Валерий Тарасевич, бизнес-аналитик и SAP-консультант компании LeverX, рассказывает о факторах, замедляющих процессы закупок, и способах их устранения.
Гибкий подход к закупкам: зачем его использовать и как достичь
Чтобы оставаться конкурентоспособными на современном рынке, менеджеры компаний должны учитывать его волатильность, поскольку не все предприятия обладают достаточными ресурсами, чтобы выдержать натиск изменений и глобальных событий.
В частности, они должны повысить гибкость процессов закупок, чтобы избежать простоев производства. Валерий Тарасевич, бизнес-аналитик и SAP-консультант компании LeverX, рассказывает о факторах, замедляющих эти процессы, и способах их устранения.
Почему компаниям следует оптимизировать процессы закупок?
Хотя бы потому, что рынок сегодня слишком волатилен. Если раньше критически важную информацию можно было обновлять раз в день, то сегодня все данные, относящиеся к сфере закупок, приходится обновлять каждую секунду.
Почему для бизнеса важно обновлять данные с так часто?
Причина — волатильность рынка. Одно критическое событие может привести к сворачиванию всей цепочки поставок, которая выстраивалась годами. Постоянный сбор и обновление данных помогают компаниям адаптироваться к нестабильности и настроить процессы так, чтобы их можно было быстро изменить в соответствии с требованиями рынка или сложившимися обстоятельствами.
Закупки, складирование, производство, продажи и маркетинг являются взаимосвязанными процессами. Если вы измените один из них, вы должны изменить и другие. Все это влечет за собой бумажную волокиту и согласование документов, которое может длиться месяцами и тормозить всю текущую работу. А в это время ваши конкуренты выводят на рынок новые продукты.
Какие процессы закупок нуждаются в трансформации и повышении гибкости в первую очередь?
Снабжение и вся связанная с ним деятельность. Обоснование закупки, техническое задание и закупочная комиссия, которая примет окончательное решение — пока эти колеса вращаются недостаточно быстро, поставщик ждет.
И даже после принятия положительного решения процесс не закрывается. Вам необходимо создать запрос, согласовать его с внутренним клиентом, преобразовать в RFQ (запрос цен) или RFP (запрос предложений) и отправить на тендерный портал.
Еще более медленный сценарий (сегодня так поступают многие государственные предприятия) — рассылка писем-запросов потенциальным поставщикам. В результате обмен корреспонденцией еще больше затягивает процесс. Но каждое такое действие можно оцифровать. Вы можете получить все данные онлайн, интегрировать их со своей ERP-системой и из этой системы отправить запрос на тендерный портал.
При работе с поставщиками требуется много документов. Что замедляет процесс в данном случае?
Опять бесконечные переговоры по контракту между заказчиком и поставщиком, а также внутри компании. Например, в этом процессе задействовано несколько отделов, и их менеджерам может потребоваться неделя, чтобы оставить свои комментарии.
Сегодня многие предприятия склонны согласовывать контракты в ходе тендерных процессов, прилагая к проектам свои формы контрактов. Это означает, что поставщики могут просматривать условия, пока вы собираете заявки. В этом случае вы не тратите время на переговоры по контракту после того, как будет найден необходимый поставщик, и запускаете процесс поставки практически сразу после закрытия тендера.
Означает ли это, что гибкость процесса закупок основана на экономии времени?
Точно. Несомненно, некоторые компании могут позволить себе не экономить на этом ресурсе. Как правило, это организации, производящие продукцию под заказ. Но отдельные предприятия, такие как производители товаров повседневного спроса, могут в любой момент остановить производство. Любой простой для них — финансовые потери.
Какие еще факторы влияют на гибкость процесса закупок?
Коммуникация между подразделениями компании. Важно не придерживаться сухого формализма, работая по следующему принципу: получаешь документ, подписываешь его и отправляешь дальше. Руководителям отделов нужна возможность обсудить любые вопросы.
Идея гибких закупок заключается в решении проблем без приказа сверху. Вы можете помочь своей компании сделать процессы быстрее и эффективнее.
Производство без простоев важнее бумажной работы, потому что простой означает потери в тысячи долларов.
Что важнее: планирование или гибкость?
Быстрая реакция на изменения и гибкость по отношению к ним. Например, компания создает заявку на приобретение серверов. Но в определенный момент ситуация меняется, и ей приходится переехать в офис меньшего размера. «Негибкий» менеджер обратится к уже согласованному и созданному запросу и, скорее всего, ничего не изменит.
Однако зная, что нам придется переехать в офис меньшего размера, мы можем скорректировать количество необходимых серверов и наш план.
Какие решения помогают предприятиям повысить гибкость процесса закупок?
Если говорить о поиске поставщиков, то это SAP Ariba и SAP S/4HANA. Вы создаете запрос в системе SAP S/4HANA и отправляете его в SAP Ariba, где процесс поиска может быть запущен в течение нескольких минут.
SAP Ariba также предлагает инструмент «Управление контрактами», который позволяет заключать их онлайн как внутри компании, так и с поставщиками.
Функция цифровой подписи помогает значительно ускорить процесс переговоров. Вам больше не нужно сутками напоминать менеджеру об этом; Вы сможете быстро согласовать и утвердить необходимые документы внутри системы.
SAP Ariba предназначен только для пользователей SAP?
Нет. SAP Ariba — уникальное решение; с ним могут работать даже поставщики, не использующие SAP в своих процессах. Они могут зарегистрироваться в SAP Business Network и взаимодействовать с пользователями SAP с помощью этого портала. Для этого вам необходимо отправить поставщику приглашение. Они заполняют форму, проходят проверку и сразу получают возможность участвовать в тендерах.
Более того, решение SAP Quality Management создает рейтинг поставщиков на этом портале. Если вы уже успешно сотрудничали с кем-либо из них, они могут участвовать в ваших тендерах без дополнительного согласования. Если у вас возникли проблемы с поставщиками, система автоматически не включает их при запуске нового.
Вашей компании не хватает гибкости в процессах закупок? Свяжитесь с нами, и наши консультанты SAP подробно изучат специфику вашего бизнеса и помогут вам.
TOP Systems Integration Company
Команда LeverX отвечала за внедрение решений SAP Ariba для прозрачного проведения тендеров и контроля процесса закупок.
Результат:
- Бесшовная интеграция SAP ERP с SAP Ariba;
- Упрощенные текущие тендерные процессы;
- Своевременная организация централизованных электронных аукционов;
- Улучшенный опыт покупок благодаря простым в использовании каталогам.
