تحسين إدارة النفقات لشركة تجزئة في قطاع الأزياء

وقد ساعد فريق LeverX العميل على زيادة الشفافية المحاسبية وتقليل المخاطر المالية وتحسين التحكم في التكاليف.

العميل

تاجر تجزئة كبير ومصنع ملابس لجميع أفراد الأسرة. تتطور الشركة بنشاط في سوق التجزئة وتفتح باستمرار منافذ بيع جديدة وتوسع نطاق منتجاتها. اعتبارًا من عام 2024، تضم شبكة البيع بالتجزئة الخاصة بالعميل أكثر من 120 متجرًا.

المتطلبات الأساسية لإطلاق المشروع

واجه العميل مشاكل في تشغيل نظام تخطيط موارد المؤسسات SAP ERP الخاص به، وهي عدم تطابق قدراته مع توقعات إدارة الشركة. لم يتمكن العميل من القضاء على جميع المشاكل بمفرده بسبب عدم الفهم الكافي لتشغيل البرنامج.

بالإضافة إلى ذلك، كانت الشركة تفتقر إلى أداة لتحليل الإيرادات والتكاليف من حيث معايير العمل المختلفة. كان يتم إنشاء البيانات المالية مع التأخير، مما جعل من المستحيل الاستجابة السريعة للتغيرات في وضع السوق وتعديل استراتيجية إدارة التكاليف واتخاذ قرارات فعالة.

ما كان يجب القيام به

لجأ العميل إلى فريق LeverX للمساعدة في حل هذه المشاكل. كان علينا القيام بما يلي

1. إجراء مسح تفصيلي لنظام SAP ERP الحالي لتخطيط موارد المؤسسات وتحديد المجالات التي تنطوي على مشاكل ووضع توصيات للتخلص منها.
2. تنفيذ وحدة CO-PA لجمع بيانات الإيرادات والتكاليف وتحليلها.
3. ضمان شفافية التدفقات المالية من خلال إعداد تقارير إدارية مرنة.
4. إعداد التحليلات حتى تتمكن الإدارة من تقييم تأثير العوامل المختلفة على الأداء المالي بسرعة.

تقدم المشروع

المرحلة 1: التحليل

تمثلت الخطوة الأولى في إجراء تشخيص شامل لنظام SAP ERP الحالي لتخطيط موارد المؤسسات SAP ERP، حيث قام أخصائيو LeverX خلال المسح الذي أجروه

• تحليل العمليات التجارية الحالية;
• تحديد الفجوات الرئيسية بين وظائف النظام والاحتياجات الحقيقية للشركة;
• صياغة توصيات لتحديث النظام الأساسي.

المرحلة 2: تنفيذ وحدة CO-PA

كانت الخطوة التالية هي تنفيذ مكوّن CO-PA، وهو جزء من وحدة SAP ERP Controlling، والذي يتيح تحليل إيرادات الشركة ونفقاتها في الوقت الفعلي. قام فريق المشروع بإعداد عمليات جمع ومعالجة البيانات بشكل آلي، بما يشمل أحجام المبيعات والإيرادات والمصروفات التجارية عبر عدة أبعاد، مثل الدول ووحدات حفظ المنتجات (SKU) والفئات وغيرها من المعايير الأساسية.

كان أحد التحديات الرئيسية التي واجهها المتخصصون لدينا هو إنشاء نظام مرن لإعداد التقارير. قام خبراء LeverX بتطوير نماذج تحليلية ملائمة سمحت لإدارة الشركة بمراقبة المؤشرات المالية بسرعة وتكييف التقارير بسرعة مع الطلبات الجديدة.

وقد أتاح التعديل المرن للمؤشرات (الإضافة والحذف والتجميع) إمكانية تحليل المعلومات في أقسام مختلفة وفهم تأثير العوامل الفردية على النتيجة المالية الإجمالية بشكل أفضل.

بالإضافة إلى ذلك، قمنا بدمج وحدة CO-PA مع الأنظمة الخارجية لتحسين كفاءة عمليات المبيعات وتحسين تحليل البيانات المتعلقة بالمبيعات.

النتائج

أتاح لنا المشروع تحديد المجالات في وظائف النظام التي لا تلبي توقعات إدارة الشركة ووضع توصيات لتحسين العمليات الداخلية للشركة.

وقد سمح الحل المنفذ للعميل بـ

• تلقي تحليلات مفصلة عن الإيرادات والمصروفات بشكل فوري، مما زاد بشكل كبير من شفافية التدفقات المالية;
• تعزيز الرقابة على الأداء المالي وتقليل المخاطر في التخطيط الاستراتيجي;
• إدارة التقارير بفعالية وتكييفها مع أهداف العمل المتغيرة ومتطلبات السوق.

يمكن لإدارة الشركة الآن اتخاذ قرارات مستنيرة استناداً إلى بيانات دقيقة، مما يخلق أساساً متيناً لتحقيق المزيد من النمو في الأعمال.