Фиоризация HR-модуля

LeverX успешно внедрила новое программное обеспечение для HR-отдела с интерфейсом, подходящим как для стационарных, так и для мобильных устройств. Ролевая модель доступа к системе позволила сэкономить внутренние ресурсы и сократить время, необходимое для онбординга и адаптации новых сотрудников.

Клиент

Международная корпорация с более чем 90 000 сотрудников, рабочие места которых расположены по всему миру.

Задача

Клиент тратил неоправданно много ресурсов из-за устаревшего программного обеспечения для отдела кадров. Адаптация и обучение новых сотрудников занимали много времени, что снижало общую продуктивность. Более того, существующее ПО не было адаптировано для мобильных устройств, что серьезно ограничивало рост бизнеса и мешало оперативному найму новых сотрудников.

Решение

Команда LeverX разработала ряд приложений на основе пользовательского интерфейса Fiori, которые значительно помогли ускорить бизнес-процессы HR-отдела. Адаптивные приложения с обновлённым, интуитивно понятным дизайном стали доступны на ПК, смартфонах и планшетах.

Предпосылки

Существующее программное обеспечение для отдела кадров было очень сложным, и его устаревший функционал не отвечал растущим требованиям компании. Обучение новых сотрудников занимало недопустимое количество времени. Необходимо было оптимизировать процессы, чтобы снизить затраты на онбординг. Кроме того, клиенту было необходимо решение, поддерживающее многоэтапные транзакции. На каждом этапе транзакционных задач требовались прослеживаемость и контроль на основе ролей. 

Основная цель заключалась в том, чтобы добиться более оптимизированных и согласованных рабочих процессов за счет внедрения программного интерфейса, независимого от платформы. На момент старта проекта часть рабочих процессов осуществлялись вне офиса, поэтому решающее значение имела возможность запускать приложения как на настольном компьютере, так и на мобильных устройствах.

Решение

Решением стала разработка современных приложений на основе пользовательского интерфейса Fiori, которые могли бы полностью выполнять задачи в соответствии с бизнес-процессом заказчика. При этом приложения должны были быть простыми и понятными, чтобы пользователи интуитивно понимали, как с ними работать. Приложения должны быть удобными и легко доступными на настольных компьютерах, планшетах и мобильных телефонах.

Объём работ по проекту

Первостепенной задачей стала замена существующего графического интерфейса SAP GUI на более новый и совершенный.

Учитывая ограниченный функционал уже устаревшего программного обеспечения, общий процесс транзакций между сотрудниками отнимал много времени, что, в свою очередь, влекло значительные сопутствующие расходы. Кроме того, она больше не соответствовала общим стандартам эффективности труда. Ручные и повторяющиеся процессы перегружали сотрудников. Устаревший пользовательский интерфейс системы не справлялся с массовыми внутренними транзакциями и не был основан на ролях, поэтому пользователям было трудно управлять им. На реализацию проекта ушло два года кропотливой работы, в основном с использованием ABAP и SAPUI5.

Результаты проекта

Тщательный анализ существующих бизнес-процессов и их дальнейшая адаптация к принципам Fiori (фиоризации) принесли значительные выгоды в виде снижения затрат за счет сокращения времени, необходимого для онбординга и адаптации новых сотрудников на рабочих местах. Специальная команда экспертов LeverX собрала требования для различных групп пользователей в ходе предварительных встреч по проектированию системы, чтобы обеспечить плавную фиоризацию всех новых интерфейсов.

Существующие решения заменялись постепенно, что обеспечило бесшовное внедрение новых приложений Fiori в существующую систему. Период тестирования включал группу из 1200 пользователей, со временем, число активных пользователей увеличилось до 80 000.

Согласно заявленным требованиям к системе, основанной на ролях, отныне пользователи видят только приложения Fiori, связанные с их ролью. Таким образом, сотрудники увидят только актуальную информацию и те функции, которые доступны для их конкретных ролей. Легкие, простые и удобные в использовании приложения обеспечивают быструю адаптацию и комфортный пользовательский опыт.

Помимо дополнительных типов визуализации и расширения возможностей подключения к базам данных, новые возможности системы позволили обеспечить следующее:

• Сотрудники вводят запросы на изменения в своем рабочем графике с помощью ноутбука, планшета или мобильного телефона в соответствии с доступными слотами.
• Сотрудники самостоятельно отмечают свои рабочие часы.
• Руководители видят графики работы сотрудников в рамках своих отделов.
• Руководитель подтверждает посещаемость и отсутствие на работе.
• Вышестоящий менеджер может напрямую изменять график работы сотрудника.

В дополнение к легко адаптируемому и удобному для пользователя интерфейсу, фиоризация HR-модуля позволила сотрудникам планировать свои предпочтения в системе, которые учитываются при составлении их графиков. Весь рабочий процесс приложения состоит из пяти различных процессов в зависимости от типа задействованных временных данных (рабочее время, отпуск, праздничные дни и т.д.) в различные моменты календарного года (ежегодно, ежеквартально и т.д.).

После внедрения нового решения сотрудников распределили в соответствии с этими процессами, и теперь один или несколько человек отвечают за управление и поддержку одной или нескольких из этих групп.

1. Установление предпочтений сотрудников осуществляется автоматически с учетом имеющегося трудового стажа и существующих лимитов значений. Ответственные менеджеры устанавливают предельные значения для обеспечения продуктивной работы различных групп.

2. Сотрудники вносят свои желаемые заявки на отпуск в лист ожидания после того, как будут запланированы ежегодные отпуска, и меняют их на уже назначенные периоды отпуска. Таким образом, сотрудники имеют возможность скорректировать сроки заранее.

3. Сотрудники могут поменяться рабочим временем (сменами) с другими сотрудниками на те же или разные дни.

4. Сотрудники запрашивают выходные дни по необходимости посредством короткого запроса. Система проверяет, выполнены ли предварительные условия и не нарушают ли эти запросы существующие правила и лимиты значений.

Разработанные приложения Fiori выполнили все, что было заявлено в первоначальном плане, и даже больше, и клиент остался доволен результатами. Благодаря простому для понимания интерфейсу Fiori и расширенному функционалу, HR-отдел компании значительно сократил объём ручных операций и административных усилий. Современная система освободила сотрудников HR-отдела от большинства однотипных запросов и ручного ввода данных и позволила сосредоточиться на стратегически более важных задачах.

Сотрудники компании остались довольны расширенными функциями, которые облегчили процесс составления отчетов об отпусках, выходных днях и времени работы, а также высоко оценили интуитивно понятные интерфейсы.