Pasūtījumu apstrādes automatizācija ražošanas nozarē: ar mākslīgo intelektu darbināts digitālais pārdošanas asistents uz SAP BTP

LeverX bija atbildīgs par visu lietojumprojekta īstenošanu, sākot no arhitektūras izstrādes līdz ieviešanai un automatizēta digitālā pārdošanas asistenta ieviešanai. Ieviešot šo risinājumu, lielākajā ražošanas uzņēmumā par 60 % tika samazināts manuālās pārdošanas pasūtījumu apstrādes laiks, novēršot neefektivitāti, ko rada vairāki datu formāti.

Klients

Mūsu klients ir vadošais Amerikas ražošanas konglomerāts ar daudzveidīgu portfeli, kas aptver automobiļu detaļas, rūpniecības iekārtas un specializētas patēriņa preces. Uzņēmums darbojas desmitos ražotņu un izplatīšanas centru visā ASV Vidējo rietumu un Saules joslas reģionā, un katru dienu apstrādā lielu skaitu pasūtījumu. Uzņēmuma uzņēmējdarbības modelis, kas balstās uz sarežģītu piegādes ķēdi un daudziem pārdošanas kanāliem - sākot no tiešiem B2B līgumiem līdz dīleru tīkliem un e-komercijas platformām - radīja haotisku un nekonsekventu datu plūsmu. Tas nopietni ietekmēja to darbības efektivitāti, radot ievērojamus šķēršļus klientu pasūtījumu apstrādē, kas galu galā ietekmēja klientu apmierinātību.

Izaicinājums

Galvenā problēma mūsu klienta klientu atbalsta komandai bija pārmērīgi daudz manuālas darbības, kas bija nepieciešamas, lai apstrādātu ienākošos pārdošanas pasūtījumus un rēķinus. Šīs problēmas radās vairākās galvenajās jomās, ko saasināja klienta daudzveidīgais portfelis un plašā darbība:

• sadrumstalotas ienākošo datu plūsmas no dažādiem kanāliem:
  Pasūtījumi un rēķini tika saņemti no vairākiem desmitiem avotu, tostarp sarežģītiem B2B līgumiem, daudzveidīgiem dīleru tīkliem un augošām e-komercijas platformām. Tā rezultātā radās daudzi nekonsekventi formāti, sākot no standarta e-pasta vēstulēm un skenētiem PDF failiem līdz pat atšķirīgām EDI ziņojumu versijām. Šī sadrumstalotība neļāva iegūt vienotu priekšstatu par klientu pieprasījumu automobiļu detaļu, rūpniecības iekārtu un patēriņa preču nodaļās.
• Manuāla datu ieguve no unikālām dokumentu struktūrām:
  Katram ienākošo dokumentu formātam bija unikāla un neparedzama struktūra. Tāpēc klientu atbalsta personālam nācās veltīt vairākas stundas, lai manuāli meklētu, identificētu un rūpīgi atkārtoti ievadītu svarīgākos pasūtījuma datus (piemēram, detaļu numurus, daudzumus, piegādes datumus, sarežģītas norēķinu detaļas un īpašas iepakojuma prasības) centrālajā uzņēmuma ERP sistēmā. Šis process bija būtisks šķērslis uzņēmuma liela apjoma un vairāku nodaļu darbībā.
• Augsts dārgu kļūdu un piegādes ķēdes traucējumu risks:
  Šis lēnais, atkārtojošais manuālais datu ievades process bija ļoti pakļauts dārgām kļūdām. Šīs neprecizitātes tieši noveda pie problēmām pakārtotajā ķēdē, tostarp pie automobiļu detaļu, kurām ir svarīgs laiks, nosūtīšanas kavējumiem, nepareiziem rēķiniem par rūpniecības iekārtām un strīdiem dažādās produktu līnijās, kas galu galā kaitēja rentabilitātei un klientu uzticībai.
• Operatīvā spriedze un klientu pieredzes pasliktināšanās:
  Ievērojamais administratīvais slogs radīja nepārtrauktu spiedienu klientu atbalsta komandās, kas bija izkaisītas ASV Vidējo rietumu un Saules joslas valstīs. Vērtīgi resursi tika novirzīti no proaktīvas klientu iesaistīšanas uz garlaicīgu datu pārvaldību, negatīvi ietekmējot spēju nodrošināt reaģēšanas spēju un precizitāti, ko sagaida daudzveidīgā klientu bāze. Tas bija īpaši svarīgi, jo klientu vadība bija noteikusi, ka ātra klientu apkalpošana ir viens no galvenajiem uzņēmuma mērķiem.

Risinājums

Mēs izstrādājām visaptverošu, integrētu risinājumu, kas pārveidoja klienta atšķirīgo datu ainavu par patiesi vienotu uzņēmuma ekosistēmu. Mūsu pieeja bija vērsta uz SAP biznesa tehnoloģiju platformas jaudas izmantošanu, lai savienotu klienta pamata SAP S/4HANA On-Premise sistēmu ar visiem esošajiem trešo pušu pakalpojumiem un ienākošajiem datu kanāliem.

Lai tieši risinātu manuālās datu apstrādes un nekonsekventu formātu problēmu, mēs ieviesām inteliģentu procesu automatizāciju. Galvenās biznesa darba plūsmas tika automatizētas, izmantojot SAP Build Process Automation, kas ļāva bez problēmām ievadīt, analizēt, maršrutēt, apstiprināt un paziņot datus no visiem avotiem - e-pastiem, PDF, EDI un tīmekļa portāliem - tieši S/4HANA.

Lai nodrošinātu izcilu lietotāja pieredzi un uzlabotu komandas efektivitāti, mēs izstrādājām mūsdienīgu, intuitīvu lietotāja saskarni. Tas ietvēra pielāgotas tīmekļa lietojumprogrammas un mobilās lietojumprogrammas, kas izveidotas ar SAP Build Apps, nodrošinot klientu atbalsta komandai racionalizētus rīkus pasūtījumu pārvaldībai neatkarīgi no to sākotnējā formāta.

Šīs transformācijas stūrakmens bija mūsdienīga mākslīgā intelekta (AI) integrācija. Izmantojot SAP AI Core un GenAI Hub, mēs savienojām risinājumu ar pielāgotiem AI modeļiem, tostarp integrāciju ar dažādiem lielajiem valodas modeļiem (LLM). Šīs inteliģentās iespējas automatizē specifiskus, sarežģītus uzdevumus:

• Automatizēta dokumentu analīze:
  Kritisko datu punktu (detaļu numuri, daudzumi, piegādes datumi) iegūšana no nestrukturētiem dokumentiem, piemēram, e-pasta vēstulēm un dažādiem PDF formātu izkārtojumiem.
• Inteliģenta datu ievadīšana:
  Automātiska lauku aizpildīšana S/4HANA sistēmā, samazinot manuālu atkārtotu ievadīšanu un lauku vērtību apstiprināšanu.
• Datu saskaņošana reālā laikā:
  Informācijas salīdzināšana no dažādiem avotiem, lai nodrošinātu precizitāti un novērstu neatbilstības, pirms tās rada turpmākas problēmas.

Šī stratēģiskā procesu automatizācijas, intuitīvu lietotāja saskarņu un uzlabota mākslīgā intelekta apvienošana ļāva klientam pāriet no reaktīvas manuālas apstrādes uz proaktīvu, automatizētu un pret kļūdām noturīgu pasūtījumu pārvaldības sistēmu.

Tehnoloģiju kopums

Risinājums tika veidots, izmantojot stabilu, mērogojamu un integrētu tehnoloģiju kopumu, galvenokārt izmantojot SAP ekosistēmu:

• Pamata platforma un integrācija: SAP BTP
  Risinājums ir veidots, izmantojot side-by-side paplašinājuma modeli. Tas ir izstrādāts tā, lai saņemtu datus no dažādām sistēmām un darbotos kā tilts uz SAP S/4HANA. SAP Business Technology Platform (SAP BTP) kalpoja kā pamatplatforma mākonī, kas nodrošina netraucētu integrāciju starp SAP S/4HANA On-Premise un dažādām trešo pušu sistēmām.
• Procesu automatizācija: SAP Build Process Automation
  SAP Build Process Automation galveno biznesa darbplūsmu, tostarp datu ievadei un maršrutēšanai, organizēšanai un automatizēšanai.
• Lietojumprogrammu izstrāde: SAP Build Apps
  SAP Build Apps tika izmantots, lai izveidotu pielāgotas tīmekļa un mobilās lietojumprogrammas, nodrošinot modernu un intuitīvu lietotāja pieredzi.
• Mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās: SAP AI Core, GenAI Hub (LLM integrācijai): 
  SAP AI Core nodrošināja mākslīgā intelekta modeļu izpildes laiku un dzīves cikla pārvaldību, savukārt GenAI Hub (AI Core daļa) atviegloja pielāgotu integrāciju ar dažādiem lielajiem valodas modeļiem (LLM) uzlabotai dabiskās valodas apstrādei un datu ieguvei.
• Datu bāze: SAP HANA Cloud
  SAP HANA Cloud kalpoja kā augstas veiktspējas in-memory datu bāze efektīvai datu apstrādei un uzglabāšanai SAP BTP vidē.
• ERP pamatsistēma: SAP S/4HANA On-Premise
  Risinājums nevainojami integrējās ar klienta esošo SAP S/4HANA On-Premise pamatdarbībai, izmantojot pieejamās OData API un vajadzības gadījumā standarta un pielāgotās BAPI.

Rezultāti

Automatizētā digitālā pārdošanas asistenta ieviešana klientam sniedza ievērojamus un izmērāmus ieguvumus:

• manuālās pārdošanas pasūtījumu apstrādes laika samazinājums par 60 %: Panākts, pilnībā automatizējot e-pasta analīzi, pasūtījumu ievadīšanu un rēķina datu iegūšanu.
• Samazināts datu ievades kļūdu skaits: Procesu automatizācija līdz minimumam samazināja cilvēku kļūdas.
• Paātrināta pasūtījumu izpilde: Samazinātais pasūtījumu apstrādes laiks ļāva ātrāk nosūtīt sūtījumus, palielināt darbības efektivitāti un klientu vispārējo apmierinātību ar ātru apkalpošanu.