Стратегическое сотрудничество между Girteka, SAP и LeverX изменило подход к управлению персоналом и послужило катализатором множества изменений.

Стремясь усовершенствовать процессы управления персоналом, Girteka приступила к цифровой трансформации с помощью SAP SuccessFactors. Стратегическое сотрудничество между Girteka, SAP и LeverX изменило подход к управлению персоналом и послужило катализатором множества изменений.

Автоматизация не только упростила процессы управления кадрами, но и расширила возможности анализа данных и управления временными затратами. Это позволило крупнейшей в Европе FTL-компании сделать еще один важный шаг в эпоху цифровой логистики и эффективно использовать бизнес-данные. Уникальная инициатива, не имеющая аналогов в Европе, начиналась как небольшой проект и переросла в масштабную трансформацию всей компании, превратив Girteka в лидера отрасли, всесторонне подготовленного к будущему.

Коротко о клиенте

girteka-new-1

Штаб-квартира Girteka Group находится в Вильнюсе, Литва, и является значимым брендом на европейском транспортном рынке. История компании началась в 1996 году, когда 24-летний Миндаугас Райла приобрел самый первый подержанный грузовик с прицепом. С момента своего создания Girteka Group превратилась в гиганта отрасли, располагая парком из более чем 6000 собственных грузовых автомобилей и 9800 прицепов, которые курсируют по магистралям Европы.

В основе успеха Girteka лежит непоколебимое стремление к совершенству, гибкие процессы и квалифицированные сотрудники, численность которых превышает 15 000 человек. Этот масштаб позволяет компании ежегодно поставлять 600 000 грузовых автомобилей по всему европейскому и скандинавскому регионам.

Являясь флагманом транспортной отрасли Европы, Girteka Group не просто управляет перевозками — она меняет индустрию. Помимо своего впечатляющего автопарка и операционного опыта, Girteka стремится установить новые стандарты в области культуры управления, корпоративной прозрачности и устойчивого развития логистических компаний. Речь идет не только о грузах, которые она перевозит; речь идет о пути преобразований, на который вступила компания, пересмотрев свое лидерство в современном мире перевозок.

О компании Girteka

Штаб-квартира: Вильнюс, Литва
Дата основания: 1996
Основатель: Миндаугас Райла
Количество сотрудников: 15 000+
Автопарк: 6000+ собственных грузовых автомобилей
Прицепы: 9,800+
Ежегодные FTL-перевозки: 600,000+
Регионы деятельности: Европа, СНГ и Скандинавия
Видение: переосмысление логистики с помощью инноваций
Основные ценности: совершенство, расширение возможностей, устойчивое развитие
Миссия компании: формирование будущего логистики

Формирование основ: стремление компании к совершенству

В свете стремительного роста перед Girteka встала задача по управлению растущим штатом сотрудников. Были необходимы новые способы повышения эффективности работы по всем направлениям. Для достижения новых целей организация проанализировала внутренние процессы, что помогло сделать большой шаг к достижению устойчивого развития.

Отсутствие отлаженной автоматизации процессов привело к необходимости привлечения дополнительного персонала, что подчеркнуло необходимость структурных изменений. Повторяющиеся и зачастую неэффективные задачи снижали общую работоспособность и вызывали напряженность среди коллег. Таким образом, в связи с расширением горизонтов бизнеса и географического охвата, у Girteka возникла очевидная потребность в интегрированной системе управления персоналом.

Ввиду того, что конкуренция за привлечение талантов становилась все более жесткой, а ожидания сотрудников изменились, возникла необходимость предоставить современные инструменты для привлечения и удержания лучших специалистов. Решение этой задачи должно было поспособствовать преодолению операционных сложностей, созданию условий по повышению производительности труда, а также выявлению скрытого потенциала рабочей силы.

На пути к трансформации: бизнес-анализ процессов Girteka

На этом этапе в дело вступила компания LeverX. Наша команда предложила начать сотрудничество с тщательного бизнес-анализа — этапа, который положил основу для дальнейшего продвижения. Анализ послужил отправной точкой для последующей реализации высокоуровневого плана, разработанного с учетом текущих задач в Girteka.

По итогам аудит мы разработали комплексный план действий вплоть до 2024 года, который охватывает каждый аспект проекта, начиная с интеграции SAP SuccessFactors для литовского офиса Girteka и заканчивая внедрением новшеств во всех филиалах. Таким образом Girteka получила полное представление предстоящего пути развития, который включал пошаговое описание новых процессов, финансирования, сроков и многое другое.

Полная прозрачность на этапе анализа укрепила партнерство между Girteka и LeverX. Используя свой обширный опыт, наша команда обеспечила уверенность, которую искала Girteka: уверенность в том, что любые инновации, расширение существующих решений, поддержка или будущие разработки могут быть легко предоставлены одним надежным поставщиком.

Выбрав LeverX в качестве своего партнера, Girteka нашла стратегического союзника, который понимал проблемы компании и обладал знаниями, необходимыми для формирования пути к долгосрочному успеху.

Перспективы Girteka

В самом начале совершенствования операционной деятельности для Girteka открылось множество возможностей для преобразований.

Операционная деятельность Girteka отражала динамичный характер развития всех подразделений компании. Это подчеркивало потенциал стандартизации процессов, предоставления сотрудникам инструментов самообслуживания, согласования рабочих процессов подбора персонала и адаптации к работе, а также поиска областей для автоматизации.
Необходимость быстро получать доступ к данным сотрудников и синхронизировать их между подразделениями была чрезвычайно важным этапом. Girteka стремилась повысить удовлетворенность сотрудников и руководителей, облегчить нагрузку на отдел кадров, устранить несоответствия в расчетах заработной платы и предотвратить потенциальные затраты, связанные с обслуживанием множества устаревших систем.
Эффективное сотрудничество стало ключевым принципом в совершенствовании процессов внутри Girteka. Акцент на оптимизацию коммуникации подчеркнул важность обеспечения согласованности действий между командами, ускорения процесса принятия решений и получения стратегических инсайтов.
Перспектива мобильного доступа стала катализатором гибкости и скорости реагирования. Раскрытие потенциала функций управления персоналом могло способствовать принятию решений в режиме реального времени и обеспечить беспрепятственную коммуникацию.
Сложности интеграции возникли у Girteka при работе со сторонними системами (Bonus Payroll, Sodra, Active Directory и SAP S/4HANA). Процесс миграции привнес сложности в синхронизацию данных, безопасность и техническое обслуживание различных систем.

Видение успеха с SAP SuccessFactors

С учетом необходимых преобразований Girteka согласовала четкий путь к решению проблемы, руководствуясь трансформационным потенциалом SAP SuccessFactors (SAP SF).

Image_RU

Image_RU (1)

Рис. 1. Введение в решение SAP SuccessFactors

Выбор SAP SF был стратегическим решением, основанным на способности платформы комплексно решать многогранные задачи таких компаний, как Girteka. Выбор конкретных модулей для внедрения был направлен на непосредственное устранение проблемных моментов организации, одновременно поднимая ее операционную эффективность на новую высоту.

SF Employee Central Core: В процессе трансформации Girteka этот модуль послужил важнейшим элементом, позволившим централизовать данные о сотрудниках и оптимизировать процессы отдела кадров. Такая консолидация обеспечила согласованность и предоставила Girteka возможность анализировать информацию в режиме реального времени для принятия обоснованных решений.
SF Employee Central Benefits: В компании, где благополучие сотрудников является основным приоритетом, этот модуль взял на себя роль катализатора, позволив Girteka значительно повысить удовлетворенность и вовлеченность сотрудников в рабочий процесс.
SF Employee Central Time Management (+ Shift Planning solution для сотрудников, работающих посменно): Этот модуль предлагает индивидуальные решения для оптимизированного планирования смен, обеспечивая бесперебойную работу даже при сложных графиках работы.
SF Recruiting Management & SF Recruiting Marketing: Данные модули SAP SF изменили подход Girteka к привлечению талантов. Начиная с более эффективного процесса подбора персонала и заканчивая презентацией имиджа бренда работодателя, эти инструменты позволили организации привлекать экспертов высокого уровня.
SF Onboarding 2.0: Этот модуль трансформирует онбординг из рутины в захватывающее путешествие, что помогло ему идеально вписаться в стремление Girteka обеспечить теплый прием для новых членов команды.
SF Performance and Goals: Согласовывая индивидуальные задачи с организационной стратегией всей компании, этот модуль способствует общему росту показателей эффективности.
SF Learning Management: Этот модуль позволяет развивать навыки и знания и закладывает основу для возможностей непрерывного развития сотрудников, способствуя формированию культуры личностного роста в компании.
SF Compensation and Variable Pay: Придерживаясь принципов справедливой компенсации, Girteka использовала этот модуль для признания и вознаграждения сотрудников за вклад в развитие компании.

Внедрение SAP SF стало не просто решением проблем; это была стратегическая инвестиция в будущее организации, направленная на оптимизацию процессов, расширение прав и возможностей вовлеченных сотрудников, а также открытие новых перспектив для бизнеса.

Как внедрялось SAP SuccessFactors в Girteka

Компания LeverX предложила поэтапную стратегию внедрения новшеств. Этому сложному процессу предшествовало тщательное планирование и стремление воплотить видение Girteka в жизнь.

Этап 1: Запуск проекта

Первый этап начался в 2021 году и стал поворотным моментом в преобразовании Girteka. LeverX интегрировала следующий ряд модулей SAP в IT-инфраструктуру литовского офиса Girteka, насчитывающего 3000 сотрудников:

SF Employee Central Core;
SF Employee Central Benefits;
SF Employee Central Time Management (включая решение Shift Planning);
SF Recruiting Management;
SF Recruiting Marketing;
SF Onboarding 2.0;
SF Performance and Goals.

Примечательно, что Girteka потребовался продвинутый модуль Time Management, выходящий за рамки стандартного предложения SAP SuccessFactors. LeverX успешно внедрила решение для массового ввода данных для сотрудников, работающих посменно. Это достижение стало ключевым для отдела по управлению перевозками со штатом более 13 000 водителей.

Этот этап также включал в себя плавную интеграцию со сторонними системами:

Bonus Payroll system;
Sodra (State Social Insurance Fund Board);
Active Directory;
SAP S/4HANA.

Кроме того, появление мобильного приложения SAP SF способствовало вовлеченности сотрудников, повышению чувства ответственности и личной мотивации.

Первый этап внедрения SAP SF достиг своего расцвета в феврале 2023 года, заложив прочную основу для кадровой трансформации Girteka. Это стало отправной точкой для последующего этапа.

Этап 2: Расширение горизонтов

На втором этапе акцент сместился в сторону географического расширения. Функциональность конкретных модулей, изначально внедренных в Литве, будет доступна для офисов Girteka в Польше, Грузии, Испании, Нидерландах и странах Северной Европы.

Решение SAP SF, внедренное в литовском офисе, также развивается в рамках модулей Learning Management, Compensation и Variable Pay.

По мере расширения деятельности Girteka команда LeverX также увеличивалась: из первоначальной команды из пяти человек она выросла до слаженной команды из двадцати человек. На данный момент коллектив состоит из руководителя и администратора проекта, архитектора интеграции, девяти консультантов, двух разработчиков CPI и двух бизнес-аналитиков по интеграции, а также других ключевых специалистов.

Использование передовых технологий

В рамках проекта LeverX использовала надежный технологический стек, который включал CPI, OData API и VBA. Эти инструменты легли в основу бесшовной интеграции, гарантируя точное выполнение задач Girteka.

Результаты проекта: Новый уровень Girteka

Пройдя долгий путь преобразований, компания Girteka добилась ряда выдающихся результатов, ознаменовавших собой кардинальный сдвиг в операционной деятельности. Стратегическое внедрение SAP SuccessFactors с поддержкой Leverx привело к результатам, которые отразились на всей организации.

Гармонизация процессов и эффективность в работе: Интеграция SAP SuccessFactors оптимизировала управление персоналом, способствуя согласованию процессов в различных подразделениях. Это проявилось в возможностях самообслуживания сотрудников, плавной интеграции процессов подбора персонала и адаптации к работе, а также в возможностях автоматизации, которые улучшили операционную эффективность.
Расширенные возможности сотрудников: Централизованное хранилище данных о сотрудниках, функционирующее на базе SF Employee Central Core, предоставляет руководителям информацию в режиме реального времени и способствует принятию эффективных решений. Это дало сотрудникам возможность большего контроля за своими данными, в то время как SF Employee Central Benefits повысило их благосостояние благодаря эффективному администрированию льгот.
Стратегическое привлечение талантов: SF Recruiting Management и SF Recruiting Marketing помогли пересмотреть стратегию привлечения талантов Girteka. Организация использовала современные инструменты для привлечения и удержания талантов высокого уровня, устанавливая новые критерии в подборе персонала и брендинге работодателя.
Захватывающий опыт адаптации: SF Onboarding 2.0 превратил процесс адаптации в увлекательное путешествие. Новые члены команды были погружены в среду, которая способствовала их интеграции, ускоряя их вклад в работу организации.
Эффективность и рост: SF Performance and Goals согласовали личные цели сотрудников с целями всей компании, способствуя появлению чувства целеустремленности. Такая синхронизация повысила производительность и стимулировала коллективный рост.
Расширенный тайм-менеджмент: С учетом ограничений базового модуля SAP SuccessFactors Time Management, Girteka нуждалась в более сложном решении. Команда LeverX приняла во внимание необходимость массового ввода данных о сотрудниках работающих посменно. Нововведение способствовало масштабированию проекта в рамках отдела транспорта, насчитывающего 13 000 водителей.

Масштаб преобразований

Сотрудничество Girteka с SAP SuccessFactors было поистине уникальным в Европе: оно началось с небольшой инициативы и переросло в масштабный проект, охватывающий всю организацию. Гибкость, функциональность и поддержка LeverX поспособствовали этим масштабным изменениям.

Перспективы роста и дальнейшего сотрудничества

Заглядывая в будущее, можно сказать, что стремления Girteka выходят за рамки ее текущих достижений. Планируется, что к 2024 году проект охватит все юридические аспекты проекта Girteka, кульминацией которого станет комплексная интеграция SAP SuccessFactors. Кроме того, Girteka рассматривает возможность внедрения других систем SAP в сотрудничестве с LeverX, таких как SAP Payroll Cloud, что подчеркивает перспективы будущего сотрудничества.

Успех проекта Girteka является новаторским примером интеграции SAP SuccessFactors. Этот успех привел к тому, что Girteka и LeverX объединили усилия, чтобы продемонстрировать свои достижения на выставке SAP Sapphire 2023 в Барселоне.

В основе этих результатов лежит стратегическое планирование Girteka. Цифровая трансформация не только решает актуальные проблемы организации, но и обеспечивает ее кадровым потенциалом, готовым к будущему. Совершенствуясь, Girteka использует инструменты для внедрения инноваций, расширения возможностей своих сотрудников и повышения стандартов качества услуг в области транспорта и логистики.

Текущая деятельность в рамках проекта охватывает несколько важнейших аспектов, каждый из которых призван внести свой вклад в достижение целей Girteka:

Развитие культуры обучения: С предстоящим внедрением SF Learning Management компания Girteka создаст благоприятную среду для непрерывного обучения и повышения квалификации. Этот ключевой шаг будет способствовать формированию культуры роста и развития, способствуя процветанию сотрудников в динамичной среде.
Обеспечение справедливой компенсации: Предстоящее внедрение системы компенсаций SF Compensation и Variable Pay подчеркивает уважение Girteka ко вкладу сотрудников в развитие компании. Этот модуль согласовывает практику компенсаций с ценностями организации, такими как признание успехов и высокую оценку достижений каждого работника.
Охват новых горизонтов: На втором этапе география проекта цифровой трансформации расширится, охватив офисы Girteka по всей Европе. Вместе с этим расширением внедрение модулей Learning Management, Compensation и Variable Pay повысит возможности Girteka для масштабирования.

Реализуя эти инициативы, Girteka продолжает совершенствовать свою операционную экосистему. Компания позиционирует себя как лидер отрасли, успех которого основан на инновациях, эффективности и непоколебимой приверженности благополучию своих сотрудников. Будущее устойчивое развитие Girteka обеспечено не только прошлыми достижениями, но и перспективами дальнейших цифровых преобразований.

ПОРТФОЛИО