Selkeä yleiskatsaus SAP:n kirjanpitotyökaluihin, -moduuleihin ja -ominaisuuksiin: FI:stä ja CO:sta S/4HANA:n parannuksiin reaaliaikaista taloushallintoa varten.

Nykyaikaiset taloushallinnon tiimit kohtaavat samankaltaisia vaatimuksia: kirjanpito on pidettävä puhtaana, kuukausi on saatava nopeammin päätökseen, on pysyttävä sääntöjen mukaisena ja johdolle on annettava reaaliaikaisia tietoja - ja kaikki tämä, vaikka taloustiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, tytäryhtiöissä ja työnkuluissa. Yleiset kirjanpitotyökalut voivat tukea perustyönkulkuja, mutta ne ovat rajallisia. Niiden tehokkuus heikkenee, kun organisaatio kasvaa, laajenee kansainvälisesti tai joutuu toimimaan useiden raportointistandardien mukaisesti.

SAP ratkaisee nämä ongelmat taloushallintoratkaisuilla, jotka on suunniteltu erityisesti monimutkaisia yrityksiä varten. Alustan perustana on yhtenäinen tietomalli, vahva sisäinen valvonta ja syvä integraatio kaikkien operatiivisten osa-alueiden kanssa, kuten hankintojen, palkanlaskennan, myynnin, valmistuksen ja logistiikan kanssa. SAP tukee usean yksikön ja usean valuutan rakenteita sekä sekä GAAP- että IFRS-vaatimuksia ilman ulkoisia lisäosia. S/4HANA:n käyttöönoton myötä SAP on kehittänyt näitä ominaisuuksia reaaliaikaisella käsittelyllä, muistiarkkitehtuurilla ja Universal Journalilla, joka yksinkertaistaa ja nopeuttaa rahoitusanalyysejä ja kauden lopun toimintoja.

Tämä artikkeli on hyödyllinen talousjohtajille, SAP-päättäjille ja teknisille ammattilaisille, jotka haluavat käytännönläheisen selityksen siitä, miten SAP hallitsee kirjanpitoa, raportointia ja rahoitustoimintoja. Löydät selkeän yleiskatsauksen SAP:n keskeisistä kirjanpitomoduuleista, S/4HANA:n roolista, alustan keskeisistä ominaisuuksista ja tavoista, joilla SAP integroi taloustiedot muuhun liiketoimintaan.

SAP:n kirjanpidon keskeiset moduulit

SAP järjestää talousprosessit erikoistuneisiin moduuleihin. Vaikka kukin moduuli keskittyy tiettyyn kirjanpidon osa-alueeseen, ne toimivat yhdessä muodostaen yhtenäisen järjestelmän, jossa taloustiedot kulkevat johdonmukaisesti ja luotettavasti. Koska jokainen liiketoimintatoimenpide tuottaa taloudellisia vaikutuksia, SAP tallentaa nämä tiedot heti, kun ne tapahtuvat, ja kokoaa ne yhteen paikkaan - Universal Journaliin.

Rahoituslaskenta (FI)

FI on yrityksen taloushallinnon keskeinen moduuli. Se kattaa pääkirjanpidon, ostovelat, myyntisaamiset, verolaskennan ja lakisääteisen raportoinnin. FI tarjoaa täydellisen näkyvyyden kirjattuihin tapahtumiin ja tukee tilinpäätöksen laatimista.

Universal Journal (ACDOCA) - ei siis pelkkä FI - on kuitenkin SAP S/4HANA -järjestelmässä taloustietojen todellinen yksittäinen totuuden lähde. FI toimittaa kirjauksensa ACDOCAan, jossa ne yhdistetään CO:n, AA:n, ML:n ja muiden komponenttien tietoihin.

Controlling (CO)

CO keskittyy sisäiseen taloushallintoon. Se kattaa kustannuspaikat, tulosyksiköt, sisäiset tilaukset, tuotekustannuslaskennan ja kannattavuusanalyysin (CO-PA). Kun FI näyttää taloudelliset tulokset, CO selittää niiden taustalla olevat toiminnalliset tekijät. Tämä sisäinen näkymä auttaa organisaatioita ymmärtämään, mitkä toiminnot kuluttavat resursseja ja miksi.

Omaisuuserien kirjanpito (AA)

AA hallinnoi käyttöomaisuuden elinkaarta, mukaan lukien hankinnat, poistot, siirrot ja poistot. Se tukee usean kirjanpidon poistoja, mikä auttaa organisaatioita täyttämään sekä lakisääteiset että verovaatimukset. AA varmistaa, että kaikki omaisuuseriin liittyvä toiminta näkyy oikein pääkirjanpidossa.

Treasury and Risk Management (TRM)

TRM tukee kassanhallintaa, likviditeetin suunnittelua, markkinariskien valvontaa, suojauslaskentaa ja rahoitusinstrumentteja. Organisaatiot, joilla on kansainvälisiä toimintoja tai monimutkaista treasury-toimintaa, luottavat tähän moduuliin kassanäkyvyyden ylläpitämiseksi ja riskien tehokkaaksi hallitsemiseksi.

Operatiiviset moduulit, jotka syöttävät kirjanpitoa

Vaikka SAP:n keskeiset taloushallinnon moduulit kattavat kirjanpidon ja raportoinnin olennaiset osat, monet organisaatiot käyttävät lisämoduuleja täyttääkseen toimialan vaatimukset, tukeakseen vaatimustenmukaisuutta tai hallinnoidakseen edistyneempiä rahoitustoimintoja. Nämä komponentit eivät ole osa kirjanpidon ydinkokonaisuutta, mutta ne tuovat merkittävää lisäarvoa rikastamalla taloustietoja ja tukemalla erikoisprosesseja. Kun ne yhdistetään FI:hen, CO:hon ja Universal Journaliin, ne auttavat luomaan kattavamman talouskuvan ja antavat yrityksille mahdollisuuden räätälöidä SAP:n vastaamaan operatiivisia ja lainsäädännöllisiä tarpeitaan.

Materiaalihallinto (MM)

MM hallinnoi hankinta- ja varastoprosesseja. Se määrittelee, miten materiaaleja ostetaan, vastaanotetaan ja seurataan. Taloushallinnossa MM:n ensisijainen tehtävä on tarjota lähdetietoja toimittajiin liittyvää taloudellista toimintaa varten, kuten toimittajavastuita ja varaston arvostusta varten.

Myynti ja jakelu (SD)

SD valvoo myyntitilauksia, toimituksia ja laskutusprosesseja. Se säätelee, miten tulot hinnoitellaan, laskutetaan ja kirjataan. SD tarjoaa toiminnallisen perustan tuloihin, veroihin ja asiakassaataviin liittyville rahoituskirjauksille.

Henkilöstöpääoman hallinta (HCM)

HCM käsittelee palkanlaskentaa, aikatietoja ja työntekijöihin liittyviä kustannuksia. Se varmistaa, että palkkalaskelmat ja niihin liittyvät kustannusten kohdistukset ovat valmiina kirjattavaksi pääkirjanpitoon ja kustannusrakenteisiin.

SAP S/4HANA rahoitusalalle: Keskeisten rahoitusratkaisujen vertailu

Tutustu SAP-ekosysteemin keskeisiin talousmoduuleihin, niiden ominaisuuksiin, siihen, miten ne sopivat yhteen prosessiesi kanssa ja miten ne tukevat organisaatiosi digitaalista transformaatiota.

Lue artikkeli

SAP S/4HANA for Financial Accounting

SAP S/4HANA tuo uudenlaisen lähestymistavan taloushallinnon toimintoihin poistamalla monia aiemmissa järjestelmissä esiintyneitä viiveitä, täsmäytyksiä ja manuaalisia vaiheita. Sen arkkitehtuuri tuo reaaliaikaisen käsittelyn, yhtenäiset taloustiedot ja nykyaikaiset käyttäjätyökalut yhteen ympäristöön, joka tukee nopeampaa ja tarkempaa kirjanpitotyötä.

Reaaliaikaiseen työskentelyyn soveltuva muistiohjautuva prosessointi

S/4HANA toimii SAP HANA in-muistitietokannassa, joten talousraportit saavat lukunsa suoraan rivikohdista. Kirjaus näkyy luvuissa heti, olipa kyseessä sitten koetase, vanhenemisraportti tai kustannuspaikkanäkymä. Tällaisesta välittömästä palautteesta on eniten hyötyä tilinpäätöstyön loppuvaiheessa, kun tiimit tarvitsevat ajantasaisia tietoja eivätkä voi odottaa eräpäivityksiä.

Universal Journal yhtenä totuuden lähteenä

Universal Journal, ACDOCA, yhdistää taloudelliset ja hallinnolliset tiedot, jotka aiemmin olivat erillisissä taulukoissa. FI:n, CO:n, omaisuuskirjanpidon, materiaalikirjanpidon ja kannattavuusanalyysin kirjaukset virtaavat yhteen rakenteeseen. Kun kaikki ulottuvuudet päivittyvät yhdellä kirjauksella, useimmat täsmäytysvaiheet katoavat, ja moduulien väliset epäsuhteet vähenevät huomattavasti.

Nopeampi ja selkeämpi tilinpäätös

Virtaviivaistettu tietomalli vähentää kauden lopussa tarvittavien tarkistusten määrää. Ongelmat nousevat esiin aikaisemmin kauden aikana, jolloin tiimit voivat puuttua niihin ennen päätösviikon alkua. Monet organisaatiot käyttävät tätä lyhentääkseen kuukauden lopun sykliä ja siirtääkseen painopisteen korjauksista validointiin ja analyysiin.

Sulautettu analytiikka ja nykyaikaiset Fiori-sovellukset

S/4HANA sisältää sisäänrakennettuja analyysinäkymiä ja intuitiivisia Fiori-sovelluksia, jotka tukevat päivittäistä taloustyötä. Controllerit voivat tutkia reaaliaikaista tuloslaskelmaa (P&L), suodattaa yrityskoodin tai segmentin mukaan ja porautua dokumenttitasolle yhdessä paikassa. Tämä vähentää riippuvuutta ulkoisista raportointityökaluista ja offline-taulukoista.

Koneellinen oppiminen suurten volyymien alueilla

Koneoppiminen auttaa tehtävissä, jotka perinteisesti vaativat huomattavaa työtä. Se parantaa laskujen täsmäytystä, merkitsee epätavalliset kirjaukset ja tarkentaa maksuehdotuksia. Tämän seurauksena AP- ja AR-prosessit vakiintuvat ja manuaalisten oikaisujen määrä vähenee.

SAP S/4HANA -järjestelmään siirtymistä koskevat yleiset näkökohdat

Onnistunut siirtyminen S/4HANAan edellyttää kohdennettua valmistelua kolmella alueella:

Tietojen puhdistus: Organisaatiot aloittavat tyypillisesti tarkastelemalla masterdataa ja avoimia eriä varmistaakseen, että ACDOCAan siirretyt tiedot ovat tarkkoja ja täydellisiä. Tähän kuuluvat myyjä- ja asiakastiedot, omaisuuserätiedot ja liikekirjanpidon tilit.
Tilikartan yhdenmukaistaminen: Yhdenmukainen tilikartta ja tulosyksikkörakenne vahvistavat Universal Journalin arvoa. Tilisuunnittelun ja kirjauslogiikan yhdenmukaistaminen eri yrityskoodien välillä auttaa varmistamaan vertailukelpoisen ja luotettavan raportoinnin käyttöönoton jälkeen.
Prosessien uudelleensuunnittelu: Koska S/4HANA poistaa monia ECC:n teknisiä rajoitteita, on mahdollista yksinkertaistaa työnkulkuja, vähentää mukautettuja täsmäytysraportteja ja siirtää tiettyjä laajennuksia SAP BTP:hen. Näin luodaan kevyempi ydinjärjestelmä ja tuetaan sujuvampia päivityksiä tulevaisuudessa.

SAP:n kirjanpitoratkaisujen tärkeimmät ominaisuudet

SAP:n kirjanpito-ominaisuudet on rakennettu toimintojen ympärille, jotka vähentävät manuaalista työtä, ylläpitävät tietojen yhdenmukaisuutta ja tukevat tarkkaa taloudellista raportointia monimutkaisissa liiketoimintaympäristöissä. Alla olevat ominaisuudet kuvastavat työkaluja, joita taloushallinnon tiimit käyttävät yleisimmin päivittäisessä toiminnassa.

Ominaisuus	Mitä se tekee	Miten se vähentää manuaalista työtä ja virheitä
Automatisoidut päiväkirjamerkinnät	Postittaa logistiikan, HR:n, hankinnan ja myynnin FI-asiakirjat	Poistaa toistuvat manuaaliset kirjaukset ja parantaa kirjaustarkkuutta.
Integroitu verolaskenta	Soveltaa automaattisesti paikallisia verosääntöjä ja päivitettyjä verokantoja	Vähemmän korjauksia kuukauden lopussa ja parempi sääntöjenmukaisuus.
Monivaluuttakäsittely	Tukee rinnakkaisia arvostuksia ja muuntamista	Vähentää manuaalisia korjauksia konsolidoinnin aikana
Vaatimustenmukaisuus ja valvonta	Tarjoaa kirjausketjuja, hyväksymissääntöjä ja sääntelyn tukea.	Varmistaa yhdenmukaiset prosessit ja pienentää vaatimustenmukaisuusriskiä
Taloudellisen päättämisen nopeuttaminen	Tarjoaa työnkulkuja, täsmäytyksiä ja poikkeusten seurantaa.	Auttaa tiimejä ratkaisemaan ongelmat aikaisemmin ja lyhentämään tilinpäätösaikaa.
Raportointi ja analytiikka	Tarjoaa reaaliaikaisia kojelautoja ja analyysejä.	Vähemmän riippuvuutta offline-raporteista ja nopeampi poikkeama-analyysi.
Asiakirjojen hallinta	Tallentaa ja hyväksyy asiakirjat järjestelmässä	Yksinkertaistaa tarkastuksia ja vähentää hajallaan olevaa dokumentaatiota.

Integrointi muiden liiketoimintatoimintojen kanssa

SAP:n kirjanpidon vahvuus perustuu sen kykyyn yhdistää taloudellinen toiminta suoraan operatiivisiin tapahtumiin. Sen sijaan, että kirjanpitoa pidettäisiin jälkikäteen tapahtuvana vaiheena, järjestelmä kirjaa taloudelliset vaikutukset sillä hetkellä, kun liiketoimintaa tapahtuu. Tämä poistaa päällekkäiset kirjaukset, lisää tarkkuutta ja vähentää täsmäytystyötä.

Hankinnat

Hankintatoimi syötetään saumattomasti kirjanpitoon:

Kun tavaroita vastaanotetaan, järjestelmä päivittää varaston ja luo vastaavat rahoituskirjaukset reaaliajassa (esim. GR/IR).
Kun toimittajan lasku saapuu, SAP tarkistaa laskun ja kirjaa velan automaattisesti.
Taloushallinto tarkistaa poikkeukset sen sijaan, että se syöttäisi tai täsmäyttäisi hankintatietoja manuaalisesti.

Tämä integraatio varmistaa, että toimittajien saldot, varaston arvot ja hankintakustannukset pysyvät oikeina koko kauden ajan.

Myynti

Taloudelliset vaikutukset seuraavat myyntiprosessia ilman manuaalista uudelleenkirjaamista:

Myyntitilaukset ja toimitukset käynnistävät tuloihin liittyvät tiedot.
Kun laskutus tapahtuu, tulot, verot ja saamiset kirjataan automaattisesti FI:hen.
Tulojen kirjaaminen pysyy sidottuna todelliseen myyntikäyttäytymiseen, mikä parantaa tarkastettavuutta ja kuukauden lopun johdonmukaisuutta.

Tuotanto

Tuotantotoiminta tuottaa reaaliaikaisia taloudellisia tietoja:

Tuotantotilaukset kerryttävät materiaali-, työ- ja yleiskustannuksia sitä mukaa kuin niitä syntyy.
Poikkeamat kirjataan selvityksen aikana, jolloin kustannusobjektit ja kannattavuusnäkymät päivittyvät.
Controllerit saavat näkyvyyttä tuotannon taloudellisuuteen odottamatta erätöitä tai offline-raportteja.

Logistiikka

Tavaroiden liikkuminen päivittää samanaikaisesti sekä operatiiviset että taloudelliset tiedot:

Tavaran lähetykset, vastaanotot ja siirrot muokkaavat määriä ja arvoja.
Varaston arvostus pysyy synkronoituna varaston toiminnan kanssa.
Rahoitusryhmät käyttävät vähemmän aikaa varastoon liittyvien poikkeamien korjaamiseen kauden lopussa.

Henkilöstö

Palkka- ja työvoimakustannukset siirtyvät suoraan taloushallintoon:

Palkanlaskennan tulokset HCM:stä tai SuccessFactors Employee Centralista kirjataan automaattisesti rahoitukseen.
Kustannukset kohdistetaan oikeille kustannuspaikoille, tulosyksiköille ja sisäisille tilauksille.
Organisaatiot saavat tarkemman työvoimakustannusraportoinnin ja selkeämmän näkyvyyden katteisiin.

Toimialat, jotka käyttävät SAP:ää kirjanpitoon

SAP:ia käytetään monilla eri toimialoilla, koska se pystyy hallitsemaan monimutkaisia toimintoja, tukemaan erilaisia raportointivaatimuksia ja käsittelemään suuria määriä taloustietoja hajoamatta. Sen kirjanpitotyökalut mukautuvat hyvin kunkin alan toimintatapoihin, minkä vuoksi monet organisaatiot turvautuvat SAP:hen, kun keskitason järjestelmät eivät enää pysy mukana.

Organisaatiot kääntyvät usein SAP:n puoleen, kun keskikokoiset liiketoimintajärjestelmät muuttuvat liian monimutkaisiksi ja vaativat alustan, joka on suunniteltu maailmanlaajuiseen mittakaavaan, useiden GAAP-standardien mukaiseen raportointiin, suuriin transaktiovolyymeihin ja useiden organisaatioiden välisen datan konsolidointiin. Tämä kyky tukea sekä operatiivista yksinkertaisuutta että globaalin yrityksen monimutkaisuutta tekee SAP:sta järjestelmän, jonka yritykset valitsevat, kun ne laajentavat toimintaansa tai muuttavat rahoitusarkkitehtuuriaan.

Valmistus

Teollisuusyritykset luottavat SAP:iin tuotantokustannusten seuraamisessa eri tehtaissa ja työkeskuksissa. Järjestelmä kerää materiaalin käytön, työajan ja yleiskustannukset sitä mukaa, kun työtä tehdään, ja kohdistaa nämä määrät oikeille kustannuskohteille. Näin tiimien on helpompi havaita, missä poikkeamat ilmenevät, ja ymmärtää, miten kukin tuotantovaihe vaikuttaa lopputuotteen katteeseen.

Vähittäiskauppa

Vähittäiskauppiaat työskentelevät päivittäin valtavien tapahtumamäärien kanssa. SAP yhdistää myyntitoiminnan, varaston liikkeet ja rahoituskirjaukset, jotta kirjanpitotiedot pysyvät linjassa myymälöiden tai verkkokaupan tapahtumien kanssa. Tämä tekee katteen seurannasta luotettavampaa ja vähentää tavallisesti kauden lopussa vaadittavaa siivousta.

Asiantuntijapalvelut

Asiantuntijapalvelualan yritykset ovat riippuvaisia tarkasta projektikirjanpidosta. SAP yhdistää ajan kirjaamisen, kulut ja laskutuksen yhteen prosessiin, joten projektitiedot pysyvät yhdenmukaisina alusta loppuun. Tämä vähentää laskutettavan työn ohi jäämisen mahdollisuutta ja antaa yrityksille selkeämmän kuvan kunkin toimeksiannon tai asiakkaan kannattavuudesta.

Terveydenhuolto ja lääketeollisuus

Terveydenhuolto- ja lääkealan organisaatiot toimivat tiukan viranomaisvalvonnan alaisuudessa, ja tarkastukset ulottuvat usein syvälle talous- ja toimintatietoihin. SAP auttaa niitä hallitsemaan tätä painetta tarjoamalla määritellyt hyväksymispolut, käytännön valvontapisteet ja kirjausketjut, jotka tallentavat, mitä tapahtui ja milloin. Nämä ominaisuudet helpottavat tarkkojen taloudellisten tietojen ylläpitoa, kun valvotaan useita laitoksia, tutkimusohjelmia tai muita säänneltyjä toimintoja.

Yleishyödylliset laitokset

Yleishyödylliset laitokset toimivat suurilla omaisuuseräsalkuilla ja pitkillä poistoaikatauluilla. SAP:n omaisuuserien kirjanpito- ja kustannushallintaominaisuudet sopivat hyvin tähän malliin, sillä ne tarjoavat selkeän näkemyksen omaisuuserien suorituskyvystä ja pitkän aikavälin taloudellisista vaikutuksista.

Julkinen sektori

Julkisen sektorin organisaatiot tarvitsevat läpinäkyvyyttä, budjettivalvontaa ja jäljitettävissä olevia menoja. SAP tukee avustusten hallintaa, budjettitarkistuksia ja yksityiskohtaista raportointia, joiden avulla virastot ja laitokset voivat täyttää tilivelvollisuusvaatimukset.

Näiden alojen organisaatiot valitsevat usein SAP:n, kun niiden talousprosessit ovat kasvaneet kevyempien järjestelmien yli ja niiden on toimittava johdonmukaisesti useissa toimipisteissä ja raportointiasetuksissa. Ne etsivät alustaa, joka sopii päivittäisiin toimintoihin aiheuttamatta ylimääräistä työtä, ja SAP täyttää yleensä tämän tarpeen.

Johtopäätös

SAP antaa kirjanpitotiimeille perustan, jolla voidaan hoitaa muutakin kuin päivittäistä kirjanpitoa. Koska taloustiedot tulevat suoraan hankinnasta, myynnistä, valmistuksesta, henkilöstöhallinnosta ja muista toiminnallisista virtauksista, luvut saapuvat järjestelmään pienemmillä aukoilla ja paljon vähemmän jälkitöitä tehden. S/4HANA vahvistaa tätä asetelmaa reaaliaikaisella käsittelyllä, yhdellä päiväkirjarakenteella ja työkaluilla, jotka auttavat tiimejä selviytymään kuukauden lopusta ilman viivästyksiä.

Talousjohtajille tämä luo alustan, joka pysyy luotettavana, kun raportointivaatimukset monimutkaistuvat tai kun yritys tulee uusille markkinoille. SAP:n tapa yhdistää operatiivinen toiminta ja taloudelliset tulokset helpottavat myös suorituskyvyn tulkintaa ja tukemista. Järjestelmä on rakennettu pysymään vakaana mittakaavassa ja antamaan samalla organisaatioille tilaa kehittyä.