Wdrożenie zautomatyzowanego systemu umożliwiającego koordynację wydatków budżetowych dużego producenta samochodów.
Klient
Klient działa w branży motoryzacyjnej i realizuje regularne wydatki operacyjne związane m.in. z udziałem w targach, działaniami marketingowymi oraz inicjatywami promocyjnymi.
Charakterystyka środowiska:
- wysoka powtarzalność procesów kosztowych
- wiele jednostek organizacyjnych zaangażowanych w akceptację
- duża liczba dokumentów RFA w cyklu miesięcznym
- potrzeba ścisłej kontroli budżetowej i audytowalności
Wyzwanie
Firma potrzebowała sprawnego narzędzia do bieżącego rozliczania dokumentów potwierdzających wydatki. Istniejący proces opierał się na kilku odrębnych programach, co prowadziło do rozproszenia danych, braku transparentności oraz trudności w egzekwowaniu spójnej ścieżki akceptacji.
Kluczowe problemy przed wdrożeniem:
-
Brak ustandaryzowanego obiegu dokumentów — każdy wniosek o zatwierdzenie wydatku (RFA) był obsługiwany w oddzielnych narzędziach, bez jednolitej sekwencji kroków.
-
Trudności w koordynacji między działami — angażowanie wielu ról (inicjator, koordynator, administrator, dział księgowości) bez wspólnego systemu generowało opóźnienia i błędy.
-
Ryzyko braku kontroli budżetowej — rozproszenie danych o wydatkach uniemożliwiało bieżący nadzór nad realizacją budżetu.
Rozwiązanie
Zespół LeverX skonfigurował SAP Business Workflow zintegrowany z modułem SAP Financial Accounting (FI) oraz SAP Business Warehouse (BW), tworząc kompletne środowisko zarządzania dokumentami kosztowymi.
Zakres projektu obejmował:
- Opracowanie nowego formularza dokumentu kosztowego w module SAP FI do rozliczania wydatków budżetowych — formularza dopasowanego do specyfiki operacji klienta.
- Zdefiniowanie ról uczestników procesu zatwierdzania: Inicjator, Koordynator, Administrator, Księgowość — każda rola z jasno określonymi uprawnieniami i sekwencją działań.
- Zaprojektowanie ścieżki akceptacji dokumentów RFA (Requests for Approval / wnioski o zatwierdzenie wydatków) — od złożenia wniosku po ostateczne zatwierdzenie przez uprawnione osoby.
- Implementacja operacji na dokumentach RFA: tworzenie, edycja, uzgadnianie oraz masowe wgrywanie wniosków (upload zbiorczy).
- Konfiguracja łańcucha akceptacji dokumentów dotyczących wydatków budżetowych z automatycznym przekazywaniem zadań między rolami.
- Integracja SAP Business Workflow z modułem SAP Financial Accounting (FI) oraz SAP Business Warehouse (BW) w celu zapewnienia spójności danych i raportowania.
Wykorzystane technologie
- SAP Business Workflow
- SAP Financial Accounting (FI)
- SAP Business Warehouse (BW)
- SAP Integration
TOP SAP Company 2023
Wyniki
Dzięki SAP Business Workflow i dostosowanemu procesowi obiegu dokumentów kosztowych firma nie musi już obsługiwać każdej iteracji zatwierdzenia w osobnym programie. Wszystkie dokumenty RFA są dostępne w jednym systemie, co zapewnia pełną przejrzystość procesu i upraszcza zarządzanie budżetem operacyjnym.
"Kluczową zaletą SAP Business Workflow dla klienta jest automatyzacja i koordynacja wydatków budżetowych. Pracownicy firmy mają teraz usprawniony obieg pracy obejmujący wszystkich uczestników procesu, jasną sekwencję zadań i pełną koordynację między jednostkami organizacyjnymi. Zamiast kilku rozproszonych programów firma dysponuje jednym środowiskiem dla całego procesu zatwierdzania — co przekłada się na wymierne oszczędności czasu i eliminację błędów wynikających z ręcznej obsługi."
Kanstantsin Yerakhavets, Project Manager
Dlaczego LeverX
LeverX to globalny partner strategiczny SAP z ponad 20-letnim doświadczeniem, ponad 1500 zrealizowanymi projektami i zespołem ponad 2200 certyfikowanych specjalistów SAP. Posiadamy status SAP Gold Partner oraz wyróżnienie TOP SAP Company 2023 według platformy Clutch.
W obszarze SAP Financial i SAP Integration realizujemy projekty dla firm z sektora motoryzacyjnego, przemysłowego i produkcyjnego — od automatyzacji procesów finansowych po kompleksowe integracje systemów ERP. Nasze wdrożenia łączą głęboką wiedzę funkcjonalną z kompetencjami technicznymi, co pozwala dostarczać rozwiązania gotowe do pracy w środowisku produkcyjnym.
Chcesz zautomatyzować procesy zatwierdzania dokumentów w swojej organizacji?
Skontaktuj się z ekspertami LeverX — omówimy Twoje wymagania, zaproponujemy optymalną konfigurację SAP Business Workflow i przeprowadzimy bezpłatną analizę przedwdrożeniową.