Modernisering van een IT-landschap voor een duurzame toekomst Transformatie van bedrijfsprocessen naar het SAP S/4HANA-platform voor een officiële dealer van landbouwmachines.
Eurasia Group Kazachstan is opgericht in 2002. Al meer dan twintig jaar is Eurasia Group een bloeiende partner als vooraanstaande nationale dealer voor John Deere in Kazachstan en Kirgizië. De belangrijkste toewijding van het bedrijf is al die tijd geweest om klanten te voorzien van geavanceerde landbouwoplossingen en aftermarket ondersteuning.
De belangrijkste activiteiten van Eurasia Group Kazachstan zijn:
Met een sterke positie in de industrie heeft het bedrijf een belangrijke rol gespeeld in de transformatie van Kazachstaanse boeren naar moderne landbouw. Meer dan 3,6 miljoen hectare wordt gezaaid met behulp van geavanceerde John Deere zaai-oplossingen, terwijl een uitgestrekte 6,5 miljoen hectare efficiënt wordt geoogst met behulp van geavanceerde John Deere oogstoplossingen.
Als aanvulling op de John Deere line-up voorziet het bedrijf de landbouwmarkt van apparatuur voor veehouderij, irrigatie en groenteteelt van de wereldwijd toonaangevende fabrikanten zoals JCB, Väderstad, GRIMME, Gaugele, Lindsay, enz.
De toekomstgerichte aanpak van Eurasia Group strekt zich bovendien uit tot het digitaliseren van meer dan 4 miljoen hectare door middel van innovatieve John Deere-oplossingen. Dit onderstreept hun inzet om landbouwpraktijken het digitale tijdperk in te leiden.
Eurasia Group beschikt over regionale magazijnen voor reserveonderdelen en biedt boeren regionale professionele aftermarketondersteuning.
In 2022 ontving Eurasia Group de prijs van de Amerikaanse Kamer van Koophandel voor uitmuntendheid in innovatie en in 2023 werd het bedrijf voor de tweede keer genomineerd voor het meest innovatieve trainingsprogramma.
De bedrijfsmissie klinkt als volgt: We voeden de wereld door de boeren te helpen bij het implementeren en toepassen van innovatieve oplossingen voor de ontwikkeling van de landbouw en de productie van goederen van de hoogste kwaliteit.
In het licht van het steeds veranderende zakelijke landschap, heeft de noodzaak om concurrerend en efficiënt te blijven geleid tot een cruciale beslissing - de migratie naar een nieuw ERP-systeem. Het huidige SAP ECC-systeem, dat ooit zijn doel diende, vertoont nu beperkingen die de groei van het bedrijf belemmeren. Deze beslissing is niet overhaast genomen, maar is gebaseerd op een uitgebreide beoordeling van de bestaande uitdagingen en de ambities voor de toekomst.
Het bestaande SAP ECC-systeem, hoewel in het verleden geïmplementeerd, werd geleidelijk een knelpunt naarmate het bedrijf zich ontwikkelde. De tekenen waren duidelijk - een lage updatefrequentie, zonder substantiële updates sinds 2014, schetste een beeld van stagnatie. Deze stagnatie werd verder versterkt door het lage gebruik van standaard SAP-procedures, wat het vermogen van de organisatie om het potentieel van het ERP-systeem volledig te benutten belemmerde.
Bovendien vereisen de ingewikkelde bedrijfsvereisten vaak ontwikkelingen op maat. Op basis van de voorlopige analyse benaderde Eurasia Group Kazakhstan LeverX met een voorstel voor samenwerking bij het migratieproject.
Het hoge tempo van innovatieve bedrijfsontwikkelingen heeft de urgentie voor verandering verder geaccentueerd. De noodzaak van naadloze integratie met nieuwe systemen en het gebruik van hedendaagse tools is een essentiële voorwaarde voor succes geworden. Deze erkenning is gebaseerd op het inzicht dat moderne bedrijfsactiviteiten systemen vereisen die zich dynamisch aanpassen, communiceren en processen orkestreren op verschillende platforms.
Door zorgvuldige planning en uitvoering hebben we de kritieke taak op ons genomen om hun systeemversie te upgraden. Met een strategische blik op de toekomst hebben onze gezamenlijke inspanningen de weg geëffend voor de aanstaande SAP EWM-implementatie. In lijn met de aspiraties van de klant heeft dit initiatief het potentieel om een revolutie teweeg te brengen in hun magazijnbeheer.
Samengevat was de migratie naar SAP S/4HANA een operationele verschuiving en een strategische noodzaak. Het begon met de erkenning dat het bestaande systeem niet langer is afgestemd op de flexibiliteit, schaalbaarheid en innovatie die nodig zijn om te gedijen in de dynamische markt van vandaag. Dit project begon aan een reis om bedrijfsprocessen te versnellen, innovatie te omarmen en de organisatie in staat te stellen om met finesse door het datagestuurde landschap te navigeren.
Het bedrijf stelde verschillende verbeteringen vast, waaronder de volgende:
LeverX's benadering van de S/4HANA-migratiemethodologie voor dit project is ontwikkeld om de stabiliteit van processen en de toegang tot geavanceerde standaardfuncties en -tools te verbeteren. Een dergelijke aanpak bevordert innovatie, efficiëntie en concurrentievermogen binnen de bedrijfsvoering.
Tussen LeverX en Eurasia Group ontvouwde zich een transformatieve samenwerking. LeverX stelde een team van 13 experts samen, terwijl Eurasia Group 25 deskundige professionals inbracht en hun gezamenlijke reis in april 2022 begon.
Het hoogtepunt van hun 8,5 maanden durende inspanningen kwam in december 2022. Samen brachten ze hun bedrijfsprocessen naadloos over naar het SAP S/4HANA-platform, zorgden ze ervoor dat het systeem ook na 2027 kan worden geüpgraded en maakten ze gebruik van nieuwe functionaliteiten, een bewijs van hun gezamenlijke toewijding en expertise. Deze samenwerking, geleid door vaardigheid en doelgerichtheid, illustreert de samensmelting van ambitie en prestatie binnen een gedefinieerd tijdsbestek.
Visie op de migratie van SAP ERP naar SAP S/4HANA
LeverX stelde voor om de SAP Activate Methodologie te gebruiken als raamwerk voor de introductie van SAP S/4HANA en andere SAP oplossingen.
Gebruik van vooraf ontwikkelde en geconfigureerde content en demo's.
Validatie tegen Best Practice en Fit-Gap analyseresultaten.
Configureren van het project, incrementeel implementeren van de oplossing in delen.
Vroegtijdige risico-identificatie met een verbeterde kwaliteitsbenadering tijdens de implementatie.
Het succes van het migratieproject kan worden toegeschreven aan LeverX' nauwgezette toepassing van een stapsgewijze en vooraf gedefinieerde aanpak. Deze methode zorgde ervoor dat elk aspect van het project grondig werd aangepakt, waardoor de kans op vergissingen of miscommunicatie werd geminimaliseerd.
Tijdens de startbijeenkomsten voerde LeverX de volgende activiteiten uit:
Allereerst werden de bestaande ECC-systemen geconsolideerd en geharmoniseerd. Nadat deze opschoning was voltooid, vond de overstap naar het nieuwe SAP-platform plaats. Dankzij de eerste voorbereiding en planning en de voorlopige definitie van doelstellingen en projectprocedures kon het project binnen het tijdschema van het project blijven.
Het hele proces kan worden onderverdeeld in de volgende vijf fasen:
Het project omvatte de migratie van essentiële SAP modules, elk met unieke functies om verschillende facetten van de bedrijfsvoering te optimaliseren:
SAP Finance and Controlling: gestroomlijnd financieel beheer en rapportering, inclusief budgettering, boekhouding en kostenanalyse.
SAP Procurement and Material Management: efficiënte inkoopprocessen, voorraadbeheer en materiaalstroomcontrole voor een gestroomlijnde supply chain.
SAP Verkoop en Distributie: naadloos beheer van verkoopprocessen, van aanmaak tot levering, voor klanttevredenheid en tijdige orderverwerking.
SAP Customer Service: responsief beheer van de klantenservice, zodat problemen snel kunnen worden opgelost, serviceverzoeken kunnen worden ingediend en cases kunnen worden gevolgd.
SAP Basis: fundamenteel systeembeheer, inclusief systeemconfiguratie, gebruikersbeheer en prestatieoptimalisatie.
SAP ABAP ontwikkeling: ontwikkeling van applicaties op maat, waardoor oplossingen op maat kunnen worden gemaakt om te voldoen aan unieke bedrijfsbehoeften dankzij programmeer- en codeerexpertise.
De proactieve betrokkenheid van de experts van de Eurasia Group was tijdens het hele migratieproces voelbaar. Hun enthousiasme blijkt uit hun inzet voor de volgende activiteiten:
De toewijding van Eurasia Group aan dit project blijkt duidelijk uit hun enthousiaste deelname aan enquêtes en harmonisatiesessies. Hun inbreng en inzichten speelden een cruciale rol bij het afstemmen van de systeemfunctionaliteiten op de bedrijfsprocessen, wat hun betrokkenheid bij een naadloze overgang aantoont.
Met een scherp oog voor detail coördineerde en keurde de klant de projectdocumentatie efficiënt goed. Hun betrokkenheid zorgde ervoor dat alle aspecten van de migratie grondig werden behandeld, wat hun gretigheid weerspiegelde om de nauwkeurigheid en het succes van het project te handhaven.
De enthousiaste betrokkenheid van de klant bij activiteiten op het gebied van organisatorisch verandermanagement, terwijl ze hun eindgebruikers actief voorbereidden op het nieuwe SAP S/4 HANA-systeem. Hun gretigheid om een naadloze overgang mogelijk te maken, droeg bij aan het maximaliseren van de voordelen van de migratie.
Alleen grondige en volledige tests konden zorgen voor een succesvolle lancering van de oplossing en een stabiele werking van het systeem. De naleving van de overeengekomen projectscope vergemakkelijkte het vooruitzicht op uitbreiding en toekomstige updates.
De gretigheid waarmee Eurasia Group deelnam aan en betrokken was bij elke migratiefase, droeg bij aan het succes van het project. Hun proactieve aanpak en toewijding aan samenwerking en paraatheid laten een opmerkelijke betrokkenheid zien bij het omarmen van SAP S/4 HANA en het effenen van de weg voor een welvarende toekomst.
LeverX-professionals namen in juni 2022 deel aan het prestigieuze SAP NOW-evenement in Almaty en lieten hun expertise als gewaardeerde SAP-partner zien. Omdat we het belang van deze gelegenheid inzagen, grepen we de kans om dit succesvolle project, dat een benchmark is geworden op het gebied van de SAP S/4HANA-migratie, onder de aandacht te brengen. Dit was met name relevant gezien de voortdurende nadruk van SAP op het faciliteren van soepele overgangen van legacy SAP ERP-systemen naar het geavanceerde S/4HANA-platform.
"Ons bedrijf maakt momenteel een snelle groei door, waardoor we moderne en robuuste tools nodig hebben die naadloos kunnen integreren met nieuwe systemen en tegelijkertijd de best practices wereldwijd kunnen toepassen. Bovendien hebben we een snel systeem nodig dat in staat is om de escalerende operationele gegevens snel te verwerken. Deze noodzaak heeft ons doen besluiten om een migratieproject te starten naar het SAP S/4HANA-platform. Onze strategie omvat de initiële implementatie en geleidelijke ontwikkeling, inclusief de integratie van nieuwe modules en het gebruik van de ingebouwde analytische tools in het nieuwe systeem”,
- aldus Alena Sorokoumova, hoofd van de afdeling Ontwikkeling van bedrijfsprocessen en automatisering bij Eurasia Group Kazachstan.
Bovendien hebben we ons door de inzichtelijke presentatie met trots gepresenteerd als een betrouwbare partner binnen de ontluikende Kazachstaanse markt. Onze deelname aan het evenement stelde ons in staat om bij te dragen aan dialogen in de industrie. Het verstevigde onze positie als leidende kracht in het aandrijven van innovatieve oplossingen en transformatieve verandering binnen het SAP ecosysteem.
"Met de overgang naar SAP S/4HANA zal Eurasia Group de efficiëntie van bedrijfsprocessen verhogen door middel van best practices van SAP en opgebouwde wereldwijde ervaring. Het bedrijf zal de financiële kosten van het gebruik van het systeem verlagen en kan overstappen op moderne en handige Fiori-interfaces, die zakelijke gebruikers zullen helpen hun werk op een nieuwe manier te organiseren”,
- aldus Evgeny Teremov, Managing Director van SAP Kazachstan.
Lagere financiële kosten voor systeemonderhoud
Het bedrijf is erin geslaagd de kosten voor systeemonderhoud met 10% te verlagen. Bovendien kan de klant nu de budgettering en de processen voor financieel beheer verder harmoniseren binnen één instantie. De maandelijkse huur maakt nu een zuivere en betrouwbare financiële planning van IT-uitgaven mogelijk.
Verbeterde gegevensconsistentie
De in-memory databasetechnologie van S/4HANA versnelt de gegevensverwerking, waardoor rapportage, analyse en besluitvorming sneller kunnen verlopen. Door verouderde bedrijfsprocessen en bestaande aangepaste code te herzien, kon Eurasia Group de dataconsistentie met 15% verbeteren.
Gegevensherstel
Voorheen werden er niet regelmatig back-ups gemaakt. Het ontbreken van een back-upprocedure en onvoldoende opslagruimte vormden een belemmering voor consistente back-uppraktijken. Als gevolg van het project is er een systeem voor het genereren van back-ups opgezet. Zowel volledige als incrementele back-ups worden nu regelmatig uitgevoerd. Dankzij deze aanpak kunnen actuele gegevens in kritieke situaties snel worden hersteld.
Real-time analyses op geconsolideerde gegevens
Dankzij de migratie kreeg de klant honderd procent datagestuurde transparantie van het landschap van bedrijfsprocessen.
Transformatie van het systeemlandschap
Het SAP ECC 6.0 dat werkte op de eigen computerfaciliteiten van de klant is vervangen door SAP S/4HANA 2021 met support package stack 02 (05/2022) dat gebruikmaakt van cloud computing-kracht.
Bovendien is er een single sign-on (SSO) autorisatie geïmplementeerd, ter vervanging van de vorige methode waarbij gebruikers met hun gebruikersnaam en wachtwoord via een GUI moesten inloggen op het systeem. Deze overgang heeft hardnekkige problemen opgelost, zoals het vergeten van wachtwoorden en het blokkeren van gebruikersaccounts, wat vooral lastig was na de vakanties van medewerkers.
Integraties met nieuwe systemen
SAP Cloud for Customer (C4C) is tegelijkertijd gelanceerd.
Verbeterde systeemprestaties
De migratie van SAP ERP naar SAP S/4HANA verhoogde de werksnelheid met behulp van in-memory technologie. Het maakte verdere mogelijkheden mogelijk om machine learning te ontwikkelen en softwarerobots te integreren om bedrijfsprocessen te optimaliseren en te versnellen.
Geavanceerde Fiori-interfaces
Naast het nieuwe systeem is de klant van plan om SAP Fiori-interfaces te gebruiken om interacties te stroomlijnen en intuïtiever te maken. Een modern, gebruikersgericht ontwerp zal de productiviteit verhogen, taken vereenvoudigen en de algehele operationele efficiëntie verbeteren.
Voortbouwend op de triomfantelijke resultaten van deze casestudy, kijken we reikhalzend uit naar toekomstige samenwerkingen. De dynamische samenwerking tussen LeverX en Eurasia Group, die dit jaar van start is gegaan, heeft indrukwekkende resultaten opgeleverd.
Onze routekaart omvat de implementatie van EWM en gestroomlijnde processen voor het beheer van loyaliteitsprogramma's (kortingen, bonussen, enz.). Deze initiatieven weerspiegelen onze gezamenlijke inzet voor innovatie en groei.
Onze huidige prestaties verstevigen de basis voor onze toekomstige reis. Samen zullen we verder pionieren op het gebied van technologische vooruitgang en organisatorische uitmuntendheid.