Оптимизация закупок с помощью SAP Ariba Buying для глобального производителя спортивного инвентаря

LeverX помогла одному из ведущих европейских производителей спортивного инвентаря обеспечить единый подход к закупкам в региональных подразделениях.

Краткий обзор проекта

• Более 10 юридических лиц объединены в единую систему SAP Ariba Buying в Европе и США.
• Тысячи пользователей подключены к SAP Ariba Guided Buying для упрощения процесса закупок.
• Меньше 10 месяцев от старта оптимизации до полного запуска.
• Поддержка до середины 2025 года с постоянными улучшениями на основе отзывов пользователей.
• Нас выбрали по итогам тендера благодаря экспертизе, качеству реализации и конкурентной стоимости.

Предпосылки и цели проекта

Крупнейший производитель спортивной одежды и инвентаря использовал SAP Ariba Buying с 2018 года. К 2022-му компания была готова сделать следующий шаг, поскольку со временем в системе начали накапливаться проблемы, связанные с удобством использования, эффективностью процессов и пользовательским опытом в разных регионах.

Пользователи сообщали о трудностях с оформлением заявок и навигацией по каталогам, а также расхождениях в структурах согласования. В первую очередь это касалось сотрудников, не связанных напрямую с отделом закупок, но работающих с Guided Buying.

За время работы система хорошо зарекомендовала себя, поэтому вместо перехода на другую платформу компания решила оптимизировать и расширить уже существующее решение. С этой задачей они обратились к LeverX. Нам предстояло улучшить то, что уже работает, и сделать систему более интуитивной, целостной и соответствующей реальному стилю работы сотрудников. Вместе мы запустили поэтапный проект, охвативший все — от дизайна интерфейса до выравнивания бизнес-процессов.

Мы сосредоточились на:

• Переработке и модернизации интерфейса SAP Ariba Buying;
• Упрощении закупочных категорий и учетных структур;
• Повышении интуитивности интерфейса;
• Стандартизации закупочных процессов в разных регионах.

Инициатива предусматривала внедрение одной из ключевых стратегических целей клиента — оптимизировать инструменты закупок так, чтобы они приносили долгосрочные и ощутимые результаты.

Как развивалось наше партнерство

• Клиент выбрал нас по результатам тендера в 2022 году. Решающими факторами при выборе стали наше конкурентное предложение, опыт работы в регионе и успешные кейсы с другими компаниями.
• Официальный старт проекта состоялся в январе 2023 года. Формат поэтапной трансформации был рассчитан до середины 2025 года.
• Поэтапная структура проекта обеспечила измеримый прогресс, снижение рисков и гибкость, позволяющую адаптироваться к меняющимся приоритетам компании.

Ключевые этапы трансформации

Этап 1

Проект был запущен в январе 2023 года и начинался с комплексной оптимизации существующей системы SAP Ariba Buying. За несколько лет использования в ней накопились проблемы, связанные с удобством и процессами, которые начали замедлять повседневную работу.

Команда LeverX взаимодействовала с заказчиком, чтобы выявить наиболее острые точки, собрать мнения конечных пользователей и заинтересованных сторон, а также определить индивидуальный план оптимизации.

Основное внимание было сосредоточено на:

• Упрощении процессов подачи заявок;
• Улучшении структуры каталогов;
• Модернизации пользовательского интерфейса;
• Создании более интуитивного опыта для сотрудников из разных подразделений.

После тщательного тестирования обновленная система была введена в продуктивную эксплуатацию в октябре 2023 года.

Этап 2

После внедрения обновленной системы фокус сместился на ее масштабирование. С августа 2023 по январь 2024 года усовершенствованное решение SAP Ariba Buying было развернуто в более чем 10 подразделениях компании по всей Европе и США.

Этот этап также потребовал работ по локализации с учетом различий в операционных процессах и требованиях к соответствию. При этом было важно сохранить единый, стандартизированный подход к закупкам, разработанный в ходе оптимизации.

Этап 3

С октября 2023 года команда LeverX оказывала долгосрочную поддержку, которая включала обеспечение стабильной работы системы, оперативное решение возникающих проблем и постоянное улучшение на основе отзывов пользователей.

Мы смогли сделать этот этап максимально эффективным благодаря тесному сотрудничеству с командой клиента, а также ее активному участию в решении инцидентов и при подключении поставщиков.

Программа поддержки, рассчитанная до июня 2025 года, помогла обеспечить стабильную и эффективную работу закупочной системы в соответствии со стратегическими целями компании.

Подход к внедрению

Команда и экспертиза

В состав основной команды по оптимизации вошли:

• Менеджер проекта;
• Senior- и Middle-консультанты по SAP Ariba Procurement и интеграции;
• Специалист по управлению организационными изменениями.

Каждый этап проекта сопровождали эксперты с практическим опытом работы в сфере закупок и интеграции SAP Ariba более 6 лет. Фазы развертывания и поддержки реализовывались опытными консультантами, хорошо знакомыми с закупочной спецификой клиента и особенностями его бизнес-процессов.

Адаптация под разные регионы

Одной из ключевых сложностей проекта стала адаптация решения под региональные подразделения, каждое из которых имело свои особенности в операционной деятельности и требования к соответствию. Для оперативного сбора данных и согласования условий в разных юрисдикциях потребовалась тщательная координация и гибкий подход к реализации на каждом этапе.

Управление изменениями и обучение

Проект был реализован на базе структурированной методологии управления изменениями от LeverX, которая обеспечила готовность пользователей к запуску и стабильное вовлечение в работу с системой в долгосрочной перспективе.

Для достижения высокой степени принятия команда LeverX поддерживала клиента в процессе обучения и проведения пользовательского тестирования, особенно на этапе масштабного развертывания. Внимание также было уделено сотрудникам, не связанным напрямую с закупками, но для которых интерфейс SAP Ariba Guided Buying стал основным рабочим инструментом.

Технологический стек

• SAP Ariba Buying
• SAP Ariba Commerce Automation (Business Network)
• SAP Ariba Cloud Integration Gateway (CIG)
• SAP ECC
• SAP S/4HANA Private Cloud

Ключевые функции, реализованные в рамках проекта

В основе оптимизированной системы закупок клиента лежит масштабируемое и удобное решение, которое поддерживает большой объем операций в разных подразделениях, одновременно сохраняя единообразие, управляемость и удобство для пользователей.

Умное управление каталогами: обновленная структура каталога поставщиков обеспечивает более быстрый и интуитивно понятный поиск товаров, снижает количество ошибок при оформлении заказов и повышает уверенность закупщиков в правильности выбора.

Беспроблемное оформление заявок: упрощенные процессы и удобный интерфейс позволяют сотрудникам, не связанным с отделом закупок, легко создавать заявки. Это снижает нагрузку на службу поддержки и сокращает цикл закупки.

Оптимизация согласований: динамические цепочки согласования, настроенные на базе внутренних политик клиента, обеспечивают быстрое рассмотрение заявок и обработку исключений с учетом требований к соответствию, но без замедления процессов.

Автоматическая генерация заказов на закупку: после утверждения заявки заказы формируются и отправляются поставщикам автоматически, что позволяет сократить ручной труд и количество ошибок, а также избежать задержек.

Согласование на местах с отслеживанием приемки товаров: улучшенные процессы приемки позволяют быстрее сопоставлять заказы и фактические поставки, обеспечивают лучшую видимость запасов и сокращают количество исключений при обработке счетов.

Более быстрая и точная обработка счетов: благодаря интеграции с SAP Business Network счета поставщиков передаются и обрабатываются в электронном виде, что сводит к минимуму бумажную работу и ускоряет платежные циклы.

Актуальная аналитика для финансовых и закупочных руководителей: встроенные инструменты отчетности предоставляют актуальные показатели по расходам, эффективности поставщиков и соблюдению процедур, позволяя принимать более обоснованные решения.

Новые возможности для пользователей: интерфейс SAP Ariba Guided Buying делает повседневные закупки простыми и интуитивными, позволяя закупочным командам сосредоточиться на стратегии, а не на оперативной поддержке.

Результаты проекта

Наше сотрудничество с клиентом вышло далеко за рамки обновления системы. Оно открыло путь к более инновационному подходу в закупках.

• Более быстрые и автономные закупки для тысяч пользователей
  Благодаря адаптации SAP Ariba Guided Buying под повседневные нужды сотрудников, решение позволило устранить узкие места в закупочных процессах и освободить время для более значимых задач. При этом соблюдение политик и нормативных требований обеспечивается автоматически без дополнительной нагрузки на пользователей.
• Масштабируемый фундамент для глобальных закупок
  Оптимизированная система была успешно внедрена в более чем 10 бизнес-подразделениях в Европе и США с учетом региональных особенностей и требований к стандартизации процессов. Теперь клиент работает в рамках единой модели закупок, которой проще управлять, контролировать и масштабировать по мере роста компании.
• Улучшенный контроль, прозрачность и подотчетность
  Благодаря стандартизированным маршрутам согласования и отслеживанию в режиме реального времени финансовые и категорийные команды смогли строже контролировать бюджеты и закупочную активность. Это позволило сократить несанкционированные траты и принимать более обоснованные решения на основе данных.
• Снижение операционных рисков
  Непрерывная поддержка со стороны LeverX обеспечила стабильную работу системы и оперативное реагирование на изменяющиеся бизнес-потребности. Это позволило избежать сбоев и сохранить фокус на достижении стратегических целей.
• Высокий уровень вовлеченности благодаря управлению изменениями
  Акцент на обучении и активном взаимодействии с пользователями, особенно среди тех, кто не связан напрямую с закупками, обеспечил быстрое освоение системы, снизил количество обращений в поддержку и ускорил достижение ощутимых результатов для команд.
• Соответствие стратегическим целям компании
  Проект стал ключевым элементом стратегии по косвенным закупкам, наглядно продемонстрировав: цифровая трансформация может быть одновременно удобной для пользователей и успешной для бизнеса при наличии надежного партнера.

Хотите оптимизировать SAP Ariba Buying в своей организации?

Воспользуйтесь нашим опытом и сделайте свои закупки умнее, быстрее и проще.