Optymalizacja przetargów i procesów zakupowych globalnego producenta z SAP Ariba

Nasz klient może aktywnie organizować aukcje internetowe w celu wyboru najlepszego dostawcy, poświęcając mniej czasu na uzgodnienie warunków procedury zamówień publicznych

Klient

Globalny producent działający w wielu regionach, zarządzający rozbudowaną i zróżnicowaną siecią dostawców na potrzeby produkcji i zaopatrzenia.

Wyzwanie

Klient korzystał już z SAP Ariba Sourcing do prowadzenia przetargów i aukcji elektronicznych oraz z SAP Ariba Buying and Invoicing do zarządzania zamówieniami i fakturami. Wraz z rozwojem firmy procesy zakupowe stały się jednak coraz bardziej złożone i niejednolite pomiędzy regionami.

Główne problemy zgłoszone przez klienta:

• Procesy zaopatrzenia różniły się między krajami, co utrudniało raportowanie i kontrolę na poziomie centralnym.

• Szablony przetargowe (RFI, RFP, RFQ) nie były ustandaryzowane, co wydłużało przygotowanie każdego nowego postępowania.

• Ścieżki zatwierdzania dokumentów były nieprzejrzyste i wymagały zbędnych kroków manualnych, generując opóźnienia.

• System był trudny w obsłudze dla użytkowników biznesowych niebędących specjalistami zakupowymi, co ograniczało adopcję rozwiązania.
• Prowadzenie przetargów i aukcji wymagało dużego nakładu pracy ręcznej, mimo dostępnych w SAP Ariba możliwości automatyzacji.

Klient potrzebował partnera, który nie wdroży systemu od zera, lecz przeprojektuje i ustandaryzuje już działające środowisko SAP Ariba tak, by wspierało wzrost firmy, a nie go ograniczało.

Rozwiązanie

Zespół konsultantów SAP Ariba z LeverX przeprojektował i usprawnił istniejące procesy zaopatrzenia klienta, standaryzując sourcing i zakupy we wszystkich objętych projektem regionach.

Zakres prac obejmował:

• Reorganizację i uproszczenie procesów zakupowych, przetargowych i aukcyjnych w SAP Ariba Sourcing.

• Opracowanie ustandaryzowanych szablonów zaopatrzeniowych: RFI (zapytanie o informację), RFP (zapytanie o propozycję), RFQ (zapytanie o ofertę) oraz umów z klauzulą poufności (NDA).

• Konfigurację i wsparcie aukcji elektronicznych, w tym wdrożenie kilku różnych formatów aukcji odpowiadających specyfice kategorii zakupowych klienta.

• Rozbudowę funkcjonalności SAP Ariba Buying and Invoicing, w tym dodanie możliwości zaopatrzenia w usługi (service procurement), obok dotychczasowego zaopatrzenia w towary.

• Wdrożenie i konfigurację SAP Ariba Guided Buying — uproszczonego interfejsu zakupowego dla użytkowników biznesowych, z podziałem strony głównej na kategorie towarowe.

• Wdrożenie zaktualizowanej funkcjonalności SAP Ariba w kolejnych krajach europejskich oraz wsparcie w planowaniu dalszego rolloutu.

• Bieżące wsparcie konfiguracyjne i dostosowywanie systemu do zmieniających się wymagań biznesowych klienta w trakcie trwania projektu.

Korzyści biznesowe

• Krótszy cykl wyboru dostawcy
  Scentralizowane, przejrzyste aukcje elektroniczne pozwalają zespołom zakupowym szybciej porównywać oferty i wybierać dostawców spełniających wymagane kryteria jakościowe.

• Spójne procesy zatwierdzania w całej organizacji
  Ujednolicone kryteria zatwierdzania dokumentów w strukturze regionalnej firmy, wraz z automatycznymi powiadomieniami dla osób odpowiedzialnych za akceptację — mniej opóźnień, większa kontrola.

• Ustandaryzowana strategia kategorii zakupowych
  Wdrożona struktura zarządzania kategoriami zakupowymi (category management) ułatwia podejmowanie decyzji zakupowych zgodnych z polityką firmy w każdym regionie.

• Skalowalność na poziomie europejskim
  SAP Ariba zostało wdrożone już w 14 krajach europejskich w ramach jednego, spójnego modelu procesowego — bez konieczności budowania odrębnych konfiguracji dla każdego rynku.

• Łatwiejsze zakupy dla użytkowników biznesowych
  Moduł Guided Buying udostępnia katalogi i rekomendacje dostawców w prostym interfejsie, dzięki czemu pracownicy poza działem zakupów również poprawnie realizują zamówienia zgodnie z polityką firmy.

• Niższe koszty i ryzyko w doborze dostawców
  Pełna kontrola nad procedurą przetargową i kryteriami wyboru ogranicza ryzyko współpracy z dostawcami niespełniającymi wymagań klienta.

• Szybszy obrót dokumentów zakupowych
  Elektroniczna komunikacja z dostawcami skróciła czas przetwarzania zamówień, dostaw i faktur w porównaniu z procesami realizowanymi ręcznie.

Kluczowe funkcje wdrożonych rozwiązań

SAP Ariba Sourcing

• Przekonfigurowanie systemu w celu uproszczenia istniejącego procesu przetargowego.

• Opracowanie nowych szablonów zaopatrzeniowych (RFI, RFP, RFQ, umowy z klauzulą NDA) w ramach SAP Ariba Sourcing.

• Organizacja aukcji elektronicznych obsługiwanych centralnie.

• Wdrożenie różnych typów aukcji odpowiadających specyfice kategorii zakupowych.

• Bieżące wsparcie techniczne i merytoryczne dla rozwiązania.

SAP Ariba Buying and Invoicing

• Stałe usprawnianie funkcjonalności systemu zgodnie z rozwojem potrzeb biznesowych.

• Dodanie nowych funkcji, w tym możliwości zaopatrzenia w usługi za pośrednictwem SAP Ariba.

• Bieżące wsparcie powdrożeniowe rozwiązania.

SAP Ariba Guided Buying

• Wdrożenie rozwiązania wspierającego zarządzanie kategoriami zakupowymi.

• Konfiguracja strony głównej według kategorii dla zaopatrzenia pośredniego w module Guided Buying.

• Uruchomienie SAP Guided Buying w kolejnych krajach.

• Planowanie pełnego wdrożenia dla wszystkich kategorii towarowych.

Zakres projektu - wykorzystane rozwiązania SAP

• SAP Ariba Sourcing - rozwiązanie zapewniające przejrzystość procesu przetargowego i aukcyjnego, wspierające zarządzanie umowami oraz usprawniające wyszukiwanie najlepszych dostawców na rynku.

• SAP Ariba Buying and Invoicing - moduł SAP Ariba kontrolujący operacyjny proces zaopatrzenia: tworzenie zleceń zakupowych, powiadomienia o dostawie, zarządzanie fakturami, śledzenie towarów oraz zgodność z wymaganiami stawianymi dostawcom.

• SAP Ariba Guided Buying - dodatek do modułu SAP Ariba Buying and Invoicing zapewniający prosty, intuicyjny interfejs użytkownika, który ułatwia codzienne zakupy pracownikom spoza działu zaopatrzenia.

• Integracja z SAP ERP - rozwiązania SAP Ariba zostały zintegrowane z systemem SAP ERP klienta, co zapewnia spójność danych podstawowych i transakcyjnych, sprawną wymianę dokumentów oraz pełną realizację procesu zaopatrzenia od początku do końca.

Wyniki

Dzięki współpracy z LeverX klient prowadzi obecnie scentralizowane przetargi oraz szybkie aukcje elektroniczne w SAP Ariba Sourcing. System umożliwia natychmiastowe porównywanie ofert dostawców, monitorowanie i kontrolę każdego etapu procedury zakupowej oraz pozyskiwanie nowych dostawców spełniających wymagane kryteria kwalifikacyjne.

Integracja SAP Ariba z SAP ERP zapewnia dokładność i spójność danych zakupowych oraz finansowych w czasie rzeczywistym — co przekłada się na lepszą widoczność wydatków (spend visibility) i szybsze podejmowanie decyzji zakupowych przez zarząd i dział finansowy.

Rozwiązanie zostało już wdrożone w 14 krajach europejskich, a klient kontynuuje rollout SAP Ariba Guided Buying na kolejne rynki i kategorie towarowe.

Dlaczego LeverX

LeverX jest strategicznym partnerem SAP z ponad 20-letnim doświadczeniem, który zrealizował już ponad 1500 projektów wdrożeniowych dla klientów na całym świecie. Nasz zespół liczy ponad 2200 specjalistów, w tym certyfikowanych konsultantów SAP Ariba, którzy łączą głęboką wiedzę procesową z praktyczną znajomością specyfiki branży produkcyjnej.

W tym projekcie LeverX nie wdrażał systemu od zera — przejął i zoptymalizował istniejące środowisko SAP Ariba klienta, minimalizując ryzyko operacyjne i utrzymując ciągłość działania zespołów zakupowych podczas wprowadzania zmian.

Jeśli Twoja organizacja korzysta już z SAP Ariba lub planuje jego wdrożenie, nasz zespół konsultantów pomoże Ci zaprojektować procesy zaopatrzenia, które są przejrzyste, zgodne z polityką firmy i łatwe w obsłudze dla każdego użytkownika biznesowego. Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o Twoim projekcie.