SAP IPD i PLM w produkcji urządzeń do napojów

Przeprowadziliśmy transformację i modernizację działów badań i rozwoju oraz inżynierii, a także systemu zarządzania cyklem życia produktu, aby umożliwić klientowi efektywne zarządzanie cyklem życia produktu, projektowanie i wytwarzanie produktów na najwyższym poziomie przy jednoczesnym dalszym wprowadzaniu innowacji.

Klient

Klientem jest wiodący globalny producent urządzeń do dozowania i podawania napojów, dostarczający sprzęt dla sieci gastronomicznych, handlu detalicznego i sektora HoReCa. Zgodnie z polityką poufności nazwa firmy nie jest ujawniana w case study.

Firma projektuje i produkuje szeroki portfel wysoko konfigurowalnych urządzeń. Duża liczba wariantów konstrukcyjnych oznacza częste zmiany inżynieryjne wynikające zarówno z rozwoju produktów, jak i indywidualnych wymagań klientów końcowych. Każda zmiana generuje również kolejne wersje dokumentacji technicznej i danych CAD.

Wyzwanie

Przed rozpoczęciem współpracy z LeverX dane produktowe klienta były rozproszone pomiędzy kilkunastoma niezależnymi systemami i dyskami sieciowymi. Organizacja nie miała jednego, nadrzędnego źródła informacji o produkcie i jego dokumentacji.

W codziennej pracy przekładało się to na kilka istotnych problemów:

• brak jednego źródła prawdy dla dokumentacji technicznej i danych CAD,
• czasochłonny, ręczny obieg zmian inżynieryjnych wymagający pracy w wielu systemach,
• ograniczona widoczność portfela projektów rozwojowych i obciążenia zespołów inżynieryjnych,
• wydłużony czas reakcji na zgłoszenia klientów dotyczące modyfikacji urządzeń,
• ryzyko pracy na nieaktualnych wersjach dokumentacji konstrukcyjnej,
• dodatkowe koszty związane z utrzymywaniem kilku niezależnych narzędzi.

Wraz ze wzrostem liczby wariantów produktowych i tempa zmian rynkowych dotychczasowy sposób zarządzania danymi produktu przestał odpowiadać skali działalności firmy.

Rozwiązanie

Klient zdecydował się wykorzystać SAP IPD jako element środowiska wspierającego procesy zarządzania cyklem życia produktu. Ważnym argumentem była możliwość wykorzystania zintegrowanego środowiska SAP do uporządkowania danych produktu, dokumentacji technicznej i procesów związanych ze zmianami.

LeverX odpowiadał za zaprojektowanie i przeprowadzenie wdrożenia w modelu etapowym. Pozwoliło to rozpocząć od najbardziej krytycznych obszarów i stopniowo rozszerzać rozwiązanie bez konieczności jednoczesnej zmiany wszystkich procesów w organizacji.

Przed rozpoczęciem prac wdrożeniowych zespół LeverX przeprowadził analizę przedwdrożeniową, podczas której zidentyfikowano 12 rozproszonych silosów danych wymagających konsolidacji. W trakcie realizacji projektu zakres został rozszerzony do 14 źródeł danych, gdy zespół zidentyfikował kolejne obszary nadające się do integracji.

O wyborze LeverX jako partnera wdrożeniowego zdecydowało doświadczenie w obszarze PLM, SAP PPM/NPDI (New Product Development and Introduction) oraz zarządzania zmianą inżynieryjną, połączone ze znajomością procesów produkcyjnych i realiów pracy działów inżynieryjnych.

Projekt rozpoczęto na platformie SAP ERP (SAP ECC). Zastosowane mechanizmy integracji CAD, SAP DMS i SAP PPM mają zastosowanie również w środowiskach SAP S/4HANA.

Zakres techniczny

Wdrożenie zostało zrealizowane w czterech kolejnych etapach.

Etap 1 – Konsolidacja dokumentacji technicznej i integracja CAD

Pierwszy etap koncentrował się na uporządkowaniu dokumentacji konstrukcyjnej i stworzeniu jednego źródła danych.

LeverX:

• uruchomił integrację CAD z SAP poprzez SAP Engineering Control Center (SAP ECTR),
• wdrożył SAP 3D Visual Enterprise do wizualizacji danych 3D,
• przeprowadził migrację ponad 500 000 plików CAD z systemu PDMWorks i dysków sieciowych do SAP DMS,
• uporządkował 17 typów dokumentów wraz z regułami bezpieczeństwa, uprawnień i kontroli zmian,
• wdrożył wersjonowanie, historię rewizji oraz powiązania między dokumentacją a danymi podstawowymi SAP.
  

Etap 2 – Zarządzanie portfelem projektów w SAP PPM

Kolejny etap objął uporządkowanie zarządzania projektami rozwojowymi.

SAP PPM zastąpił dotychczasowe, odrębne narzędzie do zarządzania projektami. W ramach wdrożenia uruchomiono m.in.:

• zakładanie projektów,
• przydział zasobów,
• rejestrację czasu pracy,
• zarządzanie nieobecnościami zespołów projektowych,
• jednolitą strukturę dla 120 projektów rozwojowych,
• 5 poziomów akceptacji,
• pulpit KPI oparty na ponad 200 kolumnach danych projektowych.

Dzięki temu kierownictwo zyskało bieżący wgląd w portfel projektów i obciążenie zespołów.

Etap 3 – Zarządzanie zmianą inżynieryjną

Trzeci etap koncentrował się na procesie Engineering Change Management.

LeverX rozbudował SAP DMS oraz zaktualizował platformę SAP. Następnie wdrożył proces zarządzania zmianą inżynieryjną wraz z podstawowym obiegiem zatwierdzeń.

Ważnym elementem rozwiązania było Integrated Process Solution (IPS) – autorskie rozszerzenie LeverX, uznane przez SAP jako rozwiązanie partnerskie. IPS wspiera kontrolę poszczególnych działów nad procesami rozwoju i modyfikacji produktu.

Jednym z kluczowych założeń było uproszczenie sposobu zatwierdzania zmian. Użytkownicy mogli akceptować zmiany za pośrednictwem poczty elektronicznej, bez konieczności logowania się bezpośrednio do SAP.

Takie podejście pozwoliło ograniczyć liczbę użytkowników wymagających pełnego dostępu do systemu, zachowując jednocześnie kontrolę nad procesem i uprawnieniami.

Etap 4 – Rozszerzenie zarządzania portfelem i projektami

Czwarty etap jest obecnie rozwijany.

Zakres SAP PPM został rozszerzony o:

• zarządzanie zasobami projektowymi,
• koszty projektów,
• rozbudowane raportowanie,
• workflow PPM,
• uproszczone zarządzanie dokumentacją projektową poprzez Easy Document Management.

Kolejne rozszerzenia pozwalają objąć wspólnym środowiskiem SAP następne elementy procesu rozwoju produktu.

Architektura integracji

Centralnym elementem rozwiązania został SAP DMS, pełniący funkcję repozytorium dokumentacji technicznej.

Został on zintegrowany z:

• narzędziami CAD poprzez SAP Engineering Control Center (SAP ECTR),
• SAP 3D Visual Enterprise do wizualizacji danych 3D,
• SAP PPM powiązanym z dokumentacją projektową i danymi zmian inżynieryjnych,
• mechanizmami SAP Business Workflow, wykorzystanymi również w rozszerzeniu IPS,
• witryną internetową klienta, automatycznie zasilaną danymi z SAP Material Master.

Szczególnie istotna była automatyzacja wymiany danych pomiędzy SAP a witryną internetową klienta. Dane produktowe nie musiały być ręcznie przepisywane przez zespół graficzny – strona była zasilana bezpośrednio informacjami z SAP.

Architektura pozwoliła więc utrzymać jedno źródło danych produktowych, a jednocześnie ograniczyć liczbę użytkowników wymagających bezpośredniego dostępu do SAP. Miało to również przełożenie na koszty licencyjne.

Najważniejsze wyzwania techniczne

Projekt wymagał rozwiązania kilku istotnych problemów związanych z dużą ilością danych i złożonością procesów inżynieryjnych.

• Migracja ponad 500 000 plików CAD. Dane pochodziły z PDMWorks i dysków sieciowych. Kluczowe było zachowanie historii wersji oraz powiązań konstrukcyjnych.

• Akceptacja zmian przez e-mail. Proces musiał być dostępny również dla użytkowników, którzy nie potrzebowali pełnego dostępu do SAP. LeverX zaprojektował więc workflow pozwalający obsługiwać akceptacje poza systemem.

• Konsolidacja 14 źródeł danych. Początkowa analiza wykazała 12 silosów danych. W trakcie projektu zidentyfikowano kolejne dwa źródła, które również zostały objęte pracami integracyjnymi.

• Duża liczba danych projektowych. Pulpit KPI SAP PPM został oparty na ponad 200 kolumnach danych projektowych pochodzących z wcześniejszego narzędzia PM.

• Aktualizacja platformy SAP. Rozbudowa procesu Engineering Change Management została połączona z aktualizacją platformy SAP, przy zachowaniu ciągłości bieżących procesów.

Wyniki

Wdrożenie przełożyło się przede wszystkim na szybszą realizację projektów rozwojowych, sprawniejszą obsługę zmian i krótszy czas wprowadzania urządzeń do sprzedaży.

• 71% krótszy czas do pierwszej sprzedaży

Czas od konfiguracji urządzenia w SAP do jego pierwszej sprzedaży skrócił się z 8,3 do 2,4 miesiąca.

• 35% szybsza realizacja projektów i zmian

Czas realizacji nowych projektów rozwojowych i istotnych zgłoszeń klientów w dziale inżynierii skrócił się o 35%, co pozwoliło skrócić przygotowanie zlecenia do produkcji nawet o 29–32 dni.

• 50% mniej zaległych zmian

Liczba zgłoszeń oczekujących na realizację spadła z 500 do 250.

• 71% krótszy czas obsługi drobnych zgłoszeń

Drobne zgłoszenia klientów są obecnie obsługiwane znacznie szybciej, co przełożyło się na 71% skrócenie czasu ich realizacji.

Pozostałe efekty obejmują:

• 8% mniej poprawek wynikających z błędów w zmianach inżynieryjnych,
• do 50% czasu uwolnionego u 20 pracowników na zadania związane z jakością, rozwojem nowych produktów i obsługą klientów,
• uniknięcie kosztu zakupu 100 dodatkowych licencji SAP,
• wycofanie odrębnych narzędzi PM i PDM,
• 90% mniej czasu zespołu graficznego potrzebnego do aktualizacji danych produktowych na stronie internetowej,
• automatyzację elektronicznych zapotrzebowań zakupowych w oparciu o SAP DMS, SAP PPM i workflow.

Jednocześnie pełna historia wersji dokumentacji i decyzji w procesie zmian ograniczyła ryzyko wykorzystania nieaktualnej dokumentacji konstrukcyjnej. Ma to znaczenie nie tylko dla codziennej pracy, ale również dla audytów jakości i procesów certyfikacyjnych.

Co zmieniło się w praktyce?

Przed rozpoczęciem projektu dane produktu, dokumentacja, projekty i zmiany inżynieryjne były obsługiwane w wielu niezależnych systemach.

Po wdrożeniu zostały ze sobą powiązane w ramach jednego środowiska SAP.

Dla organizacji oznaczało to:

• szybszą realizację zmian i projektów rozwojowych,
• łatwiejszy dostęp do aktualnej dokumentacji,
• lepszą kontrolę nad portfelem projektów i zasobami,
• mniej pracy ręcznej,
• niższe koszty licencyjne i utrzymaniowe,
• mniejsze ryzyko wynikające z wykorzystania nieaktualnych danych.

Najbardziej wymiernym efektem jest skrócenie czasu od konfiguracji urządzenia w SAP do pierwszej sprzedaży z 8,3 do 2,4 miesiąca.

Technologie i rozwiązania

• SAP IPD – rozwiązanie wspierające procesy zarządzania cyklem życia produktu,

• SAP DMS,

• SAP PPM,

• SAP Engineering Control Center (SAP ECTR),

• SAP 3D Visual Enterprise,

• SAP Business Workflow,

• Integrated Process Solution (IPS) – rozszerzenie LeverX,

• SAP Material Master.

LeverX jako partner wdrożeniowy

Projekt pokazuje, że transformacja procesów PLM nie musi zaczynać się od jednego dużego wdrożenia obejmującego całą organizację.

W tym przypadku kolejne obszary były wdrażane etapami – od dokumentacji technicznej i integracji CAD, przez zarządzanie projektami, po Engineering Change Management.

Takie podejście pozwoliło klientowi stopniowo porządkować dane i procesy, jednocześnie wykorzystując efekty wcześniejszych etapów do dalszego rozwoju rozwiązania.

LeverX, jako SAP Gold Partner, od ponad 20 lat wspiera firmy produkcyjne w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań SAP. Doświadczenie zespołu obejmuje m.in. procesy PLM, SAP IPD, integrację CAD, zarządzanie dokumentacją, Engineering Change Management oraz rozwój nowych produktów.

Planujesz uporządkowanie danych produktu, dokumentacji CAD lub procesu zmian inżynieryjnych? Porozmawiaj z ekspertem LeverX o możliwym zakresie i etapach projektu.

Skontaktuj się z ekspertem LeverX