Bot Agents Teamsissa: Älykäs haku ja tietojen toimitus

LeverX kehitti Microsoft Teamsille älykkään botin Microsoft Copilot Studion ja Azure OpenAI:n avulla.

Asiakas ja haaste

Suuri kansainvälinen vähittäismyyjä kamppaili hajanaisen tiedon kanssa, joka oli hajallaan useilla, toisistaan irrallisilla alustoilla, kuten CRM:ssä, SharePointissa ja erilaisissa chattisovelluksissa. Tämä johti useisiin yrityksen keskeisiin haasteisiin:

• Tuhlaantunut aika ja vähentynyt tehokkuus: Työntekijät käyttivät arvokasta aikaa asiakastietojen ja asiakirjojen manuaaliseen etsimiseen sen sijaan, että he olisivat keskittyneet ensisijaisiin tehtäviinsä.
• Yhtenäisen kontekstin puute: Pirstaleinen tieto johti viivästyksiin ja päällekkäiseen työhön.
• Toiminnalliset pullonkaulat: Yhtenäisen tietonäkymän puuttuminen aiheutti toiminnallisia viiveitä ja pakotti työntekijät tekemään saman työn useaan kertaan.

Menetelmä ja lähestymistapa

Näiden haasteiden ratkaisemiseksi LeverX otti käyttöön strukturoidun ja ketterän menetelmän. Työn keskeisiin vaiheisiin kuuluivat:

1. Ongelman analysointi: Aluksi analysoitiin perusteellisesti asiakkaan hajanainen tietoympäristö, jotta voitiin tunnistaa tiedonhakuun ja yhteistyöhön liittyvät keskeiset ongelmakohdat.
2. Teknologian valinta: LeverX valitsi Microsoft Copilot Studion ja Azure OpenAI:n rakentaakseen älykkään, luonnollista kieltä käyttävän botin.
3. Integrointisuunnittelu: LeverX suunnitteli ratkaisun, jolla botti yhdistettiin eri taustajärjestelmiin, kuten SharePointiin, Dataverseen ja asiakkaan CRM-järjestelmään, yhtenäisen hakukokemuksen luomiseksi.
4. Iteratiivinen kehitys: Botti kehitettiin ymmärtämään luonnollista kieltä ja suorittamaan erityistehtäviä, kuten hakemaan asiakirjoja, tiivistämään sisältöä ja hakemaan tapauksen yksityiskohtia.
5. Kontekstuaalinen logiikka: LeverX toteutti logiikan, jonka avulla botti voi mukauttaa vastauksia käyttäjän ja kysytyn tapauksen perusteella ja varmistaa, että vastaukset ovat kontekstin huomioon ottavia.

Ratkaisu

LeverX loi älykkään bot-agentin, joka toimii yhtenä, keskustelunomaisena käyttöliittymänä yritystietämykselle, ja se otettiin käyttöön suoraan Microsoft Teamsin sisällä. Ratkaisun keskeisiä näkökohtia ovat:

• Yhtenäinen hakukokemus: Botin avulla käyttäjät voivat esittää yhden kysymyksen Teamsissa ja saada tuloksia eri järjestelmistä.
• Luonnollisen kielen käsittely: Botti ymmärtää luonnollisen kielen kyselyitä, kuten "Mikä on Acme-sopimuksen tämänhetkinen tilanne?".
• Asiakirjojen etsiminen ja tiivistäminen: Se voi hakea asiaankuuluvia asiakirjoja SharePointista ja tarjota keskeisiä osioita tai tiivistelmiä.
• Älykäs tiedonhaku: Botti voi hakea asiakkaan tai tapauksen tietoja Dataversen tai CRM:n kautta ja voi jopa laskea peruspisteet, tilat, aikataulut ja avoimet asiat.
• Kontekstitietoiset vastaukset: Botti personoi vastauksensa kysyjän ja käsiteltävän tapauksen perusteella.

Teknologiapino

Ratkaisu on rakennettu vankan teknologiapinon varaan toimivuuden ja skaalautuvuuden varmistamiseksi.

• Alusta: Microsoft Teams, Microsoft Copilot Studio, Azure OpenAI.
• Tietolähteet: SharePoint, CRM, Dataverse.

Tulokset

Tämän ratkaisun ansiosta tiedonhaku on nopeampaa, tarkempaa ja vastaa paremmin työntekijöiden työskentelytapoja.

• Yhtenäinen tiedonsaanti: Yhden käyttöliittymän kautta pääsee yrityksen tietämykseen eri järjestelmistä.
• Nopeutettu tiedonhaku: Tieto haetaan muutamassa sekunnissa, mikä lyhentää hakuaikaa huomattavasti.
• Lisääntynyt tuottavuus: Botin avulla ei tarvitse vaihtaa välilehtien välillä tai penkoa kansioita, mikä lisää yleistä tuottavuutta.
• Henkilökohtaiset vastaukset: Botti tarjoaa kontekstin huomioon ottavia ja personoituja vastauksia.

Botti keskittää onnistuneesti hajanaiset tiedot yhteen, keskustelunomaiseen käyttöliittymään Teamsissa, jolloin työntekijät pääsevät käsiksi tärkeisiin tietoihin ja oivalluksiin sekunneissa. Tämä lisää merkittävästi tuottavuutta, vähentää turhaa työtä ja luo tiimeille tehokkaamman tavan työskennellä ja tehdä yhteistyötä.