SAP-Prozessaudit vor S/4HANA: Checkliste für Schweizer Unternehmen

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Eine S/4HANA-Migration ist mehr als ein technisches Upgrade. Für Schweizer Unternehmen bietet sie die Gelegenheit, bestehende Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen: Welche Abläufe funktionieren effizient? Wo bestehen unnötige Varianten oder manuelle Arbeitsschritte? Und welche individuellen Anpassungen sollten überhaupt in die neue SAP-Landschaft übernommen werden?

Ein SAP-Prozessaudit vor der Migration schafft dafür eine strukturierte Entscheidungsgrundlage. Es analysiert nicht nur die technische Ausgangslage, sondern auch die tatsächliche Ausführung der Geschäftsprozesse, ihre Abhängigkeiten und ihr Optimierungspotenzial.

Dabei ist ein SAP-Prozessaudit nicht dasselbe wie ein technischer SAP Readiness Check. Während ein Readiness Check unter anderem technische Abhängigkeiten, Simplification Items und Custom Code betrachtet, untersucht eine Prozessanalyse, wie das Unternehmen mit SAP tatsächlich arbeitet. Ein umfassendes S/4HANA Assessment verbindet diese Perspektiven und kann daraus Empfehlungen für Zielbild und Migrationsstrategie ableiten.

Vor einer S/4HANA-Migration sollte nicht nur geprüft werden, ob ein bestehender Prozess migriert werden kann. Entscheidend ist auch, ob er in seiner heutigen Form noch sinnvoll ist.

Die folgende Checkliste zeigt, welche Bereiche Schweizer Unternehmen vor der Migration prüfen sollten und wie sich die Ergebnisse für die weitere S/4HANA-Planung nutzen lassen.

Brauchen wir ein SAP-Audit vor der S/4HANA-Migration?

Nicht jedes Unternehmen benötigt vor einer S/4HANA-Migration ein umfassendes SAP-Prozessaudit. Je stärker die bestehende SAP-Landschaft jedoch individualisiert, fragmentiert oder historisch gewachsen ist, desto wertvoller kann eine strukturierte Analyse sein.

Ein SAP-Prozessaudit ist besonders sinnvoll, wenn unklar ist, welche bestehenden Prozesse, Eigenentwicklungen und Systemabhängigkeiten tatsächlich noch benötigt werden. Die Analyse hilft dabei, Migrationsrisiken früh zu erkennen und zwischen dem zu unterscheiden, was übernommen, standardisiert, optimiert oder abgelöst werden sollte.

Wann ein SAP-Prozessaudit besonders sinnvoll ist

Ein Assessment sollte insbesondere in Betracht gezogen werden, wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen:

• Die SAP-Landschaft wurde über viele Jahre erweitert und enthält umfangreiches Customizing oder Eigenentwicklungen.
• Für denselben Geschäftsprozess existieren unterschiedliche Varianten in verschiedenen Gesellschaften oder Geschäftsbereichen.
• Mitarbeitende arbeiten mit manuellen Workarounds, Excel-Dateien oder zusätzlichen Anwendungen neben SAP.
• Kritische Geschäftsprozesse hängen von zahlreichen Schnittstellen zu SAP- und Non-SAP-Systemen ab.
• Es ist unklar, welche Eigenentwicklungen und Add-ons für das Tagesgeschäft tatsächlich geschäftskritisch sind.
• Stammdaten sind uneinheitlich oder ihre Qualität ist nicht ausreichend dokumentiert.
• Ein globales SAP-Template soll mit lokalen Anforderungen Schweizer Gesellschaften harmonisiert werden.
• Die Organisation muss zwischen einer eher systemnahen Migration und einer umfassenderen Prozessneugestaltung entscheiden.
• Ein Wechsel zu SAP Cloud ERP oder eine stärkere Nutzung von SAP BTP verändert die Anforderungen an Prozesse und Erweiterungen.

Wann eine schlankere Readiness-Prüfung ausreichen kann

Bei einer vergleichsweise standardnahen SAP-Landschaft mit gut dokumentierten Prozessen kann eine umfassende Prozessanalyse unter Umständen über den tatsächlichen Bedarf hinausgehen. In diesem Fall kann eine technische Readiness-Prüfung, ergänzt um gezielte Analysen besonders kritischer Prozesse, ausreichen.

Entscheidend ist deshalb nicht die Frage «Audit ja oder nein?», sondern:

Wie viel Unsicherheit besteht über die heutige SAP-Landschaft – und wie gross wären die Folgen einer falschen Migrationsentscheidung?

Je höher die Komplexität und die geschäftlichen Auswirkungen sind, desto wichtiger wird eine systematische Bewertung.

Readiness Check, Prozessaudit oder umfassendes Assessment?

Die drei Ansätze erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

Ein SAP Readiness Check beantwortet dabei vor allem die Frage, welche technischen und systembezogenen Aspekte für die Transformation relevant sind. Ein SAP-Prozessaudit geht einen Schritt weiter: Es untersucht, wie die Geschäftsprozesse tatsächlich funktionieren und wo sich eine Veränderung vor der Migration wirtschaftlich und organisatorisch lohnt.

Für Unternehmen, die zunächst Klarheit über Ausgangslage, Risiken und Handlungsfelder benötigen, kann ein kombiniertes S/4HANA Assessment die sinnvollere Grundlage für die weitere Planung sein.

Was ist ein SAP-Prozessaudit und was ist ein SAP Readiness Assessment?

Die Begriffe SAP Prozessaudit, SAP Readiness Assessment, SAP Readiness Check und S/4HANA Assessment werden häufig ähnlich verwendet. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Perspektiven auf die Vorbereitung einer SAP-Transformation.

Ein technischer Readiness Check beantwortet primär die Frage, welche technischen Voraussetzungen und Abhängigkeiten für die Transformation bestehen. Eine SAP Prozessanalyse betrachtet dagegen die fachliche und operative Seite: Wie werden Geschäftsprozesse heute ausgeführt, wo bestehen Abweichungen vom Standard und welche Abläufe sollten vor der Migration verändert werden?

Ein umfassendes S/4HANA Assessment verbindet beide Perspektiven und erweitert sie um Themen wie Daten, Integration, Architektur, Organisation und Migrationsstrategie.

SAP Readiness Check

Der SAP Readiness Check dient dazu, eine bestehende SAP-Landschaft im Hinblick auf eine S/4HANA-Transformation zu analysieren. Je nach Szenario können dabei beispielsweise Simplification Items, Custom Code, Add-ons und weitere technische Abhängigkeiten relevant werden.

Das Ergebnis liefert wichtige Hinweise für die technische Vorbereitung. Es beantwortet jedoch nicht automatisch die betriebswirtschaftliche Frage, ob ein bestehender Geschäftsprozess in seiner heutigen Form noch sinnvoll ist.

SAP Prozessanalyse

Eine SAP Prozessanalyse untersucht die tatsächliche Ausführung der Geschäftsprozesse.

Dabei geht es beispielsweise um folgende Fragen:

• Welche Prozessschritte werden tatsächlich ausgeführt?
• Wo gibt es manuelle Tätigkeiten oder Medienbrüche?
• Wie viele Varianten eines Prozesses existieren?
• Welche Abweichungen vom SAP-Standard haben einen geschäftlichen Mehrwert?
• Welche Prozesse verursachen unnötige Aufwände oder Verzögerungen?
• Welche Schnittstellen oder Eigenentwicklungen sind für den Prozess kritisch?

Damit rückt nicht das SAP-System allein, sondern der End-to-End-Geschäftsprozess in den Mittelpunkt.

SAP Prozessaudit

Ein SAP-Prozessaudit geht noch stärker in Richtung Bewertung und Entscheidung. Es verbindet die Analyse des Ist-Zustands mit der Frage, was vor oder im Rahmen der S/4HANA-Transformation verändert werden sollte.

Typische Ergebnisse können sein:

• Prozess-Gaps
• unnötige Prozessvarianten
• Standardisierungspotenzial
• Optimierungspotenzial
• kritische Abhängigkeiten
• Risiken für die Migration
• Empfehlungen für die weitere Transformation

Dabei sollte eine Abweichung vom SAP-Standard nicht automatisch als Fehler bewertet werden. Ein kundenspezifischer Prozess kann beispielsweise aus regulatorischen, branchenspezifischen oder geschäftlichen Gründen sinnvoll sein. Entscheidend ist, ob sein Nutzen die zusätzliche Komplexität rechtfertigt.

S/4HANA Assessment

Ein S/4HANA Assessment betrachtet die Transformation umfassender. Neben Geschäftsprozessen können technische Architektur, Daten, Integrationen, Custom Code, Organisation und Migrationsoptionen einbezogen werden.

Das Ziel ist nicht nur eine Bestandsaufnahme, sondern eine belastbare Grundlage für Entscheidungen über das weitere Vorgehen.

Die Unterschiede auf einen Blick

Ein Readiness Check zeigt vor allem, wo technische Herausforderungen liegen. Ein SAP-Prozessaudit zeigt, welche Geschäftsprozesse kritisch sind und was mit ihnen geschehen sollte. Ein S/4HANA Assessment führt diese Erkenntnisse zu einer übergreifenden Entscheidungsgrundlage für die Transformation zusammen.

Welche SAP-Prozesse sollten vor der Migration geprüft werden?

Grundsätzlich sollten vor einer S/4HANA-Migration alle geschäftskritischen End-to-End-Prozesse betrachtet werden. Nicht jeder Prozess benötigt dabei dieselbe Prüftiefe. Priorität haben insbesondere Abläufe mit hoher Individualisierung, vielen Schnittstellen, manuellen Workarounds, vielen Prozessvarianten oder hoher finanzieller und regulatorischer Bedeutung.

Entscheidend ist, den Prozess nicht nur innerhalb eines einzelnen SAP-Moduls zu betrachten. Ein Auftrag kann beispielsweise Vertrieb, Bestandsprüfung, Lager, Versand, Fakturierung und Finance miteinander verbinden. Genau an diesen Übergängen entstehen in gewachsenen SAP-Landschaften häufig Abhängigkeiten und Optimierungspotenzial.

Finance – Record-to-Report

Im Finanzbereich sollte die Analyse den gesamten Ablauf vom Geschäftsvorfall bis zum Abschluss und Reporting abdecken.

Zu prüfen sind unter anderem:

• Hauptbuch, Nebenbücher und Buchungslogik
• Monats- und Jahresabschluss
• manuelle Buchungen und Abstimmungen
• Freigabe- und Kontrollprozesse
• Reporting und Kennzahlen
• Integration mit Einkauf, Vertrieb, Anlagen und anderen Geschäftsbereichen
• lokale Anforderungen Schweizer Gesellschaften und globale Konzernvorgaben

Besonders relevant sind Prozesse, bei denen heute viele manuelle Korrekturen oder Excel-basierte Arbeitsschritte notwendig sind.

Einkauf – Procure-to-Pay / Source-to-Pay

Im Einkauf sollte die Analyse den Prozess von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlung betrachten.

Dabei stellen sich beispielsweise folgende Fragen:

• Wie werden Bedarfe erfasst und genehmigt?
• Welche Einkaufsprozesse laufen standardisiert, welche über Sonderwege?
• Wie werden Lieferantenstammdaten gepflegt?
• Wo entstehen manuelle Bestellungen oder Rechnungsprüfungen?
• Welche Freigabeworkflows und Genehmigungsregeln bestehen?
• Welche Prozesse sind mit Lösungen wie SAP Ariba oder Non-SAP-Systemen integriert?

Gerade bei mehreren Gesellschaften lohnt sich ein Vergleich der Prozessvarianten: Unterschiedliche Abläufe sind nicht automatisch notwendig.

Vertrieb – Order-to-Cash

Der Order-to-Cash-Prozess verbindet typischerweise Vertrieb, Logistik und Finance. Deshalb sollte er als durchgängiger Prozess analysiert werden.

Im Fokus stehen beispielsweise:

• Angebot und Auftrag
• Verfügbarkeitsprüfung
• Preisfindung und Konditionen
• Lieferung und Versand
• Fakturierung
• Zahlungseingang
• Reklamationen und Prozessausnahmen
• Schnittstellen zu CRM-, E-Commerce- oder Logistiksystemen

Besonders wichtig sind dabei die Prozessausnahmen. Ein Prozess kann auf dem Papier standardisiert wirken, während ein grosser Teil der tatsächlichen Vorgänge über manuelle Sonderlösungen abgewickelt wird.

Produktion – Plan-to-Produce

Für produzierende Unternehmen gehört die Produktion zu den zentralen Audit-Bereichen.

Zu prüfen sind unter anderem:

• Produktionsplanung und Bedarfsplanung
• Materialbedarfsplanung
• Stücklisten und Arbeitspläne
• Fertigungsaufträge
• Rückmeldungen aus der Produktion
• Qualitätsmanagement
• Material- und Bestandsbewegungen
• Integration mit Maschinen, MES oder weiteren Produktionssystemen

Hier sollte insbesondere untersucht werden, welche individuellen Erweiterungen einen echten geschäftlichen Mehrwert bieten und welche lediglich historisch entstanden sind.

Supply Chain, Lager und Logistik

Bei Unternehmen mit komplexen Warenflüssen sollte die Analyse über die klassischen SAP-Prozessgrenzen hinausgehen.

Relevante Themen sind:

• Bestandsführung
• Wareneingang und Warenausgang
• Lagerprozesse
• Kommissionierung und Verpackung
• Transportplanung
• interne Warenbewegungen
• Integration von Lager- und Transportsystemen
• mobile Anwendungen und operative Workarounds

Bei einer Nutzung von SAP EWM oder SAP TM sollte zudem geprüft werden, wie diese Lösungen in die zukünftige S/4HANA-Architektur eingebunden werden und welche Schnittstellen besonders kritisch sind.

Asset Management und Instandhaltung

Für asset-intensive Unternehmen sollte auch der Prozess rund um Anlagen und technische Objekte Bestandteil der SAP Prozessanalyse sein.

Dazu gehören beispielsweise:

• technische Stammdaten
• Wartungsplanung
• Instandhaltungsaufträge
• Ersatzteilversorgung
• Rückmeldungen und Dokumentation
• Kosten- und Leistungszuordnung
• mobile Instandhaltungsprozesse

Hier kann die Datenqualität besonders relevant sein: Veraltete oder unvollständige technische Stammdaten können die spätere Nutzung standardisierter S/4HANA-Prozesse erschweren.

Nicht alle Prozesse gleich tief analysieren

Ein effizientes SAP-Prozessaudit braucht keine gleichmässige Detailanalyse sämtlicher Prozesse. Sinnvoller ist eine risiko- und geschäftsorientierte Priorisierung:

Damit wird aus einer reinen Bestandsaufnahme eine Entscheidungsgrundlage: Welche Prozesse können unverändert übernommen werden, wo lohnt sich Standardisierung, und wo sollte vor der Migration eine grundlegende Optimierung erfolgen?

Für Schweizer Unternehmen ist dabei besonders wichtig, globale Prozessvorgaben und lokale Anforderungen nicht isoliert zu betrachten. Gerade bei mehreren Gesellschaften können unterschiedliche Varianten auf echte lokale Anforderungen zurückgehen – oder lediglich auf historisch gewachsene Arbeitsweisen. Ein Prozessaudit sollte diese beiden Fälle voneinander unterscheiden.

SAP-Prozessaudit – die Checkliste für die Migrationsvorbereitung

Ein SAP-Prozessaudit sollte nicht bei der Frage stehen bleiben, ob ein Prozess technisch nach S/4HANA übertragbar ist. Entscheidend ist, ob Prozess, Daten, Customizing, Eigenentwicklungen und Integrationen gemeinsam zukunftsfähig sind.

Eine praktische Audit-Checkliste kann deshalb in mehrere Prüffelder gegliedert werden.

1. Geschäftsprozesse und Prozessvarianten

Zunächst wird der tatsächliche Ist-Prozess dokumentiert – nicht nur der offiziell definierte Soll-Prozess. Prüfen:

• Welche End-to-End-Prozesse sind geschäftskritisch?
• Welche Prozessvarianten existieren je Gesellschaft, Standort oder Geschäftsbereich?
• Welche Schritte werden ausserhalb von SAP durchgeführt?
• Wo gibt es Medienbrüche oder manuelle Workarounds?
• Welche Prozessabweichungen vom SAP-Standard haben einen nachvollziehbaren Business-Nutzen?
• Welche Prozesse verursachen heute unnötige Kosten, Wartezeiten oder Fehler?

2. SAP-Nutzung und Customizing

Anschliessend sollte untersucht werden, wie stark die bestehende SAP-Landschaft vom Standard abweicht. Prüfen:

• Welche Funktionen werden tatsächlich genutzt?
• Welche Customizing-Einstellungen sind geschäftskritisch?
• Welche Konfigurationen wurden historisch übernommen, aber kaum noch benötigt?
• Wo bestehen kundenspezifische Prozesslogiken?
• Welche Funktionen könnten künftig mit S/4HANA-Standard abgedeckt werden?

Das Ziel ist nicht, jede individuelle Lösung zu entfernen. Vielmehr sollte für jede Abweichung klar sein, warum sie existiert und ob sie auch im Zielsystem noch benötigt wird.

3. Custom Code und Eigenentwicklungen

Eigenentwicklungen gehören zu den wichtigsten Prüfpunkten einer SAP-Migration. Dabei sollte nicht nur die technische Kompatibilität betrachtet werden, sondern auch die geschäftliche Relevanz. Prüfen:

• Welche Eigenentwicklungen werden tatsächlich verwendet?
• Welche davon unterstützen kritische Geschäftsprozesse?
• Gibt es redundante oder veraltete Entwicklungen?
• Welche Entwicklungen müssen angepasst werden?
• Welche Funktionen lassen sich durch S/4HANA-Standard ersetzen?
• Welche Erweiterungen sollten künftig eher entkoppelt vom SAP-Kern umgesetzt werden?

Eine solche Bewertung unterstützt gleichzeitig die Clean-Core-Zielsetzung: Nicht jede bestehende Anpassung muss automatisch Bestandteil des zukünftigen SAP-Kerns bleiben.

4. Daten und Stammdaten

Eine Migration ist auch eine Gelegenheit, Datenbestände kritisch zu hinterfragen. Prüfen:

• Sind Kunden-, Lieferanten-, Material- und Finanzstammdaten vollständig und konsistent?
• Welche Daten werden tatsächlich benötigt?
• Gibt es Dubletten oder veraltete Datensätze?
• Welche Daten müssen historisch verfügbar bleiben?
• Welche Daten werden migriert und welche archiviert?
• Wo bestehen Abhängigkeiten zwischen Stammdaten und Geschäftsprozessen?

Besonders wichtig ist die Verbindung zwischen Prozess- und Datenanalyse. Ein Prozess kann nur dann standardisiert werden, wenn die dafür benötigten Stammdaten in ausreichender Qualität vorhanden sind.

5. Schnittstellen und Systemabhängigkeiten

Moderne SAP-Landschaften bestehen selten aus einem isolierten ERP-System. Deshalb sollte jede kritische Prozesskette auf ihre Abhängigkeiten zu anderen Anwendungen geprüft werden. Prüfen:

• Welche SAP- und Non-SAP-Systeme sind angebunden?
• Welche Schnittstellen sind für geschäftskritische Prozesse relevant?
• Welche Daten werden zwischen den Systemen ausgetauscht?
• Wo existieren Punkt-zu-Punkt-Integrationen?
• Welche Schnittstellen müssen für S/4HANA angepasst oder neu aufgebaut werden?
• Welche Integrationen könnten künftig über SAP BTP oder standardisierte Schnittstellenarchitekturen umgesetzt werden?

6. Rollen, Berechtigungen und Kontrollen

Prozessänderungen können auch Auswirkungen auf Rollen und interne Kontrollen haben. Prüfen:

• Welche Rollen sind für kritische Prozessschritte erforderlich?
• Wo bestehen unnötige oder widersprüchliche Berechtigungen?
• Welche Aufgaben müssen getrennt bleiben?
• Welche Freigaben und Kontrollen sind in den Prozessen verankert?
• Welche manuellen Kontrollen könnten durch standardisierte Prozess- oder Systemfunktionen ersetzt werden?

Gerade bei Finance-, Einkaufs- und anderen kontrollrelevanten Prozessen sollte die Auswirkung möglicher Prozessänderungen früh berücksichtigt werden.

7. Organisation und Change Impact

Ein technisch sauberer Zielprozess funktioniert nicht automatisch in der Organisation. Prüfen:

• Welche Rollen ändern sich durch die S/4HANA-Prozesse?
• Welche Teams arbeiten künftig anders?
• Welche Prozesse werden zentralisiert oder standardisiert?
• Wo bestehen unterschiedliche Arbeitsweisen zwischen Gesellschaften?
• Welche Schulungen und organisatorischen Anpassungen sind erforderlich?

Das Ergebnis des Audits sollte deshalb nicht nur technische Findings enthalten, sondern auch zeigen, welche organisatorischen Auswirkungen die geplanten Änderungen haben.

Die Audit-Checkliste kompakt

Am Ende sollte für jeden relevanten Prozess eine klare Entscheidung möglich sein:

Beibehalten → Standardisieren → Optimieren → Ablösen → Neu gestalten.

Genau diese Entscheidungsebene macht aus einer technischen Bestandsaufnahme ein echtes SAP-Prozessaudit für die S/4HANA-Migrationsvorbereitung.

 Ein SAP-Prozessaudit schafft Klarheit darüber, welche Prozesse, Daten und Systemabhängigkeiten vor einer S/4HANA-Migration angepasst werden sollten.

LeverX unterstützt Schweizer Unternehmen dabei, diese Ausgangslage strukturiert zu analysieren und daraus konkrete Massnahmen für die Transformation abzuleiten – von der Prozess- und Systemanalyse über Daten, Custom Code und Integrationen bis zur Entwicklung einer passenden S/4HANA-Migrationsstrategie. So entsteht eine fundierte Entscheidungsgrundlage für eine Migration, bei der nicht nur bestehende Strukturen übernommen, sondern Prozesse gezielt für die zukünftige SAP-Landschaft weiterentwickelt werden.