ЭСФ в Казахстане: пошаговый план адаптации SAP

Обязательное подтверждение ЭСФ, новые требования к реквизитам и изменения налоговой логики — узнайте, как подготовить SAP к работе по новым правилам.

С 1 января 2026 года в Республике Казахстан вступили в силу изменения Налогового кодекса, затрагивающие порядок работы с электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Новые требования касаются как оформления документов, так и процессов их согласования, налогового учета, состава обязательных реквизитов и круга организаций, обязанных использовать ЭСФ.

В этой статье мы разберем, какие изменения необходимо учитывать при работе с ЭСФ в Казахстане, какие компоненты SAP требуют адаптации и как подготовить систему к новым требованиям с минимальными рисками для бизнеса.

Коротко о вступивших в силу изменениях

Одним из наиболее значимых нововведений стало обязательное подтверждение получателем исправленных, дополнительных и отозванных электронных счетов-фактур. Теперь такие документы приобретают юридический статус только после подтверждения в информационной системе ЭСФ получателем, являющимся плательщиком НДС. Для получателей, не зарегистрированных в качестве плательщиков НДС, предусмотрен механизм автоматического подтверждения по истечении установленного срока при отсутствии ответа.

Одновременно расширился перечень налогоплательщиков, обязанных выписывать ЭСФ. Новые требования распространяются как на отдельные категории плательщиков НДС, например, при приобретении работ и услуг у нерезидентов, так и на ряд организаций, не являющихся плательщиками НДС, включая компании на упрощенной системе налогообложения, организации, оказывающие медицинские услуги или реализующие медицинскую продукцию, а также адвокатские конторы.

При этом отменено ранее действовавшее требование по обязательной выписке ЭСФ для гражданско-правовых сделок стоимостью свыше 1000-кратного размера месячного расчетного показателя.

Изменения также затронули процедуры регистрации и подписания документов. В ряде случаев участникам информационной системы ЭСФ теперь необходимо проходить биометрическую идентификацию, появились новые требования к указанию кода товара в соответствии с Национальным каталогом, изменился порядок отражения НДС, комиссионного вознаграждения и отдельных реквизитов поставщика.

Где может потребоваться адаптация SAP-систем

После вступления новых требований компании должны проверить, насколько существующие процессы в SAP соответствуют обновленному порядку работы с электронными счетами-фактурами. Ниже мы рассмотрим области, которые требуют отдельной оценки.

Управление жизненным циклом ЭСФ

До 2026 года многие сценарии завершались после успешной передачи счета-фактуры в ИС ЭСФ. Теперь для исправленных, дополненных и отозванных документов появляется новый этап: если получатель зарегистрирован в качестве плательщика НДС, документ приобретает юридическую силу только после подтверждения.

Пример:

Поставщик формирует исправленный ЭСФ после изменения стоимости поставки и передает его в ИС ЭСФ через SAP. Система фиксирует успешную отправку документа, однако юридическую силу он приобретет только после подтверждения со стороны покупателя, которое может поступить спустя несколько дней. Если SAP продолжает считать документ обработанным сразу после передачи в государственную систему, между фактическим и учетным статусом возникает расхождение.

Что необходимо проверить:

Чтобы исключить подобные расхождения, решения SAP необходимо дополнить механизмами получения и хранения статусов из ИС ЭСФ. Логика обработки документов также требует корректировки, поскольку дальнейшие операции должны учитывать факт подтверждения получателем.

Интеграция с ИС ЭСФ

Изменения законодательства расширяют перечень сообщений, которыми SAP обменивается с государственной системой. Помимо регистрации документов, требуется обрабатывать подтверждения, уведомления об отказе и другие ответы сервиса.

Пример:

Допустим, счет-фактура была отправлена без обязательного кода товара. Государственная система отклоняет документ и возвращает сообщение об ошибке. Если интеграционный интерфейс продолжает работать по прежнему сценарию, сотрудники увидят только успешную отправку из SAP, тогда как регистрация фактически не состоялась.

Что необходимо проверить:

Во время адаптации обычно пересматривают интеграционные сервисы, обновляют обработку ответов ИС ЭСФ и добавляют контроль исключительных ситуаций, которые раньше отсутствовали.

Интеграция решений SAP c ИС ЭСФ

Исключите любые расхождения между данными SAP и ИС ЭСФ с помощью LeverX.

Узнать детали

Контроль обязательных реквизитов

Часть новых требований касается структуры самого электронного счета-фактуры: Документ должен содержать актуальные коды товаров, налоговые реквизиты и сведения о поставщике, предусмотренные новой редакцией законодательства.

Например:

В карточке материала, созданной до вступления в силу новых требований, может отсутствовать код товара из Национального каталога. SAP сформирует электронный счет-фактуру без внутренних ошибок, однако при регистрации в ИС ЭСФ документ получит отказ из-за неполного набора обязательных реквизитов.

Что необходимо проверить:

Проверку полноты обязательных реквизитов целесообразно выполнять еще на этапе формирования ЭСФ внутри ERP, когда SAP проверяет корректность мастер-данных, налоговых реквизитов и информации о товарах до передачи документа в ИС ЭСФ, чтобы в будущем выявлять отсутствующие данные до отправки и избегать отказа при регистрации.

Налоговые правила формирования ЭСФ

Расширение перечня операций, для которых оформление ЭСФ стало обязательным, требует пересмотра правил, по которым SAP определяет необходимость формирования электронного счета-фактуры.

Например:

Компания приобретает услуги у иностранного поставщика, поэтому в соответствии с новыми требованиями должна оформить ЭСФ. Если налоговая логика SAP осталась без изменений, система не распознает такую операцию как основание для формирования документа, и обязательный ЭСФ не будет создан.

Что необходимо проверить:

В рамках проверки необходимо убедиться, что правила формирования ЭСФ охватывают все операции, подпадающие под новые требования, а критерии автоматического создания документа соответствуют действующей редакции Налогового кодекса.

Контроль исключительных ситуаций

Новые требования увеличивают количество промежуточных состояний, в которых может находиться электронный счет-фактура. Документ способен ожидать подтверждения получателя, получить отказ при регистрации в ИС ЭСФ или остановиться на одном из этапов обработки после технического сбоя обмена.

Пример:

После отправки исправленного ЭСФ документ ожидает подтверждения получателя, однако из-за ошибки интеграционного обмена информация о новом статусе не поступает в SAP. Пользователи продолжают работать с документом, считая процесс завершенным, хотя в ИС ЭСФ он так и не приобрел юридическую силу. Если подобные события контролируются вручную, сотрудники обычно узнают о проблеме уже во время подготовки налоговой отчетности.

Что необходимо проверить:

Проверка должна охватывать обработку всех статусных сообщений, поступающих из ИС ЭСФ, включая подтверждения, отказы и ошибки обмена. Дополнительно рекомендуется убедиться, что пользователи получают уведомления о документах, требующих повторной отправки или иных действий.

Какие SAP-решения могут потребовать адаптации

В большинстве проектов проверка и адаптация затрагивают решения, отвечающие за формирование электронных документов, интеграцию с государственными сервисами и налоговую локализацию.

Дорожная карта адаптации SAP к новым требованиям ЭСФ

Этап 1. Проведите комплексный аудит существующих процессов

Любой проект адаптации начинается с понимания того, как именно в компании сегодня организована работа с электронными счетами-фактурами, которая редко ограничивается одним SAP-компонентом. По этой причине первым этапом становится инвентаризация всей цепочки обработки ЭСФ.

Необходимо определить:

• Где создается электронный документ;
• В каком компоненте выполняется его преобразование в требуемый формат;
• Каким образом осуществляется обмен с ИС ЭСФ;
• Какие пользовательские разработки участвуют в процессе.

Отдельное внимание следует уделить местам, где реализована логика проверки обязательных реквизитов, определения налоговых сценариев и автоматического формирования документов.

Результаты аудита — полная карта процессов, показывающая путь электронного счета-фактуры от момента его формирования до получения окончательного статуса из ИС ЭСФ. Она станет основой для дальнейшего планирования работ и позволяет определить реальные границы проекта.

Этап 2. Выполните gap-анализ между действующей конфигурацией SAP и новыми требованиями

После завершения аудита можно переходить к анализу соответствия системы требованиям, вступившим в силу с 1 января 2026 года. Цель этого этапа — выявить функциональные расхождения между текущей реализацией процессов и новой редакцией Налогового кодекса.

На практике такой анализ охватывает сразу несколько направлений, поскольку изменения затрагивают различные уровни работы системы.

Еще одной задачей этого этапа становится определение взаимосвязей между найденными изменениями. Например, корректировка логики формирования ЭСФ практически всегда влияет на интеграционные сценарии, а добавление новых обязательных реквизитов требует одновременного обновления мастер-данных и пользовательских проверок. Если рассматривать подобные изменения изолированно, возрастает риск получить систему, в которой отдельные компоненты продолжают работать по разным правилам.

По итогам gap-анализа формируется технический план адаптации, в котором каждое изменение привязано к конкретному SAP-компоненту, пользовательской разработке или интеграционному сценарию. Такой документ становится основой для оценки трудозатрат, планирования сроков и определения последовательности внедрения изменений.

Этап 3. Обновите SAP Notes и локализационные компоненты

SAP регулярно выпускает изменения, связанные с законодательными требованиями различных стран. Перед началом собственных разработок необходимо убедиться, что в системе установлены все актуальные SAP Notes и используются последние версии локализационных компонентов.

Во многих случаях именно обновление стандартной функциональности позволяет закрыть часть требований без дополнительного программирования. Если компания использует устаревшие версии SAP ERP или давно не обновляла локализацию Казахстана, объем необходимых изменений может существенно увеличиться.

Этап 4. Выполните необходимые доработки

После определения разрывов между действующей конфигурацией и новыми требованиями выполняются изменения в соответствующих компонентах SAP. В зависимости от архитектуры системы доработки могут включать:

• Изменение правил формирования ЭСФ;
• Обновление интеграции с ИС ЭСФ;
• Обработку новых статусов документов;
• Расширение проверок обязательных реквизитов;
• Адаптацию пользовательских ABAP-разработок;
• Обновление форматов электронных документов.

На этом этапе особенно важно сохранить совместимость всех компонентов, поскольку изменение логики формирования документов без соответствующей адаптации интеграции может привести к новым ошибкам обмена.

Этап 5. Проверьте качество мастер-данных

Даже полностью адаптированная SAP-система не сможет корректно формировать электронные счета-фактуры, если мастер-данные не соответствуют новым требованиям законодательства. Поэтому после завершения технических доработок рекомендуется провести отдельную проверку справочников и классификаторов, которые используются при создании ЭСФ.

В первую очередь следует убедиться в актуальности карточек материалов, поскольку именно они содержат сведения, необходимые для заполнения обязательных реквизитов, включая коды товаров в соответствии с Национальным каталогом. Не менее важно проверить данные контрагентов, налоговые коды и другие справочники, участвующие в определении налогового сценария и формировании структуры электронного счета-фактуры. Если хотя бы один из обязательных реквизитов отсутствует или содержит устаревшие сведения, документ может быть отклонен государственной системой, несмотря на корректную работу всех SAP-компонентов.

Опыт LeverX показывает, что проблемы с качеством мастер-данных становятся одной из наиболее распространенных причин отказов при регистрации ЭСФ после обновления законодательства. По этой причине их актуализацию целесообразно рассматривать как самостоятельный этап проекта, а не как завершающую проверку перед вводом изменений в промышленную эксплуатацию.

Этап 6. Проведите комплексное тестирование

После завершения всех доработок необходимо убедиться, что обновленная SAP-система корректно работает во всех сценариях, предусмотренных новым законодательством. Ограничиваться проверкой успешного формирования электронного счета-фактуры недостаточно, поскольку изменения затрагивают весь жизненный цикл документа, включая обмен данными с ИС ЭСФ и обработку различных статусов.

• Функциональное тестирование: убедитесь, что система корректно создает стандартные, исправленные, дополнительные и отозванные электронные счета-фактуры, а также правильно определяет операции, для которых оформление документа стало обязательным после вступления изменений в силу.
• Интеграционное тестирование: проверьте корректность передачи документов, получения подтверждений, обработки новых статусов, регистрации отказов и обработки сообщений, поступающих от государственной системы. Дополнительно рекомендуется протестировать механизмы повторной отправки документов и обработку технических ошибок обмена.
• Проверка налоговой логики: убедитесь, что изменения не повлияли на определение налоговых обязательств, формирование бухгалтерских документов и расчет НДС. Если в системе используются пользовательские налоговые сценарии или специальные правила формирования ЭСФ, они также должны быть включены в программу испытаний.

Помимо штатной обработки документов рекомендуется воспроизвести ситуации, при которых система должна корректно реагировать на ошибки. К ним относятся отсутствие обязательных реквизитов, использование некорректных мастер-данных, отклонение ЭСФ государственной системой, отсутствие подтверждения со стороны получателя и технические сбои интеграционного обмена. Проверка подобных сценариев позволяет убедиться, что пользователи своевременно получают информацию о возникших проблемах, а система сохраняет согласованность данных даже при возникновении исключительных ситуаций.

Этап 7. Подготовьте пользователей и организуйте мониторинг после запуска

В первые недели эксплуатации рекомендуется сохранить усиленный контроль за работой обновленной функциональности, поскольку именно в этот период проявляются особенности обработки реальных хозяйственных операций и взаимодействия с ИС ЭСФ.

Проект можно считать завершенным после того, как регистрация ЭСФ, обработка новых статусов и обмен данными с ИС ЭСФ выполняются в штатном режиме, а пользователи уверенно работают с обновленными процессами без необходимости постоянного участия проектной команды.

Что может пойти не по плану

Изменения затрагивают больше процессов, чем кажется на этапе оценки

Обязательное подтверждение исправленных и дополнительных ЭСФ выглядит как локальное изменение процесса документооборота. На практике оно влияет на обработку статусов, интеграционный обмен, налоговую логику и пользовательские разработки одновременно. Если объем работ оценивается только по количеству измененных законодательных требований, сроки проекта обычно оказываются заниженными.

Стандартной функциональности SAP может оказаться недостаточно

Даже при использовании актуальной версии SAP часть компаний продолжает применять собственные разработки для формирования ЭСФ, проверки реквизитов или интеграции с ИС ЭСФ. В таких проектах обновление стандартных компонентов само по себе не обеспечивает соответствие новым требованиям, поскольку значительная часть бизнес-логики остается реализованной в пользовательском коде.

Основная причина отказов может находиться за пределами программного кода

Во время адаптации внимание чаще сосредоточено на разработке и настройке SAP. Однако после ввода изменений в эксплуатацию значительная часть ошибок связана с мастер-данными. Отсутствие обязательного кода товара, устаревшие сведения о контрагенте или неполные налоговые реквизиты становятся причиной отклонения ЭСФ даже при корректно работающей системе.

Тестовая среда не всегда воспроизводит реальные сценарии

Во многих компаниях тестирование проводится на ограниченном наборе документов. После перехода в промышленную эксплуатацию система начинает обрабатывать значительно больше вариантов хозяйственных операций, включая редкие сценарии, которые не использовались во время испытаний. Именно на этом этапе обычно выявляются проблемы с пользовательскими расширениями, интеграционными потоками или качеством исходных данных.

Законодательные требования постоянно меняются

Практика показывает, что требования к электронному документообороту регулярно корректируются. По этой причине при адаптации SAP имеет смысл уделять внимание не только выполнению текущих требований, но и возможности дальнейшего сопровождения решения. Чем меньше изменений жестко зашито в пользовательские разработки, тем проще адаптировать систему при последующих обновлениях законодательства.

Подготовьте ваши SAP-системы к изменениям без рисков

Компании обращаются в LeverX на разных стадиях адаптации SAP. Одним требуется оценить влияние изменений законодательства на существующую систему, другие планируют миграцию на SAP S/4HANA одновременно с обновлением локализации Казахстана, третьи уже столкнулись с ошибками регистрации ЭСФ после вступления новых требований в силу.

Команда LeverX может подключиться как к отдельному этапу работ, так и взять на себя полный цикл адаптации SAP. Мы помогаем:

• Интегрировать SAP с информационной системой ЭСФ и обеспечить стабильный обмен электронными счетами-фактурами;
• Адаптировать процессы расчета НДС и формирования налоговых документов в соответствии с актуальными требованиями законодательства;
• Внедрять изменения, связанные с новыми регуляторными требованиями, без нарушения существующих бизнес-процессов;
• Проверять корректность локализации Казахстана во время внедрения или миграции на SAP S/4HANA;
• Сопровождать систему после запуска и контролировать соответствие требованиям законодательства и стабильность процессов электронного документооборота.

Благодаря многолетнему опыту реализации SAP-проектов в различных отраслях LeverX помогает компаниям своевременно адаптироваться к изменениям законодательства, снизить риски при регистрации ЭСФ и обеспечить стабильную работу SAP-системы в условиях постоянно обновляющихся нормативных требований.

Частые вопросы