Как сократить сроки закрытия, избавить сотрудников от постоянной сверки данных и предоставить руководству актуальные цифры для принятия решений? В статье разбираем, какие возможности SAP S/4HANA помогают перестроить работу финансовой службы.
Помимо учета и подготовки отчетности, финансовая служба участвует в разработке стратегии, оценивает инвестиционные проекты и помогает управлять рисками. Чтобы руководство могло опираться на результаты их работы, финансовые специалисты также должны детально объяснять, как меняются результаты компании и что повлияло на отклонения.
Для такого анализа нужны данные из разных подразделений, однако во многих компаниях они распределены между несколькими системами, поэтому перед подготовкой отчета сотрудникам приходится вручную сопоставлять показатели и выполнять часть расчетов в электронных таблицах, из-за чего работа занимает больше времени. По мере развития компании растет и число источников данных, что в свою очередь увеличивает задержку при подготовке отчетности. В результате руководство зачастую получает информацию позже, чем требуется для принятия решений.
В SAP S/4HANA финансовые показатели можно анализировать вместе с данными о продажах, закупках и других процессах. В статье мы разберем, как улучшить финансовые процессы с помощью SAP и какие возможности SAP S/4HANA будут полезны финансовым отделам.
Почему сегодня компании активно пересматривают работу финансовых служб
Многие финансовые службы годами работали в привязке к месячному закрытию: после завершения периода данные сводили, проверяли и передавали руководству. Такой график подходил компаниям, пока основные решения принимались в том же темпе.
Сейчас цены, инвестиционные планы и потребность в новых сотрудниках могут измениться в течение нескольких дней, а значит руководству нужны финансовые данные в момент, когда еще можно повлиять на решение, ведь данные, доступные только после закрытия, позволяют объяснить произошедшее, но почти не помогают скорректировать ситуацию.
Помимо этой, есть ряд и других причин:
Рост компании усложняет финансовые процессы
После приобретения другой компании к действующим системам и правилам учета добавляются новые. Регистрация юридического лица увеличивает количество операций, а выход в другой регион приносит дополнительные требования к отчетности. Обрабатывать весь этот объем приходится финансовой службе, состав которой часто остается прежним.
Чтобы подготовить сводный отчет, команда собирает информацию из нескольких ERP-систем, локальных программ и электронных таблиц. Данные приходится сверять вручную, поскольку подразделения могут по-разному рассчитывать одни и те же показатели. Расхождения затягивают закрытие месяца, а их поиск и устранение отнимают время у анализа. В итоге финансовые специалисты дольше готовят цифры и позже приступают к работе с ними.
Новые задачи повышают требования к данным
Внедрение углубленной аналитики, автоматизации и ИИ подсвечивает проблемы с данными, которые существуют в компании, поскольку все эти инструменты используют информацию из действующих финансовых систем.
Если одна операция записана несколько раз или подразделения используют разные значения показателя, автоматизация сохраняет эти расхождения, после чего они переходят в отчеты, прогнозы и аналитические модели, усложняя их дальнейшее использование.
|
Бизнес-приоритеты |
Какие данные требуются |
|
Более быстрое принятие решений |
Текущие финансовые показатели, доступные во время обсуждения дальнейших действий. |
|
Постоянный контроль результатов |
Информация об изменениях. |
|
Соблюдение требований регуляторов |
Отчетность, подготовленная по правилам конкретной отрасли и региона. |
|
Рост за счет приобретения компаний |
Согласованные данные новых юридических лиц, включенные в общую консолидацию. |
|
ИИ и автоматизация |
Точные данные без дубликатов и расхождений между системами. |
Как цифровизация меняет работу финансовой службы
Электронные документы и новое программное обеспечение помогают ускорить отдельные операции. Полноценная цифровизация связывает финансовые процессы с общими данными компании, благодаря чему информация из разных систем поступает в единое рабочее пространство. То есть сотрудникам уже не нужно заново собирать и сверять ее перед подготовкой каждого отчета.
|
Традиционная модель |
Цифровая модель |
|
Финансовые данные распределены между несколькими системами. |
Информация из разных подразделений связана и доступна в общей среде. |
|
Справочники и определения показателей различаются. |
Единые справочники обеспечивают сопоставимость данных и отчетности. |
|
Основная часть учетных операций выполняется при закрытии месяца. |
Операции прослеживаются в течение всего периода, а финансовые показатели регулярно обновляются. |
|
Для контроля требуются ручные проверки. |
Автоматизированный контроль помогает обнаруживать ошибки на более раннем этапе. |
|
Отчетность описывает уже завершившийся период. |
Финансовая команда следит за изменениями практически в реальном времени. |
|
Финансовая служба в основном регистрирует операции |
Ее специалисты участвуют в планировании, готовят прогнозы и оценивают влияние решений на результаты компании. |
Когда сбор и сверка данных занимают меньше времени, финансовые специалисты могут сосредоточиться на анализе результатов, подготовке прогнозов и оценке возможных решений.
SAP S/4HANA — основа успешной трансформации финансовых процессов
Обычно поводом для трансформации работы финансового отдела становятся проблемы в текущих процессах: длительная подготовка отчетности, расхождения в данных между подразделениями, ручная сверка данных, которая еще больше затягивает операции, и многое другое.
Замена инструментов отчетности ускоряет подготовку отдельных отчетов, но не устраняет расхождения в исходной информации. Автоматизация одного процесса дает такой же локальный эффект. Чтобы сократить объем сверок, компании нужна платформа, где все финансовые процессы используют общие записи.
Общая модель финансовых данных
В SAP S/4HANA данные финансового и управленческого учета, которые раньше находились в разных структурах, теперь хранятся в универсальном журнале (Universal Journal), что позволяет сократить число сверок. Финансовые специалисты работают с согласованными показателями независимо от того, в каком процессе они были сформированы.
Постоянный доступ к финансовым данным
В устаревших системах между операцией и ее отображением в отчете проходит несколько этапов: сначала данные извлекают из исходной системы, затем объединяют и проверяют. Только после этого сотрудники могут приступить к анализу.
В SAP S/4HANA каждая транзакция сразу обновляет финансовые показатели, а встроенная аналитика работает с теми же операционными данными. Переносить информацию в отдельную систему отчетности при этом не требуется.
Связь финансов с другими процессами
На финансовые результаты напрямую влияют решения, которые принимают другие подразделения. Так, например, закупки влияют на затраты, производство определяет стоимость запасов, а продажи формируют выручку и прибыль.
В SAP S/4HANA отделы работают с общими бизнес-данными, благодаря чему финансовые специалисты могут увидеть, какая операция изменила показатель, и оперативно разобраться в причинах.
Основные направления трансформации финансовых процессов с SAP
Более быстрое и предсказуемое закрытие периода
Чем дольше длится закрытие, тем позже руководство получает отчетность и тем меньше времени остается на реагирование в случае каких-либо проблем. Ускорить процесс можно за счет единых процедур, автоматического распределения задач и согласованной работы команд.
SAP Advanced Financial Closing (SAP AFC) помогает координировать закрытие по нескольким юридическим лицам. Для этого в системе формируется общий график, где видны ответственные, сроки и статус каждой задачи. Решение также позволяет автоматизировать повторяющиеся операции и оперативно обнаруживать отклонения от плана.
Централизация финансовых данных
При работе с несколькими ERP-системами каждое подразделение может использовать собственную структуру учета и правила отчетности. В результате этого перед подготовкой общих показателей финансовой команде приходится сперва приводить данные к сопоставимому виду, а затем искать и устранять расхождения.
SAP Central Finance собирает финансовую информацию из исходных систем в централизованной среде, приводя показатели к единым правилам.
Консолидация групповой отчетности
После объединения данных финансовой команде нужно свести результаты юридических лиц и подготовить отчетность, которая будет соответствовать внутренним правилам и внешним требованиям. Чем больше подразделений участвует в процессе, тем труднее выполнить эту работу вручную без задержек и расхождений.
SAP S/4HANA Finance for Group Reporting позволяет выполнять консолидацию в той же системе, где хранятся финансовые данные, с применением общих правил ко всем юридическим лицам. Благодаря этому итоговые показатели требуют меньше ручных корректировок и дополнительных проверок.
Контроль денежных средств и финансовых рисков
Казначейские решения принимаются на основе текущей информации о денежных средствах, ликвидности и рисках. Если такие данные поступают с задержкой, становится сложнее оценить потребность в финансировании и определить, какие средства доступны компании.
SAP Treasury and Risk Management объединяет информацию по казначейским операциям в разных подразделениях и странах, благодаря чему специалисты могут отслеживать денежные позиции, контролировать ликвидность и оценивать финансовые риски на основе актуальных данных.
Подготовка обязательной отчетности
Требования регуляторов обычно четко определены, но из-за того, что данные могут поступать из разных систем и проходить собственные этапы обработки, выполнить их бывает сложно из-за расхождений в исходной информации.
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) использует финансовые данные из SAP для подготовки обязательной отчетности и обработки электронных документов. Система учитывает требования конкретных стран и сокращает объем ручной проверки перед отправкой документов.
Каждое из этих решений охватывает отдельное направление работы финансовой службы. При совместном использовании они обращаются к единому набору данных, поэтому в отчетности, консолидации, казначейских операциях и регуляторных процедурах будут использоваться согласованные показатели.
Как доступ к оперативной отчетности влияет на финансовые решения
У большинства компаний уже есть все необходимые финансовые отчеты, но из-за того, что финансовым командам необходимо сперва собрать и сверить данные, руководство зачастую получает их, когда ситуация в бизнесе успевает поменяться. В результате отчет отвечает на вопросы, которые были актуальны в начале его подготовки, тогда как руководству уже приходится решать новые задачи.
После внедрения оперативной отчетности показатели обновляются в течение всего отчетного периода, что позволяет финансовой службе постоянно следить за изменениями и оценивать их влияние.
Оценка результатов в течение отчетного периода
Месячные и квартальные отчеты все также важны, поскольку показывают результаты завершившегося периода. Оперативные данные дополняют их информацией о том, как формируется текущий результат, и позволяют заметить отклонения, пока у компании еще есть время на реакцию.
Финансовая команда может:
- Отслеживать изменение рентабельности в течение периода;
- Контролировать ключевые показатели по мере обновления данных;
- Раньше замечать отклонения в затратах и выручке;
- Пересматривать прогноз с учетом новых операций.
Общая система показателей
Если участники обсуждения используют разные данные, значительная часть встречи уходит на выяснение причин расхождений. Общие показатели позволяют сразу перейти к оценке ситуации и возможных действий.
Встроенная аналитика дает сотрудникам доступ к финансовой и операционной информации непосредственно в тех приложениях, где они работают. Результат можно изучить вместе со связанными операциями, не переключаясь между несколькими системами.
Больше времени на интерпретацию данных
Доступ к показателям в течение отчетного периода дает финансовой команде больше времени на анализ. Специалисты успевают разобраться в причинах изменений и объяснить руководству, как они повлияют на результаты компании.
Интеллектуальная автоматизация финансовых процессов
Если спросить финансовых специалистов, на что уходит больше всего времени, ответы во многих компаниях окажутся похожими. Рабочий день заполняют согласование счетов, сопоставление операций, подготовка регулярных проводок и устранение ошибок перед закрытием периода. Все эти задачи необходимы, но большая часть действий каждый раз повторяется в одной и той же последовательности, поэтому их можно автоматизировать.
Автоматизация повседневных операций
Обработка многих финансовых документов проходит по заранее известному сценарию: после получения счета нужно направить его на согласование, сформировать проводки и выполнить сверку. Если система берет эти этапы на себя, сотрудникам уже не приходится вручную передавать документ между участниками процесса и контролировать выполнение каждой операции.
Освободившееся время команда может направить на случаи, которые требуют ручной проверки или отдельного решения.
Работа с нестандартными случаями
Большинство транзакций обрабатывается по установленным правилам и может проходить без участия специалиста. Внимания требуют лишь операции с неполными данными, необычными условиями или отклонениями от политики компании. Бизнес-правила и машинное обучение помогают автоматически находить такие случаи среди типовых операций, что позволяет финансовой команде получать их на проверку и разбираться с причинами отклонений, не просматривая весь поток вручную.
Сокращение ручной работы
Роботизированная автоматизация подходит для регулярных операций с понятной последовательностью действий. Машинное обучение дополняет ее там, где системе нужно распознавать отклонения и со временем повышать точность обработки. В результате финансовые специалисты сохраняют контроль над решениями, но тратят меньше времени на административные действия и могут раньше перейти к анализу результатов и работе с задачами, где требуется профессиональная оценка.
Почему трансформация финансовых процессов затрагивает всю компанию
Финансовая служба работает с данными, которые генерируются в ходе повседневных операций по всей компании: после оформления заказа на закупку возникает обязательство перед поставщиком, движение материалов меняет стоимость запасов, а отгрузка товара влияет на выручку. К тем же финансовым показателям относятся расходы на оплату труда, которые обновляются после расчета заработной платы.
Если информация об этих операциях хранится в разных системах и поступает в финансовый отдел с задержкой, перед подготовкой отчетности сотрудникам приходится заново сопоставлять документы, искать расхождения и запрашивать недостающие сведения у других подразделений.
|
Область бизнеса |
Как ее процессы отражаются на работе финансового отдела |
|
Закупки |
Условия и объем закупок определяют затраты, обязательства перед поставщиками и будущие платежи. |
|
Цепочки поставок |
Движение запасов влияет на оборотный капитал и показатели финансовой отчетности. |
|
Производство |
Объем выпуска и затраты на производство используются при оценке запасов, расчете себестоимости и маржинальности. |
|
Продажи |
Заказы, отгрузки и счета служат основанием для признания выручки и расчета рентабельности. |
|
Управление персоналом |
Данные о заработной плате и численности сотрудников учитываются в операционных расходах и бюджетах. |
Когда подразделения работают с общими данными, финансовая служба видит результаты операций сразу после их выполнения. В результате команда формирует бюджет с учетом текущих изменений в компании, рассчитывает рентабельность по актуальным данным и обновляет прогнозы в течение месяца.
С какими сложностями могут столкнуться компании
Чаще всего проблемы возникают в следующих областях:
- Разные ERP-системы. Чтобы оценить результаты всей компании, финансовая команда сперва должна собрать и объединить данные из нескольких систем;
- Несогласованность основных данных. Даже небольшие различия в планах счетов, карточках деловых партнеров или организационных структурах могут вызвать расхождения в отчетности;
- Разные правила выполнения одних и тех же операций. Подразделения одной компании могут использовать собственные маршруты согласования или по-разному проводить закрытие периода;
- Неясное распределение ответственности. По мере роста компании сотрудникам становится сложнее определить, кто отвечает за основные данные, согласовывает изменения и устанавливает общие требования к отчетности;
- Возвращение к привычным инструментам. После запуска новой платформы сотрудники нередко продолжают работать в электронных таблицах и использовать локальные решения. Такая практика сохраняется, пока команда не убедится, что новым процессам можно доверять.
Полностью устранять различия необязательно. Компании нужно определить, где единые процессы упростят работу, а где отделам стоит сохранить возможность учитывать свою специфику.
Как LeverX помогает трансформировать финансовые процессы
Проекты по трансформации финансов обычно охватывают несколько процессов и решений SAP. В них участвуют разные подразделения и юридические лица, а при международном внедрении к работе подключаются команды из нескольких стран. Поэтому изменения затрагивают и те области бизнеса, которые находятся за пределами финансовой службы.
Содержание проекта зависит от исходной ситуации. Компания может готовиться к переходу на SAP S/4HANA, объединять действующие системы или совершенствовать финансовые процессы после внедрения. LeverX подключается на любом из этих этапов.
В каких задачах помогает LeverX
- Внедрение и модернизация SAP S/4HANA Finance;
- Реализация проектов по SAP Central Finance для компаний с несколькими ERP-системами;
- Пересмотр и стандартизация финансовых процессов;
- Внедрение решений в нескольких подразделениях и юридических лицах;
- Настройка финансовой среды для группы компаний и нескольких регистров учета;
- Подготовка регуляторной отчетности и соблюдение требований;
- Интеграция SAP со сторонними бизнес-приложениями;
- Миграция SAP, включая поэтапный переход;
- Постоянная оптимизация и поддержка после запуска.
LeverX помогает модернизировать действующие системы SAP и создавать новые цифровые платформы для финансов. При проектировании наша команда учитывает процессы компании и ее дальнейшие планы, чтобы выбранные решения поддерживали повседневную работу после завершения внедрения.
Заключение
Годами финансовые команды воспринимали сбор данных из разных систем и ручную сверку показателей как привычную часть работы. Сейчас такой темп перестал соответствовать требованиям бизнеса: руководители ждут информацию, пока у них еще остается время скорректировать дальнейшие действия.
Поскольку такие ситуации возникают в течение всего отчетного периода, финансовой службе нужны актуальные данные о работе компании. SAP S/4HANA Finance объединяет финансовую и операционную информацию на одной платформе, благодаря чему сотрудники могут отслеживать показатели по мере проведения операций.
.webp)
